Prowadzenie projektów międzynarodowych na paru kontynentach – dlaczego tak ważny jest dobór odpowiedniego partnera?

Prace projektowe oraz nadzór nad wdrożeniem były głównym powodem naszej obecności w miejscowości Woodstock w stanie Alabama – właśnie tam realizowaliśmy projekt wyposażenia magazynu w systemy logistyczne dla firmy Daimler, właściciela marki Mercedes-Benz. Prowadzenie projektu w międzynarodowym zespole okazało się nie tylko świetnym testem wiedzy i kompetencji całego zespołu, ale również umiejętności interpersonalnych oraz efektywnej komunikacji na wszystkich poziomach organizacji.

130 tysięcy metrów kwadratowych

Nowopowstały magazyn części zamiennych (Global Spare Parts) dla firmy Daimler to projekt, który zakończyliśmy w połowie 2020 roku. Jest to jeden z głównych magazynów firmy na południową część Stanów Zjednoczonych – powstał w celu konsolidacji czterech mniejszych obiektów. Naszym zadaniem było opracowanie koncepcji systemu magazynowego – zgodnego z profilem produkcji oraz horyzontem planowania do 2025 roku. Prace rozpoczęliśmy od zebrania katalogu wymagań, preferencji oraz oczekiwanego rozwoju według danych klienta. Zbadanie struktury produkcji, a także rozmiaru oraz ilości części zamiennych pozwala na zbudowanie kompleksowej bazy danych – niezbędnej do przygotowania rzetelnych danych wyjściowych. Od momentu rozpoczęcia prac do ich zakończenia, czyli w okresie 2017-2020, do katalogu części zamiennych doszło ponad 900 nowych indeksów, które również musiały zostać uwzględnione w powstającym projekcie. Proces żmudnego zbierania danych wstępnych o stanie istniejącym rozpoczęliśmy na pierwszych spotkaniach warsztatowych w USA, gdzie przeprowadziliśmy wymiarowanie oraz ważenie poszczególnych produktów z odpowiednim ich katalogowaniem lub miejscem oraz metodą składowania np. elementów niewymiarowych, większych niż pojedyncze miejsce paletowe. Dla małych detali: uszczelek, śrub, zaślepek itp. została opracowana osobna antresola – co ciekawe, wyższa niż normalne miejsca paletowe i posiadająca własne windy.

Po zebraniu kompletnych danych nastąpił etap projektowy, zawierający m.in. dokładne obliczenia przepływów, zapotrzebowania oraz dynamiki rotacji poszczególnych SKU (stock keeping unit). Przy paru tysiącach indywidualnych SKU zadanie wymagało wielkiej uwagi oraz szerszego spojrzenia na problem w kontekście powierzchni oraz czasu – mając cały czas na uwadze rozwój przedsiębiorstwa Klienta oraz tendencję sprzedażowe. Powstały projekt logistyki magazynowej uwzględnił dane początkowe, obliczone przepływy i wiele innych zmiennych, tworząc zwięzły koncept całego magazynu. Dynamika samego procesu oraz kolejnych wersji pozwoliła na elastyczne podejście naszego zespołu projektowego do wymagań Klienta, dostarczając dopasowany do potrzeb projekt.

Kolejną częścią naszego zakresu prac było przegotowanie dokumentacji przetargowej uwzględniającej wszystkie typy wyposażenia, następnie przeprowadzenie trzech rund negocjacji przetargowych (w USA, w Niemczech oraz online) oraz wsparcie w ostatecznych negocjacjach kontraktów.

W ostatniej fazie projektu, czyli realizacji, prowadziliśmy nadzór instalacji systemów logistycznych oraz przeprowadzaliśmy odbiory końcowe, co przy powierzchni 50 tys. m2 samych systemów regałowych jest wymagającym oraz odpowiedzialnym zadaniem. Odbiory miały na celu nie tylko weryfikację zgodności z dokumentacją projektową, ale również kwestie jakościowe wykonanego montażu oraz aspekty mogące w późniejszym okresie użytkowania wpłynąć znacząco na trwałość instalacji.

