PODPIS PODPISOWI NIERÓWNY Rodzaje podpisów w obrocie gospodarczym

W obrocie gospodarczym funkcjonuje kilka rodzajów podpisów – poczynając od oryginalnego własnoręcznego podpisu na dokumencie w formie papierowej, przez podpis elektroniczny, na elektronicznym podpisie kwalifikowanym kończąc. Poszczególne rodzaje podpisów odpowiadają różnym formom czynności prawnych, a różne formy czynności prawnych są z kolei wymagane do zawierania różnych rodzajów umów. Obsługując klientów z całego świata obserwuję, że kwestie dotyczące podpisów nie są zrozumiałe, zwłaszcza dla podmiotów z jurysdykcji anglosaskich. W aspekcie prawnym bowiem podpis podpisowi nierówny. Czas więc to uporządkować.

Forma pisemna

Podstawową formą czynności prawnych jest forma pisemna. W polskim prawie jest ona wymagana pod rygorem nieważności dla wielu różnych typów umów, w tym np. dla umowy przeniesienia praw autorskich lub innych praw własności intelektualnej (np. praw własności przemysłowej) – a więc dla kluczowego rodzaju umowy dla podmiotów z branż innowacyjnych, w tym start-upów, spółek IT, spółek technologicznych lub agencji marketingowych. Formy pisemnej wymagają również inne rodzaje czynności prawnych, w tym np. umowa leasingu, umowa przejęcia długu, czy też udzielenie pełnomocnictwa ogólnego.

Forma pisemna wymaga klasycznego, własnoręcznego podpisu. Zatem w praktyce do zachowania formy pisemnej potrzebny jest własnoręczny podpis na dokumencie papierowym. O ile przy lokalnych transakcjach z udziałem podmiotów z tego samego miasta lub kraju zachowanie takiej formy jest możliwe i stosunkowo łatwe, o tyle np. wymiana dokumentów papierowych w kontraktach międzynarodowych jest niezwykle trudna, jak też kompletnie niezrozumiała i niepraktyczna z biznesowego punktu widzenia – dlaczego bowiem w XXI wieku mamy podpisywać papier, kiedy działamy np. w branży IT i zatrudniamy wykonawców z całego świata? Czy naprawdę konieczne jest rozsyłanie umów pocztą, podczas gdy cały biznes komunikuje się on-line?

Forma elektroniczna

Odpowiedzią na niepraktyczność tradycyjnej formy pisemnej jest elektroniczna forma czynności prawnych, która w polskim prawie ma taki sam skutek jak forma pisemna. Innymi słowy, podpisanie umowy w formie elektronicznej jest równoznaczne z umową w formie pisemnej, papierowej.

Przy czym należy tutaj bardzo uważać – forma elektroniczna wymaga bowiem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a więc podpisu z odpowiednimi certyfikatami i zabezpieczeniami technicznymi zgodnymi z rozporządzeniem eIDAS. Tylko podpis kwalifikowany możemy w polskim prawie zrównać z formą elektroniczną w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Potoczne rozumienie formy elektronicznej może tutaj być złudne i wprowadzające w błąd – podpis niekwalifikowany, forma mailowa lub np. skan podpisanej umowy wysłany mailem nie są formą elektroniczną równoważną formie pisemnej. Taka forma byłaby zachowana, ale jedynie jeśli dokument będzie podpisany elektronicznym podpisem kwalifikowanym.

Obecnie podpisy kwalifikowane są stosunkowo łatwo dostępne na rynku oraz nie wiążą się z dużymi kosztami. Ceny podpisów kwalifikowanych zaczynają się od kilkuset złotych rocznie. Nie wymagają one również żadnych urządzeń walidacyjnych ani tokenów – najnowsze wersje podpisu elektronicznego działają całkowicie on-line, zarówno na komputerze stacjonarnym, jak również w smartfonie. Wymagają one jedynie autoryzacji i weryfikacji tożsamości użytkownika na początkowym etapie, tzn. uruchomienie kwalifikowanego podpisu elektronicznego wymaga wizyty przedstawiciela dostawcy i zweryfikowania danych osobowych i dowodu osobistego użytkownika. 

