Rola wiedzy w procesie najmu

Nieruchomości w organizacji w erze COVID-19 – 5 sposobów jak Corporate Real Estate może wpłynąć na zwiększenie EBITDA organizacji.

Najemco edukuj się!

Wynajmujesz biuro, lokal handlowy? Masz sieć placówek? Biura rozsiane w całym kraju lub jedną główną siedzibę firmy? Co się dzisiaj z nimi dzieje? Pewnie w większości stoją puste a klienci są rzadkim gościem w twoich placówkach handlowych. Na domiar złego czas trwania umów najmu to jeszcze kilka lat bez opcji wcześniejszego wypowiedzenia.

Rynek najmu nieruchomości komercyjnych, podobnie jak i wiele innych gałęzi gospodarki, mocno spowolnił w wyniku pandemii COVID-19. Organizacje, po wstępnym opanowaniu sytuacji kryzysowej w marcu/kwietniu br, wdrożeniu planów ciągłości działania w sposób zdalny, skupieniu się na nauczeniu się na nowo zarządzania ludźmi mocno rozproszonymi, pracującymi z domu, nierzadko dzieląc swoje biurko z partnerem i dziećmi w zdalnej edukacji szkolnej, rozpoczęły poszukiwanie sposobów na optymalizację swoich kosztów szykując się na nieznane koleje realizacji swoich celów przez kolejne miesiące pandemii. Sytuacja wywołała ogromną presję do zmiany w organizacjach, poszukiwanie i przyspieszenie rozwiązań technologicznych, cyfryzacji procesów i technologii, poszukiwanie nowych możliwości rozwoju, analizowanie potencjalnych przychodów z nowych źródeł i szukanie oszczędności kosztów.  Sposób patrzenia na biznes musiał się zmienić o 180 stopni.

Według ostatnich prognoz Banku Światowego, Polska gospodarka, po ponad trzech dekadach, po raz pierwszy będzie musiała zmierzyć się z recesją  na poziomie -3,9%. Co może i powinna zrobić organizacja w zakresie obszaru strategicznego facility managementu będącego największą pozycją po kosztach ludzkich w wydatkach firm? Jak spojrzeć na koszty nieruchomości zarówno czynszu jak i codziennego utrzymania powierzchni biurowych, parkingów czy koszty mediów?

Czy z pozycji kosztowej mogą stać się częścią głównej strategii organizacji w zakresie rozwoju firmy, atrakcyjności jej środowiska pracy, tworzenia unikalnych, spersonalizowanych doświadczeń dla jej pracowników, wreszcie narzędziem podnoszącym atrakcyjność organizacji jako pracodawcy? Mogą a nawet powinny.

Miejmy nadzieję że wirus wkrótce przejdzie do historii epidemiologii ale nasze życie z całą pewnością mocno się zmieni. Sytuacja, którą obserwujemy dzisiaj na rynku nieruchomości komercyjnych oznacza zmiany dla wszystkich firm wynajmujących dzisiaj powierzchnie biurowe, handlowe czy magazynowe. Zmienia się nie tylko sposób w jaki korzystamy z nieruchomości, ile za nie płacimy i na jakich warunkach, jakie mamy zapisy umów najmu i na jak długi okres najmu się decydujemy  ale i co się stanie z przestrzenią biurową czy handlową w przyszłości, jak będzie wyglądało nowoczesne biuro i jaką będzie pełniło funkcję.

Obszar usług wsparcia w organizacji często bywa postrzegany jedynie jako spory wydatek i jest pierwszym na liście cięć. Często brak jest transparentności kosztów związanych z nimi, są one rozproszone po różnych działach w organizacji podobnie jak zarządzanie poszczególnymi usługami stanowiąc konieczny lecz nie strategiczny dodatek administracyjny do podstawowej działalności firmy. W małych i średnich firmach lub oddziałach firm międzynarodowych funkcje te znajdują się w obszarze HR, finansów lub zakupów często nie ma wyodrębnionych zespołów do zarządzania nimi. A tymczasem największy element tych usług czyli umowy najmu lub zarządzanie własnymi nieruchomościami organizacji, stanowi drugą lub trzecią pozycję kosztową w budżecie i stanowią między 5 a 20% całkowitych jej kosztów z czego większość dotyczy kosztów bieżącego utrzymania (80%) a tylko 20% inwestycji.

Co więc warto zrobić dzisiaj planując budżet na przyszły rok, mierząc się z niepewnością ekonomiczną i zastanawiają się na początek co zrobić z obowiązującą umową najmu na biuro, które od miesięcy stoi praktycznie puste?

