NOWA USTAWA O ZATRUDNIANIU CUDZOZIEMCÓW. Co czeka pracodawców od 1 maja 2025?

Ekspert: Adw. Marcin Czarniawski, Departament Wsparcia Biznesu, RK Legal

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce wkracza w nową erę – 1 maja 2025 r. zacznie obowiązywać ustawa, która istotnie zmieni dotychczasowe zasady i procedury. Pracodawcy muszą przygotować się na większą cyfryzację, surowsze sankcje i większe ograniczenia w wydawaniu zezwoleń. 

Nowe przepisy w całości uchylają i zastępują dotychczasową ustawę o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy z 20 kwietnia 2004 r. Ustawa jest realizacją kamieni milowych zawartych w KPO i stanowi element wdrażania Strategii Migracyjnej Polski na nadchodzące lata. Jest też reakcją na pojawiające się nieprawidłowości w funkcjonowaniu systemu wizowego.

Zmiany są daleko idące i obejmują niemal wszystkie etapy procesu zatrudnienia. Głównym ich założeniem jest z jednej strony – ochrona polskich pracowników przed zaniżaniem standardów na rynku pracy, z drugiej – ochrona pracodawców przed nieuczciwą konkurencją ze strony przedsiębiorców nieprzestrzegających przepisów w zakresie zatrudniania cudzoziemców. Czy jednak rzeczywiście podnoszone przez pracodawców postulaty dotyczące procedur zatrudnieniowych podnoszone na rynku znajdują odzwierciedlenie w przepisach?

Pełna elektronizacja procedury

Zgodnie z ustawą, całe postępowanie w sprawie zatrudnienia cudzoziemca ma docelowo odbywać się w formie elektronicznej – od złożenia wniosku aż do wydania i przekazania decyzji. Wszelkie pisma i dokumenty mają być sporządzane wyłącznie w formie elektronicznej.

To jedna z kluczowych i najbardziej oczekiwanych zmian wprowadzonych ustawą. Urzędy ds. cudzoziemców od lat należą do najbardziej przeciążonych jednostek w kraju, a w okresie rosyjskiej inwazji na Ukrainę i kolejnej fali migracji z Bliskiego Wschodu stan ten osiągnął apogeum. Przejście z formy papierowej na elektroniczną powinno usprawnić i odformalizować procedurę. Zmiana ta nie zostanie jednak wdrożona natychmiast, bowiem ustawa zakłada 2-letni okres przejściowy, w czasie którego organy mają przygotować się na wdrożenie odpowiednich systemów informatycznych.

Ograniczenia w wydawaniu zezwoleń

W reakcji na głośne przypadki nieprawidłowości w systemie wizowym („afera wizowa”), ustawa ustanawia też bardzo istotne ograniczenia w wydawaniu zezwoleń na pracę, mające „uszczelnić” system i wyeliminować przypadki nadużywania prawa. Wojewoda będzie zobligowany do wydania decyzji odmownej w zakresie zezwolenia na pracę lub wpisu oświadczenia do ewidencji m.in. w przypadku, gdy:

• cudzoziemiec będzie wykonywać pracę na rzecz podmiotu innego niż podmiot wnioskujący o zezwolenie, chyba że podmiot powierzający pracę będzie agencją pracy tymczasowej – w praktyce oznacza to ograniczenie możliwości stosowania outsourcingu pracowniczego cudzoziemców poza ramami przepisów o pracy tymczasowej,
• pracodawca-użytkownik lub podmiot, do którego cudzoziemiec ma być delegowany nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy danemu cudzoziemcowi,
• podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi „został ustanowiony lub działa w celu ułatwienia cudzoziemcom wjazdu do Polski”.

W szczególności istotne będzie to, jak w praktyce interpretowana będzie ostatnia z wymienionych przesłanek. Ustawa posiłkowo wskazuje tu, że przy ustalaniu tych okoliczności wojewoda będzie mógł badać szereg danych, takich jak np. stosunek liczby złożonych powiadomień o niepodjęciu pracy do łącznej liczby zezwoleń na pracę czy stosunek liczby wniosków do ogólnej liczby zatrudnionych.

