Cyfrowa transformacja w firmach produkcyjno-handlowych – od czego zacząć?

26 listopada, 2025

Ekspert: Damian Gierczak, Head of B2B Transformation, Univio

Cyfrowa transformacja już dawno przestała być jedynie trendem, a stała się strategicznym krokiem dla firm produkcyjno-handlowych, które chcą utrzymać konkurencyjność i elastyczność w zmieniającym się otoczeniu rynkowym. Mimo to wiele przedsiębiorstw wciąż zadaje sobie podstawowe pytanie: od czego właściwie zacząć? Czy priorytetem powinny być nowe technologie, reorganizacja procesów, a może rozwój kompetencji zespołu? W tym artykule przyglądamy się kluczowym aspektom rozpoczęcia transformacji cyfrowej – w sposób przemyślany, dostosowany do realiów branży i możliwy do wdrożenia krok po kroku. Tekst kierujemy do właścicieli, dyrektorów i menedżerów oraz specjalistów, którzy mierzą się z wyzwaniami cyfryzacji w branży produkcyjno-handlowej.

Czym jest cyfrowa transformacja i dlaczego jest kluczowa?

Cyfrowa transformacja to proces, w którym przedsiębiorstwa wykorzystują technologie cyfrowe do fundamentalnego przeobrażenia swoich operacji, modeli biznesowych i kultury organizacyjnej, aby dostosować się do zmieniającego się otoczenia i zwiększyć swoją wartość.

W praktyce zaczyna się od fundamentów:

cyfrowy obieg dokumentów i akceptacji,
single source of truth dla danych produktowych (PIM),
integracje ERP/CRM/WMS zamiast ręcznych eksportów,
automatyczne raportowanie KPI,
uporządkowana komunikacja (intranet + Teams/Slack z jasnymi zasadami),
cyfryzacja sprzedaży – wdrożenie platformy e-commerce B2B, kanał D2C,
zarządzanie stanami magazynowymi i e‑faktury.

Kolejne kroki, np. rozwiązania i automatyzacje oparte o AI czy robotyzacja, mają sens dopiero wtedy, gdy podstawy działają i są zasilane rzetelnymi danymi.

Transformacja cyfrowa niesie ze sobą wiele korzyści, takich jak::

krótszy time‑to‑market i mniej błędów,
niższy koszt operacyjny dzięki automatyzacji,
decyzje oparte na danych w czasie rzeczywistym,
nowe przychody (dodatkowe kanały sprzedaży, usługi do produktów, systemy predykcyjne),
lepsze doświadczenia klientów i możliwość ich lojalizacji,
silniejsza przewaga konkurencyjna.

Kluczowe obszary transformacji cyfrowej w przedsiębiorstwach

Transformacja cyfrowa dotyka wielu aspektów funkcjonowania firmy. Można wyróżnić trzy główne obszary:

Obszar zewnętrzny: nowe kanały i usługi cyfrowe, konfiguratory, statusy zamówień z automatycznymi powiadomieniami, portal B2B.
Obszar wewnętrzny: integracja systemów, automatyzacja raportowania, standaryzacja danych, przejrzyste KPI.
Obszar holistyczny (strategiczny): monetyzacja danych, usługi do produktów, integracje z partnerami.

Główne wyzwania i bariery w transformacji cyfrowej

Polskie firmy wciąż napotykają na bariery w cyfryzacji. Badanie Comarch ERP i PMR Market Expert z 2024 roku pokazuje, że papierowe dokumenty i ręczne zbieranie danych produkcyjnych są nadal powszechne – aż 38% przedsiębiorstw przechowuje i przesyła dokumenty w formie papierowej. Wiele organizacji łączy nowoczesne technologie z arkuszami kalkulacyjnymi czy tradycyjnymi metodami, co utrudnia powtarzalność działań i automatyzację procesów.

Dyrektorzy IT podkreślają, że kluczowe wyzwania to integracja systemów, bezpieczeństwo i redukcja kosztów. Szczególnie problematyczne jest łączenie różnorodnych rozwiązań IT oraz brak jednolitej infrastruktury.