1. DANE

Mówi się, że “cash is king and data its twin” – bez szczegółowej informacji nie tylko nie będziemy mieli bieżącej wiedzy ale przede wszystkim świadomości jak należy w krótkim i długim okresie czasu zarządzać kosztami związanymi z daną usługą. W przypadku nieruchomości jest to szczególnie ważne biorąc pod uwagę długookresowe zobowiązania na czas określony. Jeżeli nie wiemy ile dokładnie kosztuje nas dana umowa to nie wiemy również czy koszt ten jest rynkowy, nie mamy porównania do podobnych lokalizacji. Może umowa precyzuje możliwość zmiany wielkości powierzchni a może zawiera automatyczne przedłużenie na kolejny okres jeżeli w odpowiednim momencie nie złożymy rezygnacji.

Najlepiej posiadać skorzystać z rozwiązań technologicznych i wdrożyć odpowiedni software, który pomoże nam uporządkować te informacje, skategoryzować, przygotowywać na bieżąco wybrane raporty czy przypominać o zbliżających się ważnych datach.

2. STRATEGIA

Słowo klucz – jaką nieruchomości powinniśmy wybrać, gdzie zlokalizowaną, jak dużą i na jak długo, w końcu za ile i na jakich warunkach biorąc pod uwagę wzrost tych kosztów w czasie versus nasza podstawowa działalności biznesowa i jej rozwój w tym samym okresie. Ilu pracowników będzie miała organizacja za 3-5 lat? jak będą pracować, jakiej przestrzeni będą potrzebować do wykonywania swojej pracy najbardziej efektywnie? Ilu z nich i jak często będzie pracować zdalnie? Jakie przestrzenie powinno mieć biuro i jak ma zapewnić bezpieczeństwo?

Dopiero po odpowiedzeniu sobie na te pytania można podejmować decyzje dzisiaj co zrobić z istniejącymi umowami – zmiany będą możliwe do wprowadzenia dopiero za kilka miesięcy a może za rok lub dłużej. Czy wtedy nasze decyzje ciągle będą odpowiadały potrzebom organizacji? Trzeba to wziąć pod uwagę i na bieżąco śledzić wpływ strategii firmy na potrzeby w zakresie nieruchomości aby móc w miarę możliwości postępować elastycznie i dokonywać zmian. A te zmiany też nie wydarzą się z dnia na dzień przecież więc szukajmy rozwiązań dających najwięcej możliwości adaptacji zarówno w odniesieniu do wielkości, lokalizacji czy aranżacji powierzchni jak też w stosunku do zapisów naszych umów.

Dzisiaj wynajmujący muszą sprostać takim oczekiwaniom najemców, co więcej muszą szukać możliwości elastycznej adaptacji budynków i przestrzeni, wykorzystania możliwych rozwiązań technologicznych, które uatrakcyjnią ich ofertę i pozwolą utrzymać klientów.

3. WYNAJMOWAĆ CZY CZEKAĆ ? – NEGOCJOWAĆ

Dzisiaj zdecydowanie negocjacje są najlepszym rozwiązaniem pod warunkiem, że spełniliśmy dwa pierwsze opisane powyżej i wiemy czego chcemy i na jakich warunkach 🙂 Negocjacje większości elementów umowy najmu poczynając od wielkości powierzchni, dostępności przestrzeni elastycznych w lokalizacji, kosztów czynszu i utrzymania, opcji zmian w odniesieniu do długości okresu najmu i wielkości wynajmowanej powierzchni, prawa podnajmu i cesji czy możliwych redukcji czynszowych i form w jakich mogą być rozważane czy to bezpośrednio jako okresy obniżonego czynszu, czy też w formie pokrycia kosztów przebudowy na przykład.

Dzisiaj na rynkach regionalnych jest więcej niż 100 tyś m2 a w samej Warszawie drugie tyle powierzchni biurowej do podnajmu. W okresie Q1-Q3 tego roku tylko na rynek warszawski dostarczone zostało ponad 200 tyś m2 nowej powierzchni biurowej.

W ciągu kilku miesięcy sytuacja popytu i podaży zmieniła się i dzisiaj każdy może a nawet powinien negocjować swoją umowę,

