Innowacje technologiczne wymagają przemyślanych umów i standardów zarządzania prawami własności intelektualnej

Ekspert: Małgorzata Furmańska, Szef Praktyki Spraw Spornych i Sądowych, Radca Prawny, JWP Rzecznicy Patentowi

Rozwój i wdrażanie innowacji technologicznych to nie lada wyzwanie, które wymaga przygotowania na wszystkich płaszczyznach działania organizacji. Analiza potencjalnego ryzyka i zastosowanie odpowiednich rozwiązań w zakresie ochrony praw własności intelektualnej ma w tym procesie fundamentalne znaczenie.

Umowy regulujące prawa własności intelektualnej odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu innowacjami, zabezpieczeniu wartości intelektualnych firmy oraz budowaniu trwałych relacji z partnerami biznesowymi. Warto o tym pamiętać już na wczesnym etapie projektu i włączyć w jego realizację wyspecjalizowanych ekspertów.

Postępowania sporne w Sądach własności przemysłowej lub w Urzędzie Patentowym trwają średnio 5-10 lat i pochłaniają znaczne budżety. W przypadku udzielenia zabezpieczenia roszczeń w sporze o naruszenie praw własności intelektualnej, nakaz sądowy zaniechania sprzedaży może wyeliminować produkt lub całą firmę z rynku na kilka lat, a czasem bezpowrotnie. Takie ryzyka są realne. Dlatego koszty obsługi prawnej w zakresie własności intelektualnej, odpowiednio skrojone na miarę planów biznesowych i możliwości finansowych danej firmy, są niewielkie w stosunku do potencjalnych nakładów na spory bądź utraty przewagi konkurencyjnej.

Jakie umowy warto uwzględnić w projekcie na badania i rozwój

W ramach procesu, który obejmuje badania i rozwój wynalazku, a następnie wdrożenie oraz komercjalizację produktu opartego na tym wynalazku, istnieje kilka kluczowych umów, których zawarcie należy rozważyć, w zależności od kontekstu i etapu projektu.

• Umowa ramowa: określa kierunek działań i sposób reagowania na błędy i opóźnienia, wskazuje podmioty wiodące w poszczególnych kwestiach, np. decydujące o strategii ochrony wynalazku i związanych z tym kosztach, zakresie terytorialnym i przyszłych kierunkach działań.
• Umowa o przeniesienie praw: reguluje kwestie przeniesienia lub zabezpieczenia przyszłych praw własności intelektualnej na rzecz przedsiębiorcy, gdy wynalazek lub prace badawczo-rozwojowe prowadzące do powstania produktu są wykonywane przez pracowników, kontrahentów lub zewnętrznych współpracowników.
• Umowa o poufności i zachowaniu tajemnicy (NDA): zabezpiecza informacje poufne dotyczące wynalazku i produktu z inwestorem lub zewnętrznymi podmiotami biorącymi udział w procesie twórczym.
• Umowa o nabycie lub korzystanie z cudzych rozwiązań: określa warunki i zakres korzystania z cudzych praw własności intelektualnej np. gdy firma decyduje się na wykorzystanie do swojej innowacji wynalazku lub produktu należącego do innego podmiotu (choćby partnera w projekcie). Uregulowanie tej kwestii pozwala uniknąć zarzutu naruszenia cudzych praw, gdy finalny nowy produkt zaistnieje na rynku.
• Umowa współpracy badawczo-rozwojowej: reguluje warunki współpracy między partnerami w zakresie tworzenia i korzystania z wyników tego procesu w przypadku wieloetapowych projektów badawczo-rozwojowych.
• Umowa określająca stronę wizualną: jeśli efektem projektu ma być usługa lub produkt oparty na innowacji, to poza zabezpieczeniem prawnym istoty tego rozwiązania, należy stworzyć i chronić nazwę produktu, znak towarowy, slogan reklamowy, odróżniające się opakowanie produktu, dedykowane materiały marketingowe np. stronę internetową czy aplikację powiązaną z produktem.
• Umowa dystrybucyjna lub umowa o współpracy strategicznej: wyraźnie definiuje warunki dystrybucji, promocji i zarządzania prawami własności przemysłowej w kontekście komercjalizacji przy współpracy z dystrybutorem lub partnerem strategicznym.
• Rozwój innowacyjnego rozwiązania: gdy produkt spełni pokładane w nim oczekiwania, należy zabezpieczyć także możliwość jego rozwoju, modyfikacji oraz tworzenia całej serii towarów opartych na danym rozwiązaniu.

