Konsultacje workplace. Tu doświadczenie projektanta spotyka się z wizją klienta

Niektórzy klienci już na pierwszym spotkaniu wiedzą dokładnie, jak ma wyglądać ich nowe biuro. Inni wolą w pełni zaufać architektom wnętrz, licząc, że ci zaprojektują przestrzeń idealną. Tymczasem prawda leży gdzieś pośrodku. Projekt biura to proces, który wymaga współpracy, otwartej rozmowy i zrozumienia potrzeb oraz możliwości obu stron. Właśnie dlatego Tengo Design stawia na konsultacje workplace, które są spotkaniami w formie warsztatów, dzięki którym przyszłe biuro naprawdę wpisuje się w potrzeby pracowników i firmy. To moment, w którym wizja klienta spotyka się z doświadczeniem projektanta, a efektem jest wnętrze, do którego aż chce się przychodzić.

Jak wygląda proces projektowania biura?

Jeszcze kilkanaście lat temu projektowanie biura sprowadzało się głównie do ustawienia biurek i zapewnienia odpowiedniej liczby stanowisk pracy. Dziś biuro to znacznie więcej. Jest przestrzenią do spotkań, współpracy i rozwoju, miejscem budowania relacji i kreatywnej wymiany myśli. Dobrze zaprojektowane wnętrze biurowe powinno odpowiadać na potrzeby wszystkich użytkowników: pracowników, menedżerów, klientów i odwiedzających. Często pełni ono również funkcję reprezentacyjną – jest wizytówką firmy i odzwierciedleniem jej kultury organizacyjnej oraz wartości.

Nie da się jednak przewidzieć wszystkich oczekiwań, jeśli nie pozna się dokładnie osób, które w biurze będą spędzać codziennie wiele godzin. Dlatego coraz więcej firm decyduje się rozpocząć projekt od konsultacji workplace – rozmów, które pozwalają poznać realne potrzeby użytkowników przestrzeni i uniknąć nietrafionych decyzji projektowych.

Czym są konsultacje workplace?

Konsultacje workplace to rodzaj spotkania w formie warsztatów, podczas których klient i biuro projektowe wymieniają się uwagami i pomysłami dotyczącymi nowego biura. To okazja, by wspólnie zastanowić się nad tym, jak ma wyglądać przestrzeń, jak powinna działać i jakie funkcje ma spełniać.

Takie podejście sprawia, że projekt staje się bardziej dopasowany – spełnia oczekiwania pod względem stylu i ergonomii. Taki projekt jest też bardziej przyjazny pracownikom i odwiedzającym. Konsultacje są więc etapem prac, który pozwala połączyć praktyczną wiedzę projektantów Tengo Design z doświadczeniem i wizją osób zarządzających firmą.

Jak przebiegają konsultacje workplace?

To nie jest zwykła rozmowa, a interaktywne warsztaty i burza mózgów, w których uczestniczą przedstawiciele różnych działów. Często odbywają się one w biurze, które ma zostać rozplanowane. Dzięki temu projektanci mogą od razu ocenić potencjał przestrzeni. Alternatywnie spotkanie może mieć miejsce w showroomie Tengo Design w Warszawie. Tam uczestnicy mają możliwość obejrzenia na żywo różnych materiałów, kolorów, tkanin oraz mebli. W warszawskim showroomie poznać można szereg elementów wyposażenia: od biurek i foteli, po budki akustyczne i oświetlenie.

Konsultacje workplace nie muszą ograniczać się do jednego spotkania. Kolejne etapy można prowadzić online, dopracowując pomysły i koncepcje w dogodnym terminie.

Podczas konsultacji klient:

• przedstawia budżet i harmonogram projektu,
• omawia swoje oczekiwania wobec nowego biura,
• informuje o planowanej dacie przeprowadzki lub modernizacji,
• prezentuje potrzeby poszczególnych zespołów i osób,
• określa sposób pracy (np. czy zespół pracuje stacjonarnie, hybrydowo, projektowo),
• dzieli się doświadczeniami z obecnego biura – co działa dobrze, a co wymaga poprawy.

