Jak pandemia przyspieszyła cyfrową rewolucję i dlaczego warto być innowacyjnym

Cyfrowa rewolucja zaczęło się dawno temu, ale na początku tego roku gwałtownie przyspieszyła. Koronawirus sprawił, że z dnia na dzień musieliśmy odnaleźć się w nowej rzeczywistości pełnej ograniczeń i zakazów. Konieczność zachowania dystansu społecznego i restrykcje związane z przemieszczaniem się dotknęły cały świat biznesu. Nie wszyscy byli na to przygotowani.

Na szczęście nowe technologie, na jakie Vistra Poland zdecydowała się już kilka lat temu, okazały się doskonałą inwestycją. Dzięki nim mogliśmy nieprzerwanie i bez znacznych opóźnień świadczyć usługi naszym klientom, zapewniając im spokój ducha w tych niepewnych czasach.

Bezpieczeństwo danych klienta

Bezpieczeństwo powierzanych nam danych to od zawsze kwestia priorytetowa w nasze firmie. Dlatego kiedy z dnia na dzień cała firma (i większość pracowników biurowych na świecie) przeszła na pracę zdalną, dzięki intensywnej pracy naszego zespołu IT i wdrożeniu rozwiązań odpowiednich dla sektora finansowego, dostarczanych przez renomowanych dostawców, nasi pracownicy mogli pracować „jak z biura”.

W branży outsourcingu bezpieczeństwo danych jest szczególnie ważne. Nasi pracownicy wielokrotnie  w ciągu dnia logują się do banków by realizować płatności w imieniu klientów. Równocześnie, dziś częściej niż kiedykolwiek dochodzi do ataków hackerskich, dlatego tak istotne jest budowanie „odporności” firmy na wielu płaszczyznach. To już nie tylko samo zabezpieczanie danych, ale także monitorowanie ruchu w sieci, ochrona tożsamości pracowników oraz ciągłe szkolenia uwrażliwiające na stosowane przez hackerów sztuczki z zakresu psychologii i inżynierii społecznej.

Dane księgowe oraz kadrowo-płacowe w chmurze

Najważniejszymi narzędziami, które umożliwiły kilkuset naszym księgowym i specjalistom ds. kadr i płac efektywną pracę zdalną są platformy internetowe do elektronicznej wymiany dokumentów księgowych oraz danych kadrowo-płacowych.

Pierwsze z rozwiązań to narzędzie do przechowywania i procesowania skanów dokumentów kosztowych w chmurze. Zastosowana w nim technologia Optical Character Recognition (OCR), rozpoznająca większość podstawowych danych ze skanu, znacznie ułatwia pracę księgowym i eliminuje ewentualne pomyłki. Znika potrzeba przesyłania do biura papierowych dokumentów, co pozwala zachować bezpieczeństwo epidemiologiczne. Platforma umożliwia także odwzorowanie procesu merytorycznej weryfikacji i akceptacji faktur, zgodnie z zasadami ładu korporacyjnego klienta, oraz zapewnia możliwość audytu tego procesu. Rozwiązanie, które sprawdza się od kilku lat, w czasie pandemii okazało się wyjątkowo przydatne.

Drugim narzędziem, które stanowi bezpieczne pod wieloma względami rozwiązanie, dedykowane jest klientom, dla których świadczymy usługi kadr i płac. To portal pracowniczy służący do elektronicznej wymiany wszelkich informacji i dokumentów kadrowo-płacowych, takich jak grafiki pracy, wnioski urlopowe czy paski wynagrodzeń. Pracownicy klienta otrzymują dostęp do pulpitu, gdzie samodzielnie wypełniają ewidencję czasu pracy, bez względu na to skąd wykonują swoje obowiązki. Pracodawca ma pełną kontrolę nad procesami i pewność, że narzędzie jest zawsze zaktualizowane i dostosowane do częstych zmian w prawie pracy.

Co dalej?

Obecnie, dla naszych największych klientów budujemy system wymiany informacji poprzez dedykowane hurtownie danych. Wdrażane rozwiązanie pozwala importować dane bezpośrednio z systemów sprzedażowych klienta, które następnie trafiają do systemu księgowego Vistry. Dodatkowo, pracujemy nad zautomatyzowaniem procesów raportowania, tak aby klient miał dostęp do danych w czasie rzeczywistym.

Wraz ze zwiększającymi się obowiązkami legislacyjnymi, istotną rolę odgrywają narzędzia umożliwiające klientom kontrolę nad kompletnością składanych deklaracji podatkowych i pozostałej sprawozdawczości wynikającej z przepisów prawa. Dla podmiotów obsługujących klientów na kilkudziesięciu rynkach, takie narzędzia dają możliwość kontroli obowiązków raportowych dla całych grup kapitałowych – dlatego jest to kolejna nowość, którą mamy nadzieję zaproponować w najbliższym czasie.

Również administracja państwowa zmierza ku digitalizacji – od 2018 r. wszystkie deklaracje VAT składane są drogą elektroniczną. Pandemia opóźniła termin wprowadzenia kolejnej zmiany – pliku JPK mającego zastąpić deklarację VAT. W teorii zmiana to miała być uproszczeniem, w praktyce natomiast oznacza konieczność wprowadzenia dużych zmian w systemach informatycznych, nad którymi od dawna pracujemy, bowiem wymagana będzie konieczność dodatkowego kodowania każdej transakcji.

Digitalizacja rozpoczęta wiele lat temu przez firmy outsourcingowe, takie jak Vistra, na początku tego roku nieoczekiwanie okazała się ich wielkim atutem, dzięki któremu mogły bez zakłóceń kontynuować działalność, zapewniając bezpieczeństwo swoim klientom.

Warto postawić na innowacje – prędzej czy później stają się nową rzeczywistością.

Autor:

Anna Łoś

Anna Poliszkiewicz

Vistra Poland

Last Updated on 12 lutego, 2021 by Łukasz