Więcej przestrzeni i bezpieczeństwo przechowywania dokumentacji. Jak firmy planują zmiany strategii zarządzania nieruchomościami?

Zmiany na rynku pracy znacząco przyspieszyły. Jak wynika z badań, aż 80% pracowników preferuje elastyczny model umożliwiający łączenie pracy zdalnej z pracą w biurze, z kolei jedynie 12% badanych chciałoby pracować wyłącznie w przestrzeni biurowej. Pandemia COVID-19 wpłynęła na rynek nieruchomości. Z jednej strony firmy planują redukcję przestrzeni o 30%, z drugiej spodziewają się wzrostu zapotrzebowania na powierzchnię biurową i jej elastyczność. Chodzi o wzrost zatrudnienia czy konieczność zapewnienia większego metrażu w przeliczeniu na pracownika wynikające z wytycznych dot. bezpieczeństwa COVID-19.

Aż 87% menedżerów planuje zmiany w strategii zarządzania nieruchomością. W rezultacie nawet jeśli firmy zdecydują się na pozostanie przy wykorzystaniu aktualnej powierzchni biurowej, analizują różne modele redukcji kosztów bieżącej działalności. Jednym z nich jest tzw. przechowywanie alternatywne, które umożliwia magazynowanie nadprogramowych przedmiotów czy sprzętów w specjalnie przeznaczonej do tego, bezpiecznej przestrzeni, której utrzymanie jest o wiele tańsze, niż powierzchnia biurowa.

Realne oszczędności

Zrównoważona przestrzeń biurowa, to oszczędność nie tylko miejsca, ale również pieniędzy. Jak wynika z raportu „Living Buildings” przestrzenie biurowe stają się miejscami, gdzie dba się nie tylko o komfort ergonomiczny, ale i zapewnienia równowagę psychiczną i redukcję stresu. Strefy chillout, zielone przestrzenie czy tzw. trzecia przestrzeń – między spersonalizowaną przestrzenią we własnym domu a formalnym miejscem pracy rozumianym jako wizytówka firmy, stały się faktem. Rynek powierzchni flex, czyli elastycznych powierzchni biurowych nabiera na znaczeniu. Przechowywanie nadprogramowych przedmiotów czy sprzętów w tego typu przestrzeniach jest często niemożliwie. Z kolei brak stałego miejsca do przechowywania stanowi duży problem dla najemców i właścicieli powierzchni. Najefektywniejszym działaniem jest przekazanie rzeczy firmie, która zajmie się wszystkim kompleksowo – pakowaniem, transportem, przechowaniem nie tylko na krótki, określony czas, ale również magazynowaniem długoterminowym.

-Przeprowadzenie audytu i sprawdzenie, jak można odzyskać w firmie przestrzeń biurową, to nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim finansów. Dla jednego z naszych klientów w Stanach Zjednoczonych uzyskaliśmy ponad 400 tys. USD oszczędności z samego najmu. Wszystkie etapy procesu można z powodzeniem przeprowadzić bez angażowania pracowników Klienta. Wszystkie odbierane rzeczy są pod ścisłą kontrolą, a dostęp do materiałów i przedmiotów o szczególnej wrażliwości jest ściśle kontrolowany. W ten sposób firma może decydować, kto i w jakim zakresie może mieć do nich dostęp – tłumaczy Krzysztof Szkólski z Iron Mountain.

Przeprowadzka firmy czy oddziału, przeniesienie pracowników w czasie pandemii COVID-19, czy zmiana związana z dywersyfikacją technologiczną (np. wymiana starego sprzętu na nowy), to tylko niektóre z obszarów rozwiązania Iron Mountain Clean Start®. Każdy przedmiot zostaje zarejestrowany i otrzymuje swój barkod, który dokładnie identyfikuje miejsce składowania. Każda rzecz z barkodem zostaje wprowadzona do systemu. Dzięki temu w łatwy i szybki sposób można ją zamówić, a następnie zostaje dostarczona pod wskazany adres lub można ją odebrać osobiście.

Bezpieczeństwo próbek i materiałów badawczych

Przechowywanie szczególnie wrażliwych materiałów dla branży farmaceutycznej wymaga działań wykraczających poza wymogi przechowywania dokumentacji. Materiały badawcze w tym próbki np. leków wymagają odpowiednich zabezpieczeń, kontrolowanych dostępów, a także zgodności z restrykcyjnymi wymogami prawnymi. To ochrona zasobów przed kradzieżą, zniszczeniem lub innymi, nieprzewidzianymi okolicznościami jest niezwykle istotna z punktu widzenia prawa i ciągłości pracy danego przedsiębiorstwa. Rozwiązanie Iron Mountain wychodzi naprzeciw nie tylko wymogom dotyczącym długoterminowego przechowywania dokumentów, ale i wspiera archiwizację próbek wszelkich materiałów dla branży farmaceutycznej.

–Klient nie musi samodzielnie monitorować zmian w prawie, robimy to za niego. Otrzymuje dokładny spis przekazanych materiałów oraz ma do nich stały dostęp. Kwestia bezpieczeństwa jest dla nas kluczowa. Każde wejście i wyjście jest rejestrowane – klient wie, kto i kiedy był w magazynie – dodaje Krzysztof Szkólski z Iron Mountain.

Z usługi można skorzystać w każdej chwili na dowolny czas – przeprowadzka, remont, chwilowe potrzeby czy w ramach stałego przechowywania.

Autor:

Iron Mountain Polska

Informacje o autorze:

Iron Mountain Polska to lider rynku zarządzania informacją, archiwizacji i digitalizacji dokumentów. Zapewnia kompleksową obsługę firm w zakresie: consultingu procesów po stronie klienta, cyklu życia dokumentów w organizacji oraz ich digitalizacji. Jest także dostawcą systemów do zarządzania procesami oraz informacją w efektywny i bezpieczny sposób. Prowadzi działania z zakresu bezpiecznego przechowywania, składowania, archiwizacji oraz niszczenia dokumentacji tradycyjnej, cyfrowej jak i zużytego sprzętu IT. Firma oferuje dedykowane rozwiązania sektorowe, m.in.: dla branży finansowej i ubezpieczeniowej, służby zdrowia, kancelarii prawnych, a także instytucji publicznych oraz firm geodezyjnych i kartograficznych.

Iron Mountain Polska to 25 lat doświadczenia, ponad 1800 klientów, a także 9 milionów przechowywanych pudeł z dokumentami i prawie 100 milionów skanowanych stron rocznie.

Iron Mountain Polska jest częścią Iron Mountain Inc. – globalnego lidera w branży zarządzania informacją, założonego w 1951 roku w Livingstone w USA. Firma działa w kilkudziesięciu krajach na 5 kontynentach i notowana jest na Nowojorskiej Giełdzie Papierów Wartościowych (IRM).

Więcej informacji na temat Iron Mountain można znaleźć na stronie www.ironmountain.pl

Last Updated on 30 listopada, 2021 by Anastazja Lach