Z czym się je benefity? Przepis na skuteczny system świadczeń

Ekspert: Paweł Filutowski, CEO, Motivizer

Amuse-bouche

O benefitach pracowniczych mówi się od dawna. Raz są to owocowe czwartki, innym razem karta sportowa, bon świąteczny albo dopłata z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Przez lata zdążyliśmy przyzwyczaić się do ich obecności, ale mało kto zastanawia się, jak wiele kryje się w przepisie na dobrze działający system świadczeń. Świat benefitów rozrósł się do rozmiarów wielodaniowego menu: bogatego, różnorodnego i coraz bardziej wymagającego. Co więcej, badania potwierdzają, że benefity to dziś nie dodatek, a ważny element oferty pracy. Już w 2023 roku, według raportu Randstad, około 73% kandydatów wskazywało atrakcyjne wynagrodzenie wraz z benefitami za kluczowy czynnik wyboru pracodawcy. Dwa lata później ten trend się jeszcze umocnił.

Firmy, które chcą zaspokoić apetyty pracowników, stoją zatem przed wyzwaniem nie mniejszym niż szef kuchni podczas kolacji degustacyjnej. Muszą połączyć wiele smaków: potrzeby różnych pokoleń, przepisy prawne (w tym RODO), możliwości budżetowe, automatyzację procesów i skuteczną komunikację. Sama lista benefitów to tylko przystawka. Prawdziwym wyzwaniem jest stworzenie receptury, w której wszystko zagra ze sobą idealnie.

W tym artykule spróbuję przyrządzić pełny przepis na skuteczny system benefitów z dużą garścią różnorodnych świadczeń, szczyptą automatyzacji, solidną porcją bezpieczeństwa, łyżeczką dofinansowania i odrobiną prawnej precyzji. Podamy go w lekkiej formie, ale merytorycznie o tym, co dziś naprawdę decyduje o sukcesie programów benefitowych. Smacznego!

Duża garść benefitów

Zacznijmy od tego, co na talerzu jako pierwsze rzuca się w oczy. W wielu firmach wciąż istnieje przekonanie, że im więcej benefitów, tym lepiej. Prywatna opieka medyczna, karty sportowe, vouchery zakupowe, bilety na wydarzenia, szkolenia… Lista bywa imponująca. Ale podobnie jak w kuchni – nadmiar przypraw nie zawsze poprawia smak. Nie chodzi o to, by dodać wszystkiego po trochu, lecz by podać to, czego pracownicy realnie potrzebują.

Dane z rynku pokazują, że pracownicy cenią przede wszystkim dopasowanie i wybór. Według raportu ICAN Institute najbardziej pożądane są przez nich świadczenia ułatwiające codzienne życie i obniżające jego koszty. Najczęściej wskazywane benefity to: dofinansowanie wypoczynku (58% pracowników), prywatna opieka medyczna (56%), bony towarowe lub karty przedpłacone (49%). Wysoko w rankingu znajdują się też dofinansowanie posiłków (44%) i karty sportowe (43%). Te liczby potwierdzają, że nie liczy się czysta liczba świadczeń, ale ich rzeczywista wartość dla zatrudnionych. Pracownicy wolą mieć wybór i korzystać z benefitów, które pasują do ich stylu życia, niż otrzymywać nawet długi katalog „na pokaz”.

Dlatego firmy coraz częściej sięgają po platformy kafeteryjne, takie jak nasza, pozwalające każdemu skomponować własne menu benefitowe. Zamiast narzucać sztywny zestaw, pracodawca daje pulę punktów lub budżet, a pracownik sam decyduje, czy chce dopłacić do przedszkola dziecka, opłacić kurs językowy, czy kupić bilety do kina. Takie podejście przekłada się na zadowolenie.

Benefity szyte na miarę: lokalność, dobrostan i mądra kompozycja oferty

Oprócz różnorodności liczy się również lokalność oferty. Pracownicy doceniają, gdy obok popularnych, uniwersalnych świadczeń pojawiają się benefity dostosowane pod nich, na przykład z udziałem lokalnych dostawców usług, których naprawdę znają i lubią. W ten sposób firma wspiera nie tylko załogę, lecz także lokalną społeczność i mały biznes. Coraz większe znaczenie mają również benefity niestandardowe, odpowiadające na nowe potrzeby. Dla naszych klientów wprowadziliśmy między innymi dofinansowanie korepetycji dla dzieci, wynajem e-rowerów i indywidualne sesje rozwojowe.

To, co ważne, to fakt, że trendy HR zarówno w Polsce, jak i w Europie kładą nacisk na dobrostan pracownika. Stąd rosnąca popularność świadczeń z obszaru zdrowia psychicznego, elastycznego czasu pracy czy work-life balance. W tym celu wprowadziliśmy nowe narzędzia, takie jak wyzwania sportowe, kudos i recognition, pozwalające menedżerom lub samym pracownikom dziękować innym za wsparcie. Dzięki modułowi dotyczącemu jubileuszy pracodawcy poprzez system automatycznie składają życzenia pracownikom z okazji urodzin lub rocznic zatrudnienia. Dostępne są także zrzutki, dzięki którym pracownicy mogą wspierać swojego kolegę w trudnych chwilach. Te niecodzienne benefity przekładają się na lepszą kulturę i zażyłość w organizacji.

