Branża TSL: pięć filarów skutecznej windykacji
W branży TSL każdy dzień zwłoki w płatności, potrafi realnie zachwiać płynnością finansową firmy. Niestety, nawet najbardziej rzetelny przewoźnik, czy spedytor może trafić na kontrahenta, który spóźnia się z przelewem lub próbuje uniknąć zapłaty. W takich sytuacjach liczy się nie tylko determinacja w dochodzeniu roszczeń, ale przede wszystkim to, jakie dane i dokumenty mamy w ręku.
Po pierwsze – pełne dane kontrahenta
Pierwszym i absolutnie podstawowym krokiem jest zebranie pełnych danych kontrahenta. Brak rzetelnych informacji rejestrowych potrafi skutecznie zablokować późniejsze działania windykacyjne. Dlatego, zanim wyruszymy w trasę, warto upewnić się, że mamy nie tylko nazwę firmy i numer telefonu do spedytora, ale również formę prawną, dokładny adres siedziby, numery NIP lub VAT UE, wpis w KRS lub CEIDG oraz imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentacji.
– W praktyce często widzę sytuacje, gdzie przewoźnik posiada jedynie kontakt do pośrednika i ogólny adres e-mail. To proszenie się o kłopoty – zauważa Jacek Dżumak z Pactus.eu
Po drugie – umowa na piśmie – ochrona przed „słowem przeciwko słowu”
W codziennej pracy branża TSL lubi tempo – ustalenia telefoniczne, czy szybkie wiadomości na komunikatorze są na porządku dziennym. To jednak prosta droga do problemów, gdy pojawi się spór. Sąd nie opiera się na “wspomnieniach” stron, lecz na twardych dowodach. Każde zlecenie powinno mieć formę pisemną lub elektroniczną, podpisaną przez obie strony. Warto zachować także potwierdzenia przyjęcia zlecenia, ustalone stawki, terminy płatności, zakres usługi czy obowiązujące ogólne warunki umów.
– Nawet plik PDF z podpisem skanowanym może okazać się bezcenny, jeśli jasno dokumentuje ustalenia – podkreśla Jacek Dżumak.
Po trzecie – dowód wykonania usługi – Twoja najlepsza karta przetargowa
Gdy przychodzi do sporu o płatność, nie ma lepszego argumentu niż dowód, że usługa została wykonana zgodnie z umową. W transporcie oznacza to przede wszystkim listy przewozowe CMR z podpisem odbiorcy, potwierdzenia załadunku i rozładunku, a coraz częściej także raporty z systemów GPS i telematyki. Zdjęcia wykonane podczas załadunku czy dostawy, a także zapisy korespondencji operacyjnej, potrafią być rozstrzygającym elementem w sądzie lub w procesie windykacyjnym.
Brak dokumentów przewozowych to jeden z najczęściej wykorzystywanych argumentów przez nierzetelnych kontrahentów, do podważania zasadności zapłaty. W praktyce zdarza się, że w treści zlecenia transportowego zapisany jest obowiązek dostarczenia listu przewozowego w określonym terminie, jako warunek płatności. Jeśli przewoźnik nie dostarczy dokumentów na czas, niektórzy kontrahenci wykorzystują to, aby przesunąć termin zapłaty lub wręcz próbować jej uniknąć.
– Widziałem wiele sytuacji, w których transport został wykonany bez zastrzeżeń, ale zapłata była wstrzymywana tylko dlatego, że dokumenty trafiły do biura kontrahenta dzień, czy dwa po wymaganym terminie. To pokazuje, jak istotne jest czytanie warunków zlecenia i przestrzeganie formalnych procedur, nawet jeśli z operacyjnego punktu widzenia wszystko poszło zgodnie z planem – ostrzega ekspert Pactus.eu.
Po czwarte – korespondencja – nieoceniony zapis ustaleń
E-maile, wiadomości w komunikatorach i potwierdzenia odbioru to często najprostszy sposób na udowodnienie racji. Ważne jednak, by przechowywać je w formie, która pozwoli potwierdzić autentyczność – w przypadku poczty elektronicznej najlepiej w formatach EML lub PST, a w przypadku komunikatorów jako zrzuty ekranu z widoczną datą i godziną.
– Niejedna sprawa została rozstrzygnięta, dzięki jednemu zdaniu w e-mailu: „Potwierdzam, że ładunek został dostarczony – potwierdza Jacek Dżumak.
Po piąte – prawidłowo wystawiona faktura
W branży TSL faktura stanowi podstawowy dokument finansowy, potwierdzający prawo do zapłaty. Aby jednak mogła pełnić tę rolę skutecznie, musi być wystawiona zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz warunkami zlecenia. Kluczowe jest, aby zawierała prawidłowe dane płatnika, czyli dokładną nazwę firmy, adres siedziby oraz numer NIP lub VAT UE kontrahenta, na którego została wystawiona.
Ponadto, faktura powinna być zgodna z ustaleniami umownymi – wystawiona na właściwy podmiot, w odpowiedniej walucie, z prawidłowo określoną kwotą i terminem płatności. Szczególną uwagę należy zwrócić na poprawność przelicznika stosowanego do kwoty przewozowego, zwłaszcza gdy umowa przewiduje rozliczenia w różnych walutach lub według stawek za kilometr czy tonaż. Błędy w przelicznikach czy niezgodność z ustalonym kursem mogą stać się podstawą do kwestionowania faktury przez kontrahenta.
– Z mojego doświadczenia wynika, że często spory wynikają właśnie z drobnych, na pozór nieistotnych błędów w fakturach. Dlatego przed wysłaniem dokumentu warto dokładnie zweryfikować wszystkie dane i dopilnować, aby faktura była w pełni zgodna z warunkami zlecenia – radzi ekspert.
W branży, gdzie wszystko dzieje się błyskawicznie, łatwo wpaść w pułapkę myślenia, że formalności można odłożyć „na później”. Tymczasem, jak pokazuje praktyka, skuteczna windykacja zaczyna się nie wtedy, gdy faktura jest po terminie, lecz już przy pierwszym kontakcie z kontrahentem.
Pełne dane kontrahenta, podpisane zlecenia, dowody wykonania usługi, archiwum korespondencji i prawidłowo wystawiona faktura to pięć filarów, na których opiera się skuteczne dochodzenie roszczeń w TSL. W świecie, gdzie ładunki poruszają się szybko, a pieniądze czasem znacznie wolniej, dobra dokumentacja to najlepsza inwestycja w bezpieczeństwo firmy.
Pactus.eu to firma specjalizująca się w windykacji należności w branży transportu, spedycji i logistyki, która działa z poszanowaniem etyki biznesowej. Jej celem jest skuteczne odzyskiwanie należności w sposób, który nie narusza relacji między wierzycielem a dłużnikiem. Dzięki profesjonalizmowi, doświadczeniu i nowoczesnym narzędziom Pactus.eu oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie dochodzenia należności o każdym stopniu przeterminowania. Pactus.eu odzyskuje należności, budując mosty, a nie bariery.
Last Updated on 19 sierpnia, 2025 by Anastazja Lach