Niemiecki klient, polski projekt, amerykańska realizacja

Praca przy międzynarodowym projekcie w multikulturowym “kotle” wydaje się być niemałym wyzwaniem. Projektowaliśmy system w biurach we Wrocławiu oraz Warszawie, raportowaliśmy bezpośrednio do klienta w Niemczech, zaś liderzy projektu oraz użytkownik docelowy znajdowali się na miejscu w USA w Alabamie – na dodatek, dostawca rozwiązań logistycznych był z Florydy. Bardzo szybko okazało się, że absolutnie niezbędnym jest wprowadzenie globalnego Project Managera, który zadba o komunikację i terminy w 5 grupach projektowych. W takich projektach PM musi zderzyć się z problemem “angielskiego” – każda strona projektu oczywiście go zna, jednak już od pierwszego spotkania wyszły różnice akcentowe co bezpośrednio przekładało się na efektywność komunikacji np. szef instalatorów z Teksasu ze swoją ekipą złożoną głównie z Meksykańczyków. Regularne spotkania online z klientem (bardzo wyrozumiałym w kwestii godzin spotkań i przesunięć czasowych) oraz członkami grup projektowych, którzy znajdowali się w różnych sytuacjach (np. podczas przejazdu autostradą międzystanową lub robotami budowlanymi zaraz za oknem) to również ciężki orzech do zgryzienia. Na szczęście, w myśl amerykańskiego “speak up” (jeżeli się nie odezwałeś, nie masz uwag do tematu) oraz regularnym notatkom uzupełniającym udało się przeprowadzić wszystkie etapy procesu instalacji oraz odbiorów.

Houston, we have a problem! – czyli jak raportować problemy

Nawet najlepiej prowadzony projekt napotyka na problemy, które należy rozwiązywać sprawnie i szybko. Klient dał nam całkowitą dowolność w kwestii wzorów wewnętrznych dokumentów do briefingów czy raportowania. Zaproponowaliśmy wzory takowych, a także listę dystrybucji oraz kanały dalszej komunikacji na różnych platformach komunikacyjnych np. Microsoft Teams, OneDrive. Niezwykle ważnym etapem było sprawdzenie poszczególnych dokumentów pod kątem technicznym i stylistycznym, co w przypadku pracy na dwóch kontynentach i trzech krajach jest dużym testem. W celu przyśpieszenia prac na miejscu oraz raportowania powstałych problemów, zaproponowaliśmy naszemu klientowi przejście na elektroniczną dokumentację powstającą on-the-fly w chmurze. Dzięki digitalizacji dokumentacji papierowej każdy z zespołów odpowiedzialnych za odbiory otrzymał tablety i telefony, na których poszczególni członkowie zespołu raportowali problemy przesyłając opis i zdjęcie do chmury w czasie rzeczywistym. Dzięki temu osoby biorące udział w projekcie błyskawicznie mogły wiedzieć co się dzieje, pomimo przebywania w różnych strefach czasowych. Zaproponowane rozwiązanie zostało bardzo dobrze przyjęte przez wszystkie strony i znacząco przyśpieszyło montaż oraz odbiory.

Bez kasku i testu nie wejdziesz

BHP w USA stoi na bardzo wysokim poziomie, co również zostało potwierdzone podczas realizacji dla Daimlera. Wielką uwagę poświęca się każdej osobie wchodzącej na plac budowy, aby ona, jak i inne wokół niej były bezpieczne. Absolutnie żadna z osób nie mogła wejść na teren bez odpowiedniego ubioru (kask, buty, kamizelka, okulary i rękawiczki), a co więcej – odpowiedniego przeszkolenia z ogólny zasad BHP… potwierdzonych krótkim testem! Dopiero po pomyślnym zdaniu testu, można było wejść na budowę. Te zasady dotyczyły wszystkich bez wyjątków – nawet reprezentantów klienta. Taka dbałość o bezpieczeństwo i proaktywne zapobieganie wypadkom jest godna podziwu, ponieważ pozwala na sprawniejszą pracę wszystkich podmiotów biorących udział w realizacji oraz pozwala na minimalizację ryzyka podczas pracy, co w najgorszym scenariuszu może skutecznie przystopować terminarz prac.

Granie do wspólnej bramki, czyli sukces naszego Klienta

Pomimo różnic kulturowych, językowych oraz czasowych cały zespół oraz grupy projektowe od samego początku grały do tej samej bramki, czyli pomyślnej realizacji dla klienta – na czas, w ramach budżetu oraz najwyższej możliwej jakości. Cały projekt, komunikacja, dyskusje i spotkania prowadzone były w atmosferze szacunku i doceniania roli wszystkich uczestników niezależnie od statusu i pochodzenia – podobnie prowadziliśmy projekt dla firmy Hengst w chińskim Kunshan. Ta realizacja była niemal “lustrzana” – polski projekt dla niemieckiego klienta, realizowany w chińskim mieście.

Jako Metroplan bardzo cenimy uwagi i potrzeby naszych klientów. Łącząc je z naszą wiedzą oraz doświadczeniem jesteśmy w stanie zaprojektować rozwiązania, które spełnią wszystkie założenia biznesowe oraz szczegółowe potrzeby niezależnie od branży. Dzięki naszemu zorientowaniu na Klienta oraz respektowaniu jego życzeń w celu stworzenia rozwiązania szytego na miarę, realizacja projektów na paru kontynentach jednocześnie nigdy nie stanowi dla nas problemu.

Autor:

Metroplan Polska

Last Updated on 16 lutego, 2021 by Karolina Ampulska