KSeF obowiązkowy – zmiany dotkną każdej firmy w Polsce

Ekspert: Monika Piątkowska, doradca podatkowy e-pity.pl i fillup.pl

27.08.2025 r. prezydent podpisał ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF). To rewolucja, która obejmie wszystkich podatników – od największych firm po jednoosobowe działalności. Zmieni nie tylko sposób wystawiania faktur, ale też obieg dokumentów i współpracę z księgowością.

W poniższym komentarzu Monika Piątkowska, doradczyni podatkowa, wyjaśnia:

• kogo i od kiedy obejmą zmiany,
• jak KSeF wpłynie na codzienną pracę firm,
• jakie korzyści (np. szybszy zwrot VAT) przewiduje ustawa.

Prezydent przypieczętował wprowadzenie KSeF – zmiany będą poważne

 Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-faktur (KSeF) obejmie wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), nawet najmniejsze firmy i wpłynie nie tylko na sposób wystawiania faktur.

– Proces zmiany obejmie każdą firmę w Polsce, bez względu na jej wielkość czy formę prawną. Różnić się może jedynie moment wprowadzenia KSeF dla poszczególnych firm, który jest uzależniony od ich obrotu. Jednak każdy przedsiębiorca w Polsce musi zdawać sobie sprawę z tego, że i jego dotknie zmiana. KSeF nie tylko zmieni sam sposób wystawiania faktury. Przykładowo, w każdej, nawet najmniejszej, firmie na nowo trzeba będzie ułożyć procesy związane z obiegiem i weryfikacją faktur kosztowych. Będą one od przyszłego roku dostarczane kontrahentom za pośrednictwem KSeF. Zmienią się też relacje między klientami a biurami księgowymi, a w dużych firmach między poszczególnymi działami a księgowością – wyjaśnia Monika Piątkowska, doradca podatkowy e-pity.pl i fillup.pl.

Zgodnie z założeniami ustawy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach:

• od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (osiągających w 2024 r. ponad 200 mln zł wartości sprzedaży z VAT),
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Ten sam termin dotyczyć będzie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT.

– Ustawa przewiduje również m.in. skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni, co ma się przyczynić do poprawy ich płynności finansowej – dodaje Monika Piątkowska.

Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny, który może łączyć się z programami do wystawiania faktur, z których korzystają podatnicy. Podatnik nie będzie musiał wysyłać wystawionej faktury do nabywcy. Wprowadza ją do systemu KSeF, który po nadaniu jej danych identyfikujących, daje nabywcy wgląd do tej faktury, możliwość jej pobrania i korzystania z niej. Trzeba również pamiętać, że wiążącą datą jest data wystawienia faktury w systemie KSeF. Obecnie podatnicy korzystać mogą z KSeF w ramach dotychczasowych struktur i narzędzi na zasadzie dobrowolności (decyzji podatnika). 

Przeczytaj także: Wzrosła liczba Polaków, którzy musieli dopłacić podatek PIT

Last Updated on 29 sierpnia, 2025 by Anastazja Lach