Zaostrzenie sankcji

Ustawa zaostrza także sankcje za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców. W najbardziej skrajnych przypadkach, nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi może wiązać się z grzywną nawet na poziomie 50.000 zł. Nowe przepisy przewidują również minimalny wymiar grzywny – nie niższy niż 3.000 zł za nielegalne powierzenie pracy jednemu cudzoziemcowi.

Podwyższone zostały także górne granice mandatów za wykroczenia związane z zatrudnianiem cudzoziemców, jakie mogą nakładać Straż Graniczna i PIP – z 2.000 do 10.000 zł.

Zniesienie testu rynku pracy

Ustawa przewiduje zniesienie procedury tzw. testu rynku pracy. To funkcjonująca do tej pory procedura, której celem było sprawdzanie, czy na miejsce pracy, które ma potencjalnie zająć cudzoziemiec, nie ma zapotrzebowania wśród polskich pracowników ubiegających się o zatrudnienie za pośrednictwem urzędu pracy. Procedura była jednak nieefektywna, nadmiernie sformalizowana i nie odzwierciedlała realnej sytuacji na rynku pracy.

Nowe przepisy zakładają, że to powiat zdecyduje, w jakich zawodach i branżach ograniczyć możliwość powierzania pracy cudzoziemcom i w jakim okresie.

Obowiązek przekazywania do organu kopii umowy

Po wejściu w życie ustawy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, któremu wydane zostanie zezwolenie na pracę (lub praca zostanie powierzona na podstawie oświadczenia) będzie zobowiązany przekazać kopię umowy zawartej z cudzoziemcem do organu – z wykorzystaniem specjalnie dedykowanego systemu informatycznego.

Zakaz łączenia podstaw pobytowych

Zgodnie z przepisami ograniczone zostaną możliwości zatrudniania cudzoziemców przebywających w Polsce na podstawie niektórych tytułów pobytu, takich jak pobyt w celu odwiedzin u rodziny lub przyjaciół, nauki w innej formie niż studia, leczenia, wizy wydanej przez inny kraj Strefy Schengen czy na podstawie ruchu bezwizowego.

Pierwszeństwo w rozpatrywaniu wniosków o zezwolenia na pracę

Przepisy ustanawiają także zasady pierwszeństwa jeśli chodzi o rozpatrywanie wniosków. W pierwszej kolejności mają być rozpatrywane wnioski o zezwolenia na rzecz podmiotów uwzględnionych w wykazie przedsiębiorców wykonujących w Polsce działalność gospodarczą o istotnym znaczeniu gospodarki narodowej. Następnie wnioski o kolejne zezwolenie dla pracodawcy, który już wcześniej powierzał pracę danemu cudzoziemcowi. Wnioski o zezwolenia dla cudzoziemców pracujących w grupach zawodów z niedoborami kadrowymi i wreszcie – pozostałe wnioski.

To jedynie część zmian zawartych w nowej ustawie. Zmianie ulegają także obowiązki informacyjne wobec urzędów czy warunki wpisów oświadczeń o powierzeniu pracy.

Nowe ograniczenia są dość daleko idące i o ile przepisy mogą „uszczelnić” system pod kątem przeciwdziałania fikcyjnemu zatrudnieniu oraz nieuczciwości pracodawców nadużywających procedur, o tyle wydaje się, że niekoniecznie będą sprzyjać przyspieszeniu i uproszczeniu procedur. Nie zmniejszy się przy tym liczba okoliczności podlegających weryfikacji przez urzędy. Cieszy jednak np. zamiar zelektronizowania dotychczas mocno zbiurokratyzowanego i sformalizowanego systemu.

Przeczytaj także: Coraz więcej firm gotowych na raportowanie zgodne z CSRD. Finansowanie działań zrównoważonych nadal dużym wyzwaniem dla polskich firm

Last Updated on 22 kwietnia, 2025 by Samir Malki