Podsumowując: menu benefitowe kompletujemy niczym danie. Kluczowy jest balans i kompozycja, a nie sama liczba składników.

Szczypta automatyzacji

Każdy kucharz wie, że liczy się sposób przygotowania. W świecie HR tę rolę pełni automatyzacja i cyfryzacja procesów, ponieważ to ona scala wszystkie elementy w jedną, spójną całość. W praktyce zarządzanie benefitami obejmuje mnóstwo powtarzalnych zadań administracyjnych: zbieranie wniosków, akceptacje, ewidencję wykorzystania środków z ZFŚS, naliczanie podatków i składek, raportowanie do księgowości czy ZUS, a także aktualizacje list pracowników uprawnionych. Bez technologicznego wsparcia segregatory pełne dokumentów piętrzą się jak stosy naczyń.

Dziś coraz więcej firm wdraża dedykowane platformy i moduły HR, które automatyzują nawet 70–80% powtarzalnych czynności związanych z benefitami. Według Deloitte już 75% firm na świecie wdrożyło przynajmniej jedno rozwiązanie HR oparte na automatyzacji. To pokazuje, że cyfryzacja HR to nie moda, lecz konieczność. Dzięki narzędziom IT wnioski o świadczenia, kalkulacje dofinansowań czy generowanie raportów odbywają się w jednym systemie i bez pomyłek.

Automatyzacja to oczywiście oszczędność czasu i kosztów, a także większa precyzja oraz kontrola nad procesem. Robotyzacja (RPA) potrafi przejąć uciążliwe zadania administracyjne, integrując dane o świadczeniach z systemami płacowo-kadrowymi w czasie rzeczywistym. Dzięki temu kadry i księgowość zawsze dysponują aktualnymi informacjami, na przykład dotyczącymi tego, kto wykorzystał, ile środków z funduszu socjalnego, ile podatku naliczono od danego benefitu, czy ilu pracowników zapisało się na dane świadczenie. Zmniejsza się też ryzyko błędów, takich jak omyłkowe przyznanie świadczenia nieuprawnionej osobie lub przekroczenie budżetu.

Co istotne, automatyzacja nie oznacza dehumanizacji HR. Wręcz przeciwnie, uwalnia czas specjalistów, który mogą przeznaczyć na bezpośrednią pracę z ludźmi, doradztwo i budowanie strategii, zamiast tkwić w papierologii. Szacuje się, że dzięki cyfryzacji procesów HR firmy mogą zaoszczędzić średnio kilkadziesiąt procent czasu pracy działu HR, poprawiając jednocześnie efektywność operacyjną i jakość obsługi pracowników. Automatyzacja staje się po prostu standardem nowoczesnego HR, tak jak użycie miksera zamiast mieszania łyżką jest standardem nowoczesnej kuchni.

Im sprawniej przebiegają procesy zaplecza, tym lepsze doświadczenie serwujemy pracownikom jako odbiorcom benefitów. Dzięki nowoczesnej platformie, takiej jak nasza, mają oni dostęp do swoich benefitów 24/7/365 i w większości przypadków bez ingerencji administratora otrzymują świadczenia po kilku kliknięciach.

Gotowanie zgodnie z przepisami

Dobry system benefitów działa tylko wtedy, gdy jest bezpieczny, zgodny z prawem i dobrze zorganizowany. Cyfrowe platformy HR przetwarzają ogromne ilości danych osobowych, finansowych i wrażliwych, co wymaga nie tylko technologii, lecz także odpowiedzialnego podejścia i przemyślanej struktury.

Na pierwszym miejscu stoi ochrona danych osobowych. RODO (rozporządzenie UE 2016/679) wymaga minimalizacji, adekwatności i rozliczalności (art. 5) oraz stosowania środków technicznych i organizacyjnych (art. 32). Każdy proces, od wniosku po rozliczenie świadczenia, powinien być przejrzysty i możliwy do odtworzenia w razie audytu.

Kodeks pracy (art. 221 i 221b) określa, jakie dane można pozyskiwać. Informacje o rodzinie czy sytuacji materialnej są dopuszczalne tylko wtedy, gdy są niezbędne, np. przy dopłatach z ZFŚS. Pracodawca musi chronić takie dane w sposób szczególny, ograniczając dostęp i dokumentując decyzje.

Bezpieczeństwo to nie tylko przepisy, lecz także praktyka: kontrola dostępu, szyfrowanie, aktualizacje, logi i polityka retencji danych. Regularne audyty oraz testy zgodne z OWASP TOP 10 pomagają ograniczyć ryzyka techniczne.

Nasze rozwiązania posiadają certyfikaty ISO 27001, ISO 27018 i ISO 22301, potwierdzające wysokie standardy bezpieczeństwa, ochrony danych w chmurze i ciągłości działania. Stosujemy systemy SIEM i XDR, logowanie MFA oraz audyty RODO i testy bezpieczeństwa. Moduł retencji danych umożliwia administratorom HR kontrolę cyklu życia informacji.

