Wdrożenie Dyrektywy o ochronie sygnalistów w Polsce: Przygotowanie organizacji do zmian

Od ponad roku w Polsce powinny obowiązywać przepisy wdrażające Dyrektywę o ochronie sygnalistów, uchwaloną w 2019 roku. Przewidziane w niej zmiany miały objąć przedsiębiorstwa zatrudniające 250 i więcej pracowników (tu przepisy krajowe miały być wprowadzone do 17 grudnia 2021 r.) oraz mniejsze firm, zatrudniające między 50 a 249 pracowników (tu termin na wdrożenie został wyznaczony do 17 grudnia 2023 r.).

Mimo że dyrektywa nie została u nas wdrożona na poziomie krajowym, warto już dzisiaj rozpocząć przygotowania do zmian. Doświadczenie pokazuje, że uchwalenie tych zmian może nastąpić w bardzo szybkim trybie.

Cel wdrożenia dyrektywy o sygnalistach

Przede wszystkim, dyrektywa ma za zadanie zapewnić ochronę sygnalistom przed represjami ze strony pracodawców, organów publicznych oraz społeczeństwa. Państwa członkowskie UE zobowiązane są do ustanowienia kanałów sygnalizacyjnych, zapewnienia poufności i anonimowości zgłoszeń oraz promowania etycznych standardów w organizacjach.

Dyrektywa zobowiązuje do przyjęcia systemów sygnalizacyjnych i wprowadzenia polityk zapobiegających nieprawidłowościom w miejscu pracy. Dzięki temu może nastąpić redukcja nadużyć, korupcji i innych nieprawidłowości, co korzystnie wpływa na gospodarkę i społeczeństwo jako całość.

Regulacja ta wprowadza również sankcje dla organizacji, które nie przestrzegają jej przepisów, co ma zachęcić i zmobilizować firmy do przestrzegania przepisów i zapewnienia ochrony sygnalistom.

Dyrektywa o sygnalistach – polskie przepisy prawne

W Polsce proces wdrażania przepisów dyrektywy jest w toku, a zagadnienia poruszone przez Parlament Europejski jasno wskazują, jakie rozwiązania powinny zawierać przepisy krajowe. Warto już teraz zacząć analizować proces legislacyjny oraz śledzić postępy na stronie RCL.

Kim jest sygnalista?

Definicja sygnalisty obejmuje osoby, które w dobrej wierze zgłaszają określonej kategorii nieprawidłowości w organizacji. Sygnaliści mogą być związani z podmiotem, w którym zgłaszają naruszenia, na przykład pracownicy, kontrahenci czy byli pracownicy. Ich wiedza wewnętrzna może ujawnić wiele złamań prawa, takich jak nieprawidłowa ochrona danych osobowych czy naruszenia praw konsumentów.

Ochrona osób informujących o naruszeniach prawa w Unii Europejskiej

Osoba, która zgłasza naruszenia prawa, eksponuje pewne wrażliwe informacje. Te informacje często mogą naruszać dobry wizerunek przedsiębiorstw. Brak odpowiedniej ochrony może wpłynąć na obawy potencjalnych sygnalistów przed utratą pracy, obniżeniem wynagrodzenia lub innych negatywnymi reakcjami ze strony pracodawcy. Z tego powodu osoby te często wahają się, czy zgłaszać naruszenia w obrębie organizacji. Aby uniknąć ewentualnych odwetów, sygnaliści potrzebują ochrony w miejscu pracy. Zgłoszenia sygnalistów stanowią istotny element interesu ponadindywidualnego, czyli interesu społecznego.

Sposoby informowania o naruszeniach prawa

W najnowszym projekcie ustawy o ochronie sygnalistów z grudnia 2022 roku, przewiduje się trzy sposoby zgłaszania naruszeń prawa unii oraz krajowego:

1. Zgłoszenia wewnętrzne

Najlepiej rozpocząć od wewnętrznych zgłoszeń sygnalistów. Według dyrektywy, osoby zgłaszające naruszenia prawa powinny najpierw powiadomić organizację. Ta z kolei jest zobowiązana do podjęcia kroków w celu oceny i wyjaśnienia sytuacji. Jest to najbezpieczniejsza i najbardziej wygodna droga, a także korzystna z punktu widzenia pracodawcy, pod warunkiem zapewnienia właściwej ochrony sygnalistów.

2. Zgłoszenie zewnętrzne

Jeśli wewnętrzne działania organizacji nie przynoszą skutku, sygnalista ma możliwość dokonania zgłoszenia zewnętrznego, czyli zgłoszenia do odpowiednich instytucji spoza organizacji. Dyrektywa nakłada na państwa członkowskie UE obowiązek utworzenia instytucji lub organu do przyjmowania takich zgłoszeń. W Polsce (zgodnie z projektem ustawy o sygnalistach) funkcję tę ma przejąć Państwowa Inspekcja Pracy.

3. Ujawnienie publiczne

Trzecim możliwym sposobem jest ujawnienie publiczne, co oznacza udostępnienie informacji o naruszeniu opinii publicznej. Sygnalista może zdecydować się na tę opcję, jeśli wewnętrzne lub zewnętrzne zgłoszenia nie przynoszą oczekiwanych rezultatów. Ujawnienie takie może mieć miejsce za pośrednictwem mediów społecznościowych lub tradycyjnych.