4. TECHNOLOGIA I TRANSFORMACJA CYFROWA

Dzisiaj w obliczu doświadczenia wielomiesięcznej pracy zdalnej, konieczności zapewnienia niezbędnych środków bezpieczeństwa walka o najemcę stanie się jeszcze bardziej zacięta. Kto będzie miał przewagę w tym wyścigu? Ten, kto dołoży wszelkich starań do jak najszybszego wprowadzenia innowacji i zmian, które usprawnią funkcjonowanie całego budynku. W każdym obszarze – począwszy od automatyki i kontroli funkcjonowania budynku co wpływa na komfort lub powoduje dyskomfort każdego z użytkowników ale również świadomość działania i efektywne zarządzanie kosztami. Dzisiaj i jutro będziemy wybierać budynki, które są SMART i WELL. Te, w których będziemy mieli wpływ na to czy chłodzimy lub ogrzewamy całe piętro czy tylko wybrane strefy. Te, które będą dostosowywać się do zmiennych oczekiwań najemcy i  zmiennego wykorzystania powierzchni. Budynki zapełnią się sensorami mierzącymi wszystko, byle tylko ktoś tymi danymi mądrze zarządzał a przede wszystkim w ogóle je przeanalizował. Same dane to dopiero początek. Rozpoczyna się era platform, które będą pomagały wyselekcjonować i zautomatyzować proste, powtarzalne i masowe procesy pomagając organizacjom przejść na wyższy poziom transformacji cyfrowej zarządzając zdalnie dokumentami podpisywanymi elektronicznie i przechowywanymi w chmurze. Aplikacje budynkowe tworzące mini społeczności lokalne lub wręcz przeciwnie pomagające rozproszonej organizacji połączyć pracowników z różnych krajów dając im poczucie wspólnoty, możliwość współdzielenia, networkingu czy dzielenia się własnym doświadczeniem pracy na różnych poziomach i w różnych czasem bardzo oddalonych lokalizacjach wspierając się w procesie coachingu i mentoringu ad hoc lub poprzez usystematyzowany proces.

5. ZATRUDNIJ PROFESJONALISTĘ

Wszystko fajnie powiecie ale kto ma na to czas? Dzisiaj próbując znaleźć czas na kawę pomiędzy jednym a drugim zoomem usiłujemy zaadresować najpilniejsze potrzeby i projekty związane w dużej większości z zarządzaniem kryzysowym i wynikającym ze specyfiki roku 2020, w którym wszystkie misternie zaplanowane budżety i projekty już w Q2 musiały zostać szybko zaktualizowane. A tu trzeba ogromnej pracy od podstaw, aby dopiero można było pomyśleć o strategicznym zarządzaniu nie mówiąc o jego wdrożeniu i czasie potrzebnym na to nawet zakładając, że uda się uzgodnić wymogi strategiczne i nie będziemy musieli skupić się jedynie na pilnym znalezieniu oszczędności poprzez redukcję kosztów.

Może to ten moment, żeby poprosić o pomoc specjalistę choćby dlatego, że będzie on cały swój czas poświęcić na dany projekt nie będąc odciąganym przez bieżącą działalność?

O autorce:

Ekspert rynku nieruchomości ze specjalizacją w optymalizacji i transformacji obszaru corporate real estate i strategic facilities management. Od 2018 Członek Zarządu RICS World Europe Board, wcześniej CZŁONEK zarządu RICS Polska i IFMA Polska. Członek Polskiej Rady Facility Management. Licencjonowany zarządca i pośrednik nieruchomości.

Więcej:

Ponad 20 lat doświadczenia w obszarze nieruchomości komercyjnych (biura, centra handlowe, magazyny).  Koncentruje się na poszukiwaniu i wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań technologicznych do nieruchomości w celu zwiększenia EBITDA organizacji.  Ekspert w zakresie komercyjnego Asset Managementu i wynajmu dla funduszy inwestycyjnych, corporate real estate i strategicznego facilities management w dużych międzynarodowych organizacjach. Karierę w nieruchomościach rozpoczęła w 1999 w firmie Cushman & Wakefield. Przez ponad 7 lat pracowała dla Citigroup jako dyrektor zarządzania nieruchomościami. W latach 2008-2014 była dyrektorem zarządzania portfelem nieruchomości w Funduszu Nieruchomości ARKA BZ WBK FIZ i FIZ 2, gdzie również pełniła funkcję członka zarządu ponad 15 spółek celowych. Potem w Octava Property Trust, uczestnicząc w budowie i zarządzaniu funduszu portfela nieruchomości komercyjnych. Od 2016 zarządzała obszarem startegicznego FM w Liberty Global jako CEE Real Estate Facilities Fleet & Energy Head mając w portfelu 1000 umów najmu i 300 tyś m2 wynajmowanej powierzchni.

Prelegent i wykładowca na konferencjach i szkoleniach z zakresu nieruchomości komercyjnych. Pisze artykuły głównie na temat zarządzania nieruchomościami i negocjacji umów najmu; jest współautor publikacji RICS “Real estate fund, asset and property management: investment services” i “Procurement of Facilities Management”.

Last Updated on 22 grudnia, 2020 by Karolina Ampulska