Jak zarządzanie należnościami ratuje firmy w czasach kryzysu?

Ekspert: Rafał Wąsowski, Sales Director, Intrum
Inflacja i wysokie stopy procentowe w ostatnich latach wymusiły na firmach kompleksowe podejście do zarządzania finansami, obejmujące zarówno weryfikację rentowności produktów i usług, redukcję wydatków, jak i usprawnienie zarządzania należnościami. To ostatnie zyskało strategiczne znaczenie, stając się fundamentem utrzymania płynności finansowej.

Według danych zawartych w Intrum European Payment Report 2025, niemal co czwarta firma działająca w Europie deklaruje, że bez poprawy warunków gospodarczych może być zmuszona do zakończenia działalności w ciągu najbliższych dwóch lat[1]. Szczególnie narażone są małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP), spośród których aż 29% widzi realne zagrożenie upadłością – to prawie trzy razy więcej niż w przypadku dużych podmiotów (11%). W przeliczeniu na skalę europejską mówimy o ryzyku obejmującym 10 milionów firm i potencjalnej utracie 40 milionów miejsc pracy[2].

Źródło tych napięć? Zatory płatnicze – systemowy problem, przez lata marginalizowany, dziś staje się bezpośrednim zagrożeniem dla ciągłości biznesu. W tym kontekście windykacja przestaje być jedynie reakcją na przeterminowaną fakturę, a staje się głównym narzędziem zarządzania ryzykiem.

Nowa rola windykacji

Nowoczesna windykacja to proces oparty na danych, doświadczeniu i profesjonalnym podejściu, który pozwala chronić płynność finansową bez naruszania relacji z kontrahentami. To nie sztuka siły, a siła procedury – konsekwentnej, opartej na przemyślanej strategii komunikacji i szybkich działaniach.

Coraz więcej firm decyduje się na powierzenie tego procesu zewnętrznym podmiotom – wyspecjalizowanym firmom windykacyjnym, które potrafią odzyskać należności szybko, skutecznie oraz z poszanowaniem wizerunku obu stron. Jednym z liderów w branży zarządzania wierzytelnościami jest Intrum, którego model działania opiera się nie tylko na skuteczności, ale również na odpowiedzialności społecznej i etycznym podejściu do procesu odzyskiwania należności – zarówno w relacjach B2C jak i B2B. To przekłada się na konkretne liczby – w 2024 roku Intrum pomogło kilkuset polskim firmom odzyskać należności, wzmacniając ich płynność finansową i zdolność do dalszego rozwoju. Jednocześnie, dzięki działaniom edukacyjnym i wsparciu w restrukturyzacji zadłużeń, około pół miliona osób fizycznych i przedsiębiorstw spłaciło swoje zobowiązania, odzyskując kontrolę nad własnym budżetem – tłumaczy Rafał Wąsowski, Sales Director w Intrum.

Czas reakcji ma znaczenie

Skuteczność odzyskiwania należności jest ściśle skorelowana z momentem, w którym firma decyduje się na podjęcie działań. Najwyższą efektywność, sięgającą nawet 90%, osiągają działania podejmowane w ciągu pierwszych 60 dni po terminie płatności. Opóźnienia powyżej tego okresu znacząco obniżają szanse na odzyskanie należności lub trwa to znacznie dłużej i jest bardziej kosztowne.

Na tym etapie istotna jest również jakość dokumentacji. Przejrzyste umowy, jednoznaczne warunki handlowe, potwierdzenia dostaw i odbioru usług czy towarów – to wszystko może przesądzać o skuteczności działań zarówno polubownych, jak i sądowych.

Profesjonalna windykacja ma charakter sekwencyjny. Proces rozpoczyna się od monitorowania płatności i pierwszych działań przypominających – kontaktów telefonicznych, ofert restrukturyzacji zobowiązania, wysyłki monitów oraz wezwań do zapłaty. Celem jest zawsze osiągnięcie porozumienia na etapie przedsądowym – wyjaśnia Rafał Wąsowski. – Dopiero w przypadku braku współpracy podejmowane są kroki prawne – od pozwu, przez nakaz zapłaty, aż po współpracę z komornikiem. Warto zaznaczyć, że zgodnie z obowiązującym prawem, w przypadku transakcji między przedsiębiorcami część kosztów działań windykacyjnych może zostać przeniesiona na dłużnika. Przykładem jest możliwość naliczenia rekompensaty w wysokości 40 euro za każde opóźnienie płatności – jako forma odszkodowania za koszty odzyskiwania należności na podstawie unijnej dyrektywy „Late Payments” – dodaje Wąsowski.

Transparentność i rozliczenie za efekt

Nie każda sprawa windykacyjna jest taka sama. Kluczowe znaczenie ma właściwa kwalifikacja wierzytelności:

• opóźnione/zagrożone brakiem spłaty –dotyczą sytuacji, gdy dłużnik nadal prowadzi działalność i deklaruje chęć spłaty. W takich przypadkach skuteczność działań jest wysoka, zwłaszcza przy szybkim działaniu;
• należności trudne – obejmują dłużników w restrukturyzacji, upadłości lub sytuacjach prób unikania egzekucji. Proces odzyskiwania jest dłuższy, często wymaga środków prawnych, ale nie jest z góry skazany na niepowodzenie;
• stracone/spisane w koszty – mowa tu o przypadkach przedawnienia, braku majątku lub dłużnika przebywającego poza jurysdykcją. Wówczas odzyskanie środków staje się bardzo mało prawdopodobne, a działania ograniczają się zwykle do formalnego zamknięcia sprawy.

Mając to na uwadze, Intrum oferuje kompleksowe rozwiązania, dostosowane do specyfiki każdej sprawy.

W przypadku windykacji polubownej, Intrum działa w oparciu o model prowizyjny – klient ponosi koszt tylko w sytuacji skutecznego odzyskania należności. Natomiast w ramach współpracy z naszą kancelarią prawną gwarantujemy prowadzenie pełnego procesu sądowego, egzekucyjnego czy upadłościowego. Zawsze staramy się dopasować najlepsze rozwiązanie dla Klienta, aby proces odzyskiwania należności był jak najbardziej efektywny, a jednocześnie optymalny od strony kosztowej – mówi Rafał Wąsowski, Sales Director w Intrum.

Intrum zajmuje się wierzytelnościami zarówno krajowymi, jak i zagranicznymi – wykorzystując swoje struktury własne w 20 krajach Europy oraz sieć 160 agentów na całym świecie. Dzięki temu może skutecznie działać także w przypadkach, gdy kontrahent znajduje się poza Polską, ponieważ windykacja prowadzona jest wówczas zgodnie z lokalnymi uwarunkowaniami prawnymi i kulturowymi w kraju dłużnika.

Windykacja jako część zarządzania relacjami B2B

Wbrew obiegowym opiniom, skuteczna windykacja nie musi oznaczać pogorszenia relacji z kontrahentem. Przeciwnie – profesjonalne, transparentne i oparte na komunikacji działania pozwalają zachować ciągłość współpracy, szczególnie w sytuacjach, w których opóźnienie wynika z problemów przejściowych, a nie z braku woli zapłaty.

Firmy, które wdrażają skuteczne procesy monitorowania i odzyskiwania należności uzyskują nie tylko większą stabilność finansową, ale też przewagę konkurencyjną – działają szybciej, bardziej przewidywalnie i są lepiej przygotowane na zmiany realiów gospodarczych.

Przeczytaj również: Zrównoważony rozwój w praktyce – Sustainable Selection by Lyreco

Last Updated on 26 czerwca, 2025 by Samir Malki