Choć rośnie presja na wdrażanie AI, niemal połowa średnich i dużych firm nie potrafi wskazać praktycznych obszarów jej zastosowania. Oczekiwania wobec sztucznej inteligencji są duże – lepsza analiza danych, niższe koszty – ale obawy dotyczące wiarygodności, efektywności i bezpieczeństwa nadal hamują decyzje inwestycyjne.

Na to nakładają się bariery organizacyjne. W wielu firmach komunikacja wewnętrzna wciąż opiera się na e-mailach, co spowalnia przepływ informacji i utrudnia współpracę. Projekty realizowane są bez nowoczesnych narzędzi i metodyk, co zwiększa ryzyko błędów i opóźnień. Dane natomiast są rozproszone w systemach i działach, przez co trudniej je analizować i wykorzystać do korygowania strategii biznesowej.

Rola konsultingu i współpracy w początkowej fazie transformacji

Cyfrowa transformacja w firmach produkcyjno-handlowych bywa złożona, ale nie musi być samotną podróżą. Coraz więcej organizacji korzysta ze wsparcia doświadczonych konsultantów, którzy pomagają uporządkować priorytety, uniknąć błędów i przyspieszyć efekty wdrożeń.

Jak wygląda taka współpraca w praktyce? Oto pięć kluczowych etapów transformacji i rola konsultingu na każdym z nich.

1. Uświadomienie potrzeb i priorytetów

Wiele firm – szczególnie małych i średnich – ma trudności z określeniem celów cyfryzacji. Konsultanci wspierają ten etap poprzez edukację, warsztaty strategiczne i pomoc w identyfikacji kluczowych obszarów zmian, takich jak bezpieczeństwo danych czy integracja systemów.

2. Diagnoza technologiczna i procesowa

Przed działaniem konieczne jest zmapowanie stanu obecnego. Doradcy analizują technologie, procesy i strukturę danych, wskazując luki i potencjał rozwoju. Przykładem są audyty i strategie danych realizowane m.in. przez Univio.

3. Strategia i plan działania

Na bazie diagnozy powstaje spójna strategia cyfryzacji i plan wdrożenia. Eksperci dopasowują rozwiązania do specyfiki organizacji i dbają o ich integrację z istniejącymi procesami.

4. Pilotaż

To etap testowania wybranych rozwiązań w kontrolowanej skali. Konsultanci wspierają zarządzanie zmianą – od pokonywania oporu pracowników, po koordynację działań projektowych.

5. Ewaluacja i skalowanie

Po wdrożeniu następuje monitorowanie efektów. Konsultanci analizują wskaźniki KPI, tworzą raporty i rekomendują kolejne usprawnienia.

Coraz więcej firm decyduje się na takie wsparcie – i trudno się dziwić. Skuteczna transformacja cyfrowa to nie tylko technologia, ale przede wszystkim ludzie, procesy i mądre decyzje.

Rekomendowane pierwsze kroki dla firm produkcyjno-handlowych

Rozpoczęcie cyfrowej transformacji może wydawać się przytłaczające, ale koncentracja na kilku strategicznych obszarach ułatwia start i pozwala szybko zobaczyć efekty.

1. Audyt dojrzałości cyfrowej

Zacznij od diagnozy – określ, na jakim etapie jest Twoja firma i które procesy wymagają natychmiastowych usprawnień. Warto w tym miejscu skorzystać ze wsparcia partnera konsultingowego.

2. Strategia danych

Dane to paliwo cyfrowej gospodarki. Firmy, które potrafią je integrować i analizować, podejmują trafniejsze decyzje i budują przewagę konkurencyjną.

3. Bezpieczeństwo

Każda inwestycja w technologię musi iść w parze z ochroną danych. Cyberbezpieczeństwo staje się fundamentem zaufania klientów i partnerów.

4. Kompetencje pracowników

Transformacja zaczyna się od ludzi. Inwestuj w rozwój kompetencji cyfrowych kadry zarządzającej i zespołów operacyjnych – to minimalizuje opór i przyspiesza wdrożenia.

