Organizacja wydarzeń a ryzyka prawne – najczęstsze niedopatrzenia organizatorów

Ekspert: r.pr. Katarzyna Chramiec-Francuz, Departament Wsparcia Biznesu, RK Legal

Organizacja wydarzenia, niezależnie od jego charakteru – konferencji branżowej, eventu sportowego czy spotkania promocyjnego – wiąże się z szeregiem obowiązków o charakterze prawnym. W praktyce jednak wiele firm nie przywiązuje należytej wagi do dokumentacji regulującej kwestie kluczowe z perspektywy odpowiedzialności cywilnoprawnej, ochrony danych osobowych czy praw własności intelektualnej.

Z perspektywy zespołu kancelarii RK Legal, wspierającego organizatorów wydarzeń w zakresie obsługi prawnej, najczęstsze uchybienia dotyczą kilku obszarów.

Brak prawidłowych licencji i zgód na wykorzystanie znaków towarowych

Elementem często pomijanym w umowach zawieranych z partnerami, sponsorami czy wystawcami jest prawidłowe uregulowanie zasad korzystania ze znaków towarowych. Zdarza się, że organizatorzy umieszczają logotypy partnerów w materiałach promocyjnych, na stronie internetowej czy w przestrzeni wydarzenia bez uprzedniego uzyskania stosownej licencji lub zgody.

Tymczasem korzystanie z cudzego oznaczenia bez wyraźnej podstawy prawnej może stanowić naruszenie praw własności przemysłowej, skutkujące roszczeniami ze strony właściciela znaku.

Często zdarza się, że klienci zawierają umowy licencyjne na korzystanie ze znaku towarowego z niewłaściwym podmiotem. Podmioty te, choć posługują się znakiem w działalności operacyjnej, często nie są jego formalnymi właścicielami – prawa do znaku należą do innego podmiotu np. z grupy spółek do której należy podmiot. Ważna jest zatem odpowiednia weryfikacja przedmiotu umowy przed jej podpisaniem.

Niewystarczające zapisy dotyczące rozpowszechniania materiałów z wydarzenia

Wizerunek uczestników, nagrania wystąpień, zdjęcia z paneli czy relacje z wydarzenia to materiały, które mogą podlegać ochronie prawnej. W praktyce jednak organizatorzy często ograniczają się do ogólnego zapisu w regulaminie wydarzenia, który nie spełnia wymogów wynikających z przepisów o ochronie dóbr osobistych ani z RODO.

Dla uniknięcia ryzyka prawnego konieczne jest uzyskanie wyraźnych, konkretnych zgód na wykorzystanie wizerunku czy uregulowanie praw do korzystania z nagrań i prezentacji prelegentów.

Z tej perspektywy, istotne jest solidne przygotowanie regulaminu wydarzenia – który będzie akceptowany przez uczestników. Z naszego doświadczenia wynika jednak, że organizatorzy wydarzeń zapominają o tej istotnej kwestii.

Braki w dokumentacji RODO

Organizacja wydarzenia wiąże się zazwyczaj z szerokim zakresem przetwarzania danych osobowych – począwszy od rejestracji uczestników, przez komunikację marketingową, aż po publikację relacji zdjęciowych i wideo. Niestety, nadal zdarza się, że dokumentacja związana z ochroną danych osobowych jest niedostosowana do realiów danego wydarzenia lub wręcz niekompletna.

Najczęstsze nieprawidłowości to:

• brak klauzul informacyjnych przy zapisach na wydarzenie,
• brak odpowiednich zgód dotyczących danych osobowych lub marketingowych,
• nieuregulowane relacje z podmiotami przetwarzającymi dane na zlecenie organizatora (np. agencjami eventowymi).

la zapewnienia bezpieczeństwa prawnego wydarzenia niezbędne jest opracowanie kompleksowej dokumentacji – najlepiej we współpracy z ekspertami.

Niewystarczające zabezpieczenie interesów w przypadku odwołania wydarzenia

Zdarzenia losowe – takie jak awarie, czynniki atmosferyczne, sytuacje polityczne lub zdarzenia nadzwyczajne (np. pandemia) – mogą skutkować koniecznością odwołania wydarzenia. W takich sytuacjach kluczowe znaczenie ma treść zawartych umów.

W praktyce wiele umów nie zawiera prawidłowo skonstruowanych klauzul dotyczących:

• siły wyższej,
• odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania,
• zasad rozliczeń z podwykonawcami i partnerami.

Brak precyzyjnych zapisów może prowadzić do sporów oraz roszczeń o zwrot kosztów lub odszkodowania.

Często, możemy już na etapie umowy przewidzieć ewentualne przeszkody w jej wykonywaniu i w ten sposób zabezpieczyć interesy Klienta w przypadku niemożności jej realizacji, tak aby uniknąć nałożenia dotkliwych kar umownych.

O czym warto pamiętać jako organizator wydarzenia?

Odpowiednia dokumentacja prawna stanowi istotny element profesjonalnej organizacji wydarzenia. Zabezpiecza interesy organizatora, minimalizuje ryzyko odpowiedzialności oraz ułatwia sprawne zarządzanie relacjami z partnerami i uczestnikami.

W RK Legal wspieramy klientów na wszystkich etapach przygotowania wydarzenia – od analizy i tworzenia umów, przez przygotowanie polityk i klauzul RODO, aż po zabezpieczenie praw własności intelektualnej.

Przeczytaj również: Ubezpieczenia w procesie inwestycji budowlanej – przegląd ryzyk i rozwiązań

Last Updated on 7 maja, 2025 by Samir Malki