Dzięki początkowej weryfikacji tożsamości użytkownika oraz certyfikatom bezpieczeństwa, w tym znacznikom czasu (dostępnych w niektórych wersjach podpisu kwalifikowanego), kwalifikowany podpis elektroniczny jest bezpieczny, a jednocześnie odpowiada potrzebom biznesowym w innowacyjnych branżach. Pamiętać jednak należy, że aby umowa została zawarta w formie elektronicznej równoważnej formie pisemnej, musi ona być zawarta z podpisami kwalifikowanymi przez obie strony transakcji.

Jak sprawdzić, że umowa została podpisana właściwym podpisem elektronicznym, czyli podpisem kwalifikowanym? Wystarczy zweryfikować panel podpisu dokumentu w formacie PDF – tam sprecyzowane jest, czy podpis jest podpisem kwalifikowanym zgodnym z wymogami rozporządzenia eIDAS, czy też może został wystawiony bez odpowiednich certyfikatów bezpieczeństwa (np. przez „prywatnego” providera). Co ważne, dokument podpisany podpisem kwalifikowanym nie musi mieć (ale może) podpisu własnoręcznego takiego jak w skanie umowy podpisanej własnoręcznie. De facto umowa podpisana podpisem kwalifikowanym w ogóle nie musi mieć podpisu w tradycyjnym rozumieniu, tj. imienia i nazwiska na końcu dokumentu – decydujący jest tutaj bowiem jedynie znacznik elektroniczny.

Forma dokumentowa

Posługując się podpisami elektronicznymi w praktyce należy bardzo uważać na podpisy elektroniczne w potocznym rozumieniu, tj. podpisy nie posiadające kwalifikowanego certyfikatu bezpieczeństwa. Takie rodzaje podpisów są bardzo popularne np. w USA lub ogólnie w branżach korzystających z programów chmurowych do zarządzania dokumentami lub obiegiem umów. Bardzo często takie rozwiązania chmurowe są niezwykle praktyczne i uławiają biznes, niemniej jednak jeśli nie mają w sobie zintegrowanego podpisu kwalifikowanego, a jedynie „zwykły” podpis elektroniczny, to z punktu widzenia polskiego prawa nie spełniają wymogów formy pisemnej. W praktyce może to oznaczać, że przeniesienie praw IP z wykorzystaniem takich systemów będzie nieskuteczne.

W ujęciu prawnym umowy podpisane podpisem elektronicznym bez kwalifikowanego certyfikatu bezpieczeństwa są umowami zawartymi „jedynie” w formie dokumentowej, która nie jest równoważna formie pisemnej. Oczywiście taka forma jest wystarczająca w wielu sytuacjach biznesowych, a umowy w formie dokumentowej mogą być dowodami np. w sądzie. Niemniej jednak należy tutaj jednoznacznie wskazać, że doniosłość prawna takich dokumentów jest zdecydowanie mniejsza aniżeli dokumentów podpisanych podpisem kwalifikowanym. Wiele serwisów chmurowych zdaje się tego nie dostrzegać i zapewnia o skuteczności i zgodności z prawem oferowanego przez nie podpisu. W mojej ocenie jest to półprawda i w praktyce wprowadza użytkowników w błąd – podpis bez kwalifikowanego certyfikatu jest ważny, ale de facto i de iure nie ma mocy wiążącej dla istotnej części umów, w tym np. umów przeniesienia praw własności intelektualnej.

Praktyka biznesowa

To, że biznes potrzebuje elektronicznego obiegu dokumentów, jest niezaprzeczalnym faktem, zwłaszcza w dobie pandemii COVID-19. Korzystanie z podpisów elektronicznych ułatwia prowadzenie działalności, podpisywanie umów, zawieranie aneksów, składanie wypowiedzeń, komunikację z urzędami, prowadzenie postępowań sądowych itd. itp. Korzystając z dobrodziejstwa podpisu elektronicznego należy jednak zachować szczególną ostrożność – wielość rozwiązań dostępnych na rynku powoduje chaos i niepewność. Zatem tytułem podsumowania – jeśli zawierasz umowę, która dla swej ważności wymaga zachowania formy pisemnej, i chcesz to zrobić w formie elektronicznej, pamiętaj, że konieczne jest jej podpisanie przy użyciu elektronicznego podpisu kwalifikowanego (nie jest dopuszczalne użycie podpisu elektronicznego w rozumieniu potocznym, ani tym bardziej wymiana skanów dokumentów podpisanych tradycyjnie).

Autor:

Jakub Pietrasik, radca prawny, senior associate, WOLF THEISS

Last Updated on 16 marca, 2021 by Karolina Ampulska