5. Automatyzacja procesów

Skup się na obszarach, gdzie automatyzacja daje szybkie efekty: powtarzalnych zadaniach produkcyjnych czy usługowych. To najszybsza droga do poprawy efektywności.

6. Współpraca z ekspertami

Nie musisz przechodzić tej drogi samodzielnie. Konsultanci pomogą wybrać właściwe technologie, zintegrować je z procesami i zminimalizować ryzyko wdrożenia.

Przyszłość cyfrowej transformacji

Cyfrowa transformacja to nie jednorazowy projekt, lecz stały proces adaptacji do zmieniającego się świata. Przyszłość należy do firm, które potrafią zarządzać danymi, automatyzować procesy i szybko reagować na zmiany rynkowe. Inwestycje w technologie i wiedzę stają się fundamentem konkurencyjności – nie jutro, ale już dziś.

Jeśli Twoja firma szuka konkretnego planu działania – Univio oferuje wsparcie na każdym etapie transformacji: od audytu, przez strategię, aż po wdrożenie.

Skorzystaj z doświadczenia naszych ekspertów i postaw na rozwój oparty na danych z Univio.

Ocena dojrzałości cyfrowej – gdzie znajduje się Twoja firma?

Punktem wyjścia do transformacji jest zrozumienie obecnego poziomu zaawansowania. W tym pomaga Digital Maturity Measure (DMM) – model oceniający organizację w dwóch wymiarach:

DM (Digitalization Measure) – stopień cyfryzacji procesów zarządczych,
TAM (Technological Advancement Measure) – poziom zaawansowania technologicznego.

DM – procesy zarządcze (przykłady):

Budżet i KPI cyfryzacji – raportowane w systemie, a nie w Excelu.
Zarządzanie danymi – właściciele danych, słownik pojęć, reguły walidacji.
Zakupy i finanse – zapotrzebowanie → akceptacja → PO → 3-way match w systemie.
Portfel inicjatyw – roadmapa, mierniki, decyzje „skaluj / popraw / zamknij”.
Bezpieczeństwo – MFA, polityki dostępu, testy phishingowe, regularny przegląd uprawnień.
Komunikacja i odpowiedzialność – jasne RACI, intranet z procedurami.

TAM – technologie (przykłady):

Integracje – API/ESB i webhooki zamiast ręcznych importów.
Dane produktowe – PIM jako „single source of truth”.
Automatyzacja biurowa – OCR faktur, e-podpis, elektroniczny obieg dokumentów.
Analityka – hurtownia danych, dashboardy BI, katalog danych.
Łańcuch dostaw – EDI z partnerami, portal B2B/D2C z aktualną dostępnością.
Niezawodność – monitoring, testy backupów, RPO/RTO.

Skala oceny (0–3):

0 – brak / ręcznie
1 – ad hoc
2 – powtarzalne i udokumentowane
3 – zintegrowane i stale doskonalone.

Co dalej z wynikami?

Nie chodzi o wyciągnięcie średniej, lecz o stworzenie mapy priorytetów.

Wyniki 0–1 wskazują krytyczne luki, które wymagają natychmiastowej interwencji.
2 oznacza solidny fundament, ale z potrzebą dalszej integracji i automatyzacji.
3 to obszary gotowe do skalowania innowacji, np. AI czy robotyzacji.

Dzięki temu menedżerowie widzą od razu, gdzie firma ponosi największe ryzyka, a gdzie ma potencjał rozwoju.

Szybka lista kontrolna (tak/nie):

procesy opisane i mierzone,
jedno źródło prawdy dla danych,
systemy zintegrowane, bez ręcznych eksportów,
KPI efektywności monitorowane,
dane bezpieczne i backupowane,
kompetencje cyfrowe zespołu rozwijane.

Przeczytaj także: Data Act już obowiązuje. Co to oznacza dla przedsiębiorców?

Last Updated on 26 listopada, 2025 by Katarzyna Zawadzka

Udostępnij