Transport międzynarodowy. Dlaczego dokumenty decydują o pieniądzach

Transport międzynarodowy to wymagająca branża, która szybko weryfikuje laików: bycie przewoźnikiem to znacznie więcej niż tylko posiadanie auta i przemierzanie kilometrów. Jak zatem radzić sobie z barierami na rynkach zagranicznych? W jaki sposób skutecznie zabezpieczyć płatności za fracht i przyspieszyć windykację należności?

Skąd wynikają trudności w transporcie międzynarodowym?

Największym utrudnieniem jest mnogość regulacji prawnych.

– Lista regulacji, które powinien znać przewoźnik, jest wielokrotnie dłuższa niż ta dotycząca obowiązujących przedsiębiorcę świadczącego usługi w takich branżach jak budowlana czy handlowa. Przewoźników obowiązuje nie tylko Konwencja CMR, ale też krajowe ustawy o transporcie, unijne rozporządzenia oraz rygorystyczne przepisy celne, skarbowe i te dotyczące kabotażu. Dochodzą do tego wymogi związane z czasem pracy kierowców, ich zatrudnieniem oraz dokumentacją niezbędną podczas kontroli. Złożone przepisy to tylko jedna strona medalu. Równie istotne są zapisy zawarte w zleceniu transportowym, które stanowi fundament relacji ze zleceniodawcą – mówi Karol Wojtowski, Debt Collection Field Leader w Pactus.eu.

Zlecenie transportowe – na co zwrócić uwagę?

W transporcie czas to towar deficytowy, co brutalnie kłóci się z rosnącą objętością umów. Często jednostronicowe zlecenie to tylko pułapka – jego podpisanie oznacza bezwarunkową akceptację obszernych OWU ukrytych na stronie załadowcy.

– Rekordowe zlecenie, z jakim pracowałem, liczyło ponad 100 punktów na 7 stronach A4, przypominając bardziej umowę kredytu hipotecznego niż dokument transportowy. Do utrudnień należy dodać barierę językową i skomplikowany „język paragrafów”. Zrozumienie zagranicznych umów utrudnia fakt, że nie na wszystkich rynkach angielski jest powszechny. Doskonałym przykładem jest Francja, gdzie brak znajomości lokalnego języka może stać się realnym ryzykiem prawnym – wylicza ekspert z Pactus.eu.

Dokumentacja a windykacja

Dla działań windykacyjnych kluczowy jest nie tylko prawidłowo wykonany transport. Jak wskazuje ekspert z Pactus.eu, prawidłowe naliczenie terminu płatności wymaga dostarczenia pełnej dokumentacji zgodnie z wytycznymi zlecenia. Brak znajomości tych detali to najczęstsza przyczyna opóźnień w przelewach. Przed upływem terminu płatności działania skupiają się na audycie zlecenia oraz identyfikacji i uzupełnieniu brakującej dokumentacji niezbędnej do realizacji umowy. Termin uregulowania obciążeń finansowych  liczony jest od momentu dostarczenia kompletu dokumentów. Ich brak formalnie blokuje możliwość dochodzenia należności i stosowania sankcji.

Najczęściej wymagane dokumenty

Większość zleceń transportowych obliguje przewoźnika do dostarczenia kompletu oryginałów dokumentacji – faktury, CMR i zlecenia transportowego – ze szczególnym uwzględnieniem czytelności dat, podpisów oraz poprawności wypełnienia kluczowych pól. W zależności od obsługiwanego rynku, wymagane jest również dołączenie dokumentacji lokalnej. Jak podpowiada Karol Wojtowski z Pactus.eu:

– W Niemczech są to Lieferschein (dowód dostawy) oraz Palettenschein (kwit paletowy, wymagany bez względu na zapisy o wymianie palet), we Francji Attestation de paiement (oświadczenie o zapłacie), a w krajach bloku wschodniego certyfikat rezydencji podatkowej CFR-1. W przypadku transportu poza obszar UE, niezbędne jest również dostarczenie pełnej dokumentacji celnej, w tym dokumentów EX, T1 lub e-dec.

Jak uniknąć problemu?

Kluczem do terminowych płatności jest dostarczenie dokumentacji.

– Z naszych doświadczeń wynika, że załadowca rzadko informuje o brakach, gdyż każde opóźnienie w formalnościach przesuwa termin przelewu. Dobrą praktyką jest weryfikacja kompletności dokumentów u kontrahenta kilka dni po ich wysyłce. Pozwoli to uniknąć przykrych niespodzianek, takich jak nagłe żądanie faktury dwuwalutowej i kolejna 60-dniowa prolongata płatności – wskazuje Karol Wojtowski, Debt Collection Field Leader w Pactus.eu.

Bardzo istotne jest również to, że dzięki odpowiedniej legislacji, koszty windykacji mogą być przeniesione na dłużnika, zapewniając firmom bezpieczeństwo finansowe bez dodatkowych obciążeń.

Pactus.eu to firma specjalizująca się w windykacji należności w branży transportu, spedycji i logistyki, która działa z poszanowaniem etyki biznesowej. Jej celem jest skuteczne odzyskiwanie należności w sposób, który nie narusza relacji między wierzycielem a dłużnikiem. Dzięki profesjonalizmowi, doświadczeniu i nowoczesnym narzędziom Pactus.eu oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie dochodzenia należności o każdym stopniu przeterminowania. Pactus.eu odzyskuje należności, budując mosty, a nie bariery.

Przeczytaj także: Polski biznes w 2026 roku. Stabilny wzrost w warunkach podwyższonej niepewności

Last Updated on 19 stycznia, 2026 by Anastazja Lach