Zawarcie odpowiednich umów na poszczególnych etapach projektu jest kluczowe dla zapewnienia pełnego bezpieczeństwa prawnego. Często uzmysławia też stronom, że realna wartość zawieranych umów o współpracy jest znacznie wyższa, bo obejmuje korzystanie z praw własności intelektualnej.

Jakie są najczęstsze błędy przy zabezpieczaniu praw własności intelektualnej

Czasem dobra intelektualne, jako zasoby niematerialne, są w firmach pomijane. Kwestia ich prawnej ochrony przybiera na znaczeniu dopiero, gdy zaistnieje spór związany z wykorzystaniem technologii, usług czy produktów odnoszących sukces. Takie zaniedbania mogą okazać się katastrofalne, gdy okaże się, że wynalazki lub znaki towarowe stanowią najcenniejsze składniki majątku firmy.

Innym częstym błędem jest korzystanie z porad czy gotowych wzorów z Internetu. Brak profesjonalnego wsparcia prawnego może skutkować szeregiem problemów: od niewłaściwego określenia przedmiotu umowy, lub braku ważnego prawnie przeniesienia praw, do rozwiązania, aż po całkowitą nieważność podpisanych dokumentów. Zdarza się też, że firmy zapominają odnawiać prawa, w wyniku czego tracą je. Niekiedy przedsiębiorcy nie przeprowadzają badań służących stwierdzeniu czy dany produkt lub technologia nie narusza praw osób trzecich i można ją bezpiecznie wprowadzić na rynek. W efekcie narażają się na spory, ponosząc koszty wizerunkowe i finansowe. Firmy zapominają też o regularnym monitoringu i weryfikacji czy prawa stanowiące ich własność nie zostały zawłaszczone przez inne podmioty.

Jak efektywnie wdrożyć w firmie właściwe standardy

• Potwierdź, jakie prawa własności intelektualnej bądź inne dobra niematerialne posiada firma i jakich wymagają działań – m.in. wiążącego prawnie nabycia lub okresowego odnawiania
• Określ podejście i zasady zarządzania własnością intelektualną w przedsiębiorstwie, kształtując w ten sposób kulturę innowacyjności organizacji
• Zadbaj o świadomość prawną kluczowych pracowników poprzez okresowe szkolenia z prawa własności intelektualnej i tajemnicy przedsiębiorstwa
• Stwórz wzory umów i okresowo je weryfikuj lub nawiąż stałą współpracę ze specjalistami
• Wyznacz osoby odpowiedzialne w firmie za kształtowanie zobowiązań w zakresie własności intelektualnej i monitoruj ich realizację

Zweryfikuj, jaki model realizowania strategii zarządzania dobrami niematerialnymi jest optymalny dla Twojej firmy lub projektu. Punktem wyjścia jest świadomość, że prawa własności intelektualnej stanowią aktywa przedsiębiorstwa i mają bardzo wymierną wartość. I tak jak zakup nieruchomości zabezpieczamy aktem notarialnym czy nabywając samochód określamy jego szczegółowe dane i sprawdzamy poprzednich właścicieli, tak przy zabezpieczaniu rozwiązań technologicznych musimy w odpowiedni sposób skonstruować niezbędne dokumenty. W firmie mamy procedury dotyczące przeglądów technicznych aut i opłacania ubezpieczenia. Podobnie w przypadku portfolio praw własności przemysłowej musimy pamiętać o ich systematycznym odnawianiu, używaniu i monitorowaniu rynku. Dobra niematerialne mogą stanowić większą wartości niż pozostały majątek firmy i być cennym źródłem przychodów. Warto o nie dbać!

---

Przeczytaj także: Od Compliance do Strategii: Rola ESG w nowoczesnym biznesie

Last Updated on 13 grudnia, 2024 by Elżbieta Wieleba