Dlaczego w kancelarii prawnej lub departamencie prawnym przedsiębiorstwa, powinniśmy przykładać właściwą wagę do zarządzania kontraktami?

W firmach często zapominamy, że prawie wszystko co robimy, jest związane z kontraktami. Kiedy komunikujemy się wewnętrznie – realizujemy umowy o pracę, zlecenia lub inne podobne. Kiedy chcemy nawiązać relację z nowym klientem – musimy zainicjować, wynegocjować i zawrzeć (zatwierdzić) umowę, a następnie ją wykonać, skontrolować jej realizację, odnowić lub zakończyć stosunek umowny. Ważne jest właściwe przejście przez wszystkie te etapy zarządzania kontraktem. Jeśli nam się to udaje – nasza firma jest bardziej efektywna i przyjazna dla klienta, czy innego interesariusza (pracownika, członka władz, doradcy).

Proces zarządzania umowami rozpoczyna się od zainicjowania umowy, którą chcemy zawrzeć, lub którą jesteśmy zobowiązani przygotować. Aby zrobić to właściwie, musimy rozważyć jaki typ umowy odpowiada rodzajowi naszego projektu i jego etapom oraz pozycji naszej firmy.

Jeśli jesteśmy startupem, który dopiero rozwija się i szukamy możliwości zwiększenia przychodów, nie powinniśmy zabezpieczać wszystkich ryzyk związanych ze stosunkiem umownym, lecz upraszczać dokumenty i procesy negocjacyjne. Jeśli nasza firma to dojrzałe przedsiębiorstwo od lat funkcjonujące w otoczeniu regulacyjnym, robimy coś wręcz przeciwnego.

Podobnie z prowadzonymi procesami – jeśli pracujemy metodami zwinnymi i nie mamy szczegółowego zakresu prac, nie możemy podpisać umowy o dzieło, lecz umowę o świadczenie usług. Jeśli jednak pracujemy nad konkretnym produktem metodą waterfall, bardzo precyzyjnie określamy zakres prac i chcemy otrzymać od naszego partnera pełną odpowiedzialność za jakość produktu, wówczas możemy zlecić określony projekt za stałym wynagrodzeniem.

Wybór właściwego rodzaju umowy i jej zainicjowanie to pierwszy etap w procesie związanym z zarządzaniem kontraktem. Musi być on dobrze przygotowany. Jeśli tego nie zrobimy odpowiednio, to albo nie pozyskamy klienta – bo rynek rozpozna, że nie znamy jego realiów, albo podpiszemy kontrakt, który nie będzie odpowiedni dla naszej firmy i adekwatny do zakresu pracy. Jeśli jednak uda się nam przejść ten etap właściwie, to dużo łatwiej będzie na kolejnym, którym jest przygotowanie umowy.

Autor:

Michał Jackowski (profesor prawa, adwokat, partner DSK Kancelaria)

Last Updated on 12 marca, 2021 by Karolina Ampulska