Zachowanie anonimowości w procedurze zgłaszania naruszeń

Zachowanie anonimowości sygnalistów jest kluczowe w procedurze zgłaszania naruszeń. Istnieje kilka sposobów, aby to zapewnić:

• Bezpieczne kanały komunikacyjne: Konieczne jest dostarczenie narzędzi i procedur, które umożliwiają bezpieczne i poufne zgłaszanie naruszeń. Ważne jest stosowanie narzędzi o wysokim poziomie bezpieczeństwa, takich jak szyfrowanie i VPN.

• Poufność zgłoszeń: Informacje przekazywane przez sygnalistów muszą być traktowane jako poufne i nie mogą być udostępniane osobom trzecim, które nie są zaangażowane w proces rozpatrywania zgłoszenia.

• Ochrona danych osobowych: Organizacje muszą przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, takich jak RODO i stosować odpowiednie procedury związane z przetwarzaniem danych sygnalistów.

• Anonimizacja: W razie potrzeby, można zastosować anonimizację danych sygnalistów, usuwając lub zastępując informacje identyfikujące anonimowym identyfikatorem.

• Transparentny proces: Proces rozpatrywania zgłoszeń powinien być przejrzysty, a sygnalista powinien być informowany o postępie prac i podejmowanych decyzjach.

Rola profesjonalistów prawniczych w procesie oceny i ochrony sygnalistów

Decyzja o umiejscowieniu zespołu odpowiedzialnego za analizę zgłoszeń sygnalistów może zależeć od indywidualnych preferencji i możliwości organizacji. Doświadczenie pokazuje, że może to być dział HR, Compliance, Departament Prawny. Warto również rozważyć zaangażowanie zewnętrznej kancelarii prawnej do oceny tych zgłoszeń. Patrząc na całość wymagań prawnych związanych z procesem zgłaszania nieprawidłowości, prawnicy mogą pełnić istotną rolę w procesie oceny zgłoszeń sygnalistów. Oto kilka aspektów, w których ich ekspertyza jest potrzebna:

• Ocena rzeczywistości zgłoszenia: Prawnicy pomagają w analizie zgłoszenia sygnalisty, oceniając, czy odnosi się ono do konkretnego naruszenia przepisów prawa.
• Zgodność z prawem: Zapewniają, że działania podejmowane w związku z zgłoszeniem są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych i prawa pracy.
• Przygotowanie odpowiedzi: Przygotowują odpowiedzi na zgłoszenia, które są zgodne zarówno z przepisami prawa, jak i polityką organizacji.
• Ochrona sygnalisty: Gwarantują, że sygnalista jest chroniony przed ewentualnymi represjami lub ograniczeniami ze strony organizacji lub społeczeństwa, zwracają uwagę czy działania związane z osobą sygnalisty nie będę mogły być potraktowane jako działania odwetowe.
• Współpraca z organami ścigania: W przypadku poważnych naruszeń prawa, prawnicy mogą współpracować z organami ścigania i wdrożyć odpowiednie środki w organizacji.
• Monitoring i zgodność: Prawnicy z zewnątrz pomagają w monitorowaniu, czy organizacja przestrzega swojej polityki dotyczącej zgłaszania nieprawidłowości i podejmuje właściwe działania w odpowiedzi na zgłoszenia oraz czy podejmuje takie działania w odpowiednich terminach, wynikających z przepisów.

Przygotowanie organizacji do wdrożenia procedur dotyczących sygnalistów

Choć ostateczny projekt ustawy o ochronie sygnalistów wciąż nie jest ustalony, warto już teraz zastanowić się nad przygotowaniem organizacji do wdrożenia procedur zgłaszania nieprawidłowości. Kilka kroków, które można podjąć:

Szkolenie i plan wdrożenia: Rozpoczęcie od szkolenia dla zarządu i działów HR może pomóc w identyfikacji wyzwań, uspójnieniu wiedzy oraz stworzeniu planu wdrożenia.

Rewizja procedur: Jeśli istnieją już procedury zgłaszania nieprawidłowości, warto je przeanalizować pod kątem nowych obowiązków.

Regulamin zgłaszania: Warto stworzyć już teraz wewnętrzny regulamin określający procedury zgłaszania naruszeń prawa i przygotowujący organizację do przestrzegania przepisów dyrektywy.

Rejestr zgłoszeń: W organizacji możne wdrożyć od razu rejestr zgłoszeń wewnętrznych, który po wejściu w życie nowych przepisów będzie obowiązkowy. Należy od razy dostosować posiadane już narzędzia i zabezpieczenia do nowych wymogów.

Narzędzie do zgłaszania: Wdrożenie narzędzia do bezpiecznego i poufnego przyjmowania zgłoszeń, zapewniającego anonimowość i dostosowane do wymogów dyrektywy – to kluczowy obowiązek. Warto rozeznać się na rynku i już teraz wybrać odpowiednie narzędzie. W chwili wejścia w życie nowych przepisów z pewnością zmieni się dostępność narzędzi na rynku oraz ich cena.

Zespół weryfikujący: Korzyścią byłoby stworzenie zespołu pracowników odpowiedzialnych za weryfikację zgłoszeń oraz podjęcie dalszych kroków. W takim wypadku zespół będzie gotowy i z odpowiednim przeszkoleniem już w chwili wejścia w życie nowych przepisów.

Wszystkie te kroki pomagają organizacji przygotować się do skutecznego wdrożenia procedur dotyczących zgłaszania naruszeń prawa i ochrony sygnalistów.

---

Autorzy:

Last Updated on 17 sierpnia, 2023 by Anastazja Lach