Z kolei biuro projektowe Tengo Design:

• podpowiada, jak funkcjonalnie zaaranżować wnętrze,
• wskazuje na ograniczenia techniczne i wymogi BHP,
• prezentuje nowe rozwiązania i produkty,
• proponuje podział biura na strefy: pracy indywidualnej, zespołowej, relaksu i mniej formalnych spotkań,
• doradza w kwestiach akustyki, oświetlenia i ergonomii,
• omawia koncepcję pracy hybrydowej – np. system hot desków i indywidualne szafki dla pracowników.

Efektem konsultacji jest wspólne zrozumienie celów projektowych oraz dobrze skonstruowany plan działania, który minimalizuje ryzyko błędów i nieporozumień.

Konsultacje workplace: nic Cię nie zaskoczy

Dzięki dobrze przeprowadzonym konsultacjom już na samym początku można ustalić harmonogram, zaplanować dostawy, przygotować się do remontu lub przeprowadzki. Wspólne ustalenia pozwalają uniknąć kosztownych poprawek, a także znaleźć rozwiązania korzystne finansowo i logistycznie.

W Tengo Design proces projektowy jest dzięki temu przewidywalny i uporządkowany. Klient dokładnie wie, czego się spodziewać, a projektanci mogą skoncentrować się na tym, co jest najważniejsze: stworzeniu przestrzeni, w której praca staje się przyjemnością.

Jak wykorzystać posiadane już wyposażenie biura?

Wiele firm planujących modernizację biura lub przeprowadzkę posiada już pewne elementy wyposażenia, które wciąż mogą dobrze służyć. Podczas konsultacji workplace projektanci Tengo Design pomagają ocenić, co warto zachować, a co należałoby wymienić.

Biurka, które są w dobrym stanie, można dopasować do nowego wystroju poprzez zmianę blatów lub elementów wykończenia. Krzesła z wymienionymi kółkami czy szafki z naprawionymi zawiasami mogą być znów jak nowe. To nie tylko oszczędność, ale i działanie w duchu zrównoważonego rozwoju.

Zespół Tengo Design pomaga również zaplanować logistykę, tj. transport, magazynowanie
i ponowny montaż mebli. Cały proces przebiega sprawniej, a firma unika niepotrzebnych przestojów.

Ekologiczne podejście do przeprowadzki biura

Zrównoważone projektowanie staje się dziś standardem. Konsultacje workplace to idealny moment, by o tym porozmawiać. W Tengo Design dbałość o środowisko łączy się z funkcjonalnością i estetyką.

Na etapie planowania można zredukować ślad węglowy, wybierając lokalnych dostawców, trwałe meble od polskich producentów czy rozwiązania, które pozwolą w przyszłości elastycznie zmieniać układ biura bez konieczności kosztownych remontów. Każda taka decyzja to realna korzyść dla firmy, ludzi i planety.

Eko-projektowanie

• współpraca z lokalnymi dostawcami i specjalistami,
• wybór produktów od polskich producentów,
• trwałe, ponadczasowe wyposażenie,
• współpraca z firmami działającymi zgodnie z zasadami zrównoważonego rozwoju,
• projekt z myślą o przyszłych zmianach i elastycznej aranżacji.
• ponowne wykorzystanie mebli

Ile kosztują konsultacje workplace w Tengo Design?

To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy planują stworzyć nowe biuro lub odświeżyć obecne. Tengo Design oferuje swoim klientom darmowe konsultacje workplace.

To bezpieczny i efektywny sposób na rozpoczęcie projektu. Klient zyskuje pewność, że jego oczekiwania zostaną dobrze zrozumiane, a projektanci – solidną bazę do stworzenia wnętrza, które połączy funkcjonalność, styl i nowoczesne podejście do pracy.

Przeczytaj także: CSR Poland Awards powraca! Rusza 4. edycja konkursu dla najlepszych projektów i liderów CSR