Kluczowe jest także dobre zaprojektowanie procesów: od finansowania po komunikację i raportowanie. Jasne regulaminy, ścieżki akceptacji i automatyczne logi sprawiają, że system jest przejrzysty i odporny na błędy.

W skrócie: bezpieczeństwo i zgodność to fundament każdego programu benefitów. Dzięki nim dane, prawo, technologia i ludzie tworzą spójną, niezawodną całość.

Łyżeczka dofinansowania

W świecie benefitów liczy się nie tylko pomysł, lecz także sposób finansowania. Kluczem jest równowaga między atrakcyjnością oferty a możliwościami budżetowymi. Coraz więcej firm stosuje modele hybrydowe, łącząc środki z ZFŚS, budżetu operacyjnego i współfinansowanie przez pracowników. Takie podejście zapewnia elastyczność i pozwala w pełni wykorzystać ulgi podatkowe.

ZFŚS finansuje klasyczne świadczenia socjalne, takie jak dopłaty do wypoczynku, kolonie dla dzieci czy paczki świąteczne. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT są one zwolnione z podatku do 1000 zł rocznie (limit może być okresowo podwyższany). W 2025 roku podstawą naliczania odpisu na ZFŚS jest przeciętne wynagrodzenie z drugiego półrocza 2024 r. (7 262,39 zł). Odpis wynosi 2 723,40 zł (37,5%) dla pracowników w normalnych warunkach i 3 631,20 zł (50%) w warunkach szczególnych. Fundusz jest obowiązkowy od 50 etatów, mniejsze firmy mogą go prowadzić dobrowolnie lub wypłacać świadczenie urlopowe.

Świadczenia z funduszu muszą być przyznawane z uwzględnieniem sytuacji materialnej i życiowej pracowników. Nowelizacja ustawy z 10 czerwca 2025 r. przewiduje większy udział przedstawicieli pracowników w ustalaniu zasad działania funduszu, co ma zwiększyć jego przejrzystość.

Nowoczesne benefity, takie jak prywatna opieka medyczna, kafeterie czy karty sportowe, są zwykle finansowane z budżetu firmy lub współfinansowane przez pracowników. Takie rozwiązanie upraszcza rozliczenia i zwiększa poczucie współodpowiedzialności.

W czasach rosnących kosztów życia rośnie popularność benefitów o realnym wymiarze finansowym: dopłat do transportu, posiłków, ubezpieczeń grupowych czy Pracowniczych Planów Kapitałowych. Według danych PFR w 2025 r. uczestnictwo w PPK przekroczyło 46% zatrudnionych, a w dużych firmach sięga ponad połowy załogi. Dla pracowników oznacza to dodatkowe 1,5–4% wynagrodzenia odkładane na przyszłość.

Nowoczesne platformy benefitowe wspierają HR w rozliczaniu i raportowaniu świadczeń, automatycznie przypisując wydatki do odpowiednich źródeł. Dzięki temu finanse są przejrzyste, a benefity dobrze zaplanowane i zbilansowane z korzyścią dla pracowników i budżetu firmy.

Sztuka podania

Nawet najlepszy program benefitowy nie zadziała, jeśli nikt o nim nie wie. W HR komunikacja to sposób podania całego dania, który decyduje, czy pracownicy docenią jego wartość.

Dobra komunikacja informuje, edukuje i angażuje, tłumaczy zasady, przypomina o terminach i pokazuje korzyści. Firmy, które mówią prostym językiem i prowadzą dialog z pracownikami, osiągają wyższe wskaźniki wykorzystania świadczeń i satysfakcji.

Coraz częściej stosuje się w tym celu komunikatory, moduły social i systemy doceniania. Dzięki nim wiadomości o benefitach trafiają bezpośrednio do pracowników, np. w aplikacji kafeteryjnej, intranecie lub na czacie firmowym.

Menedżerowie są naturalnymi ambasadorami benefitów. Ich zaangażowanie często decyduje, czy zespół faktycznie z nich skorzysta.

Podsumowując: nawet najlepiej przygotowany system benefitów traci sens bez dobrej komunikacji. To ona sprawia, że całość naprawdę smakuje.

Deser?

Dobry system benefitów przypomina idealnie zbalansowane danie. Nie chodzi o to, by było wszystkiego po trochu, lecz by każdy składnik miał sens i współgrał z resztą.

W przepisie na skuteczne benefity potrzebna jest duża garść różnorodnych świadczeń, szczypta automatyzacji, solidna porcja bezpieczeństwa, łyżeczka dofinansowania i odrobina prawnej precyzji. Dopiero wtedy można mówić o prawdziwie „smacznym” programie, który karmi nie tylko potrzeby, lecz także zaangażowanie pracowników.

Firmy, potrafiące połączyć te elementy w jedną całość, tworzą organizacje, w których ludzie po prostu chcą pracować. A to najlepszy dowód na to, że przepis się udał.

Przeczytaj także: Sense Computing: transformacja przemysłu i doświadczeń klientów

Last Updated on 18 grudnia, 2025 by Katarzyna Zawadzka