Okiem eksperta – Technologia w nieruchomościach

5 KROKÓW DO TRANSFORMACJI CYFROWEJ W NIERUCHOMOŚCIACH

Rok 2020 zmienił świat. Co do tego nie mamy wątpliwości. Spośród wielu aspektów zmian, tę najbardziej przełomową, moim zdaniem, jest powszechne zrozumienie, że nie ma już odwrotu od codziennego stosowania nowych rozwiązaniach technologicznych, które dzisiaj wyrastają jak grzyby po deszczu praktycznie w każdym obszarze naszego życia. Czy się nam to podoba czy nie. Technologia wpycha się drzwiami i oknami. Umożliwia sprawną kontynuację biznesu pomimo trudnych warunków lock downu i pracy zdalnej. Dzisiaj technologia to już nie jakieś trudne słowo – proptech, fintech czy inny tech – dzisiaj technologia to strategia i narzędzia, dzięki którym firmy mogą działać i dzięki którym uzyskają przewagę konkurencyjną. Dzisiaj każda firma musi stać się firmą technologiczną. Nie wystarczy sprytny pracownik, który ogarnia lub firma, która zarządza i archiwizuje nasze serwery czy dostarcza jakieś oprogramowanie. 

Dzisiaj TRANSFORMACJA CYFROWA to BYĆ ALBO NIE BYĆ dla organizacji.

Obszar nieruchomości całkiem wytrwale opierał się tym trendom, które przecież nie są już żadną rewolucją  w XXI wieku. Transakcje face-to-face, osobiste podpisy, dokumenty w papierze, excelu czy wordzie, nie ciekawe zdjęcia dostępnych powierzchni, rozproszone bazy danych a przede wszystkim brak spójności i transparentności danych odnośnie nieruchomości zarówno w kontekście historycznym jak i bieżącym. 

Według corocznego badania KPMG “Is your digital in the right hands?” ze 188 przebadanych firm na świecie tylko 29% potwierdziło, że posiada strategię cyfrową dla całej organizacji, kolejne 29% ma strategię cyfrową w niektórych obszarach a 19% nie ma jej w ogóle. Poziom integracji wewnątrz organizacji średnio wynosi 5,4 pkt na 10 możliwych.

Inwestycje w obszar technologii aż przez 40% nie są uważane za priorytet a 34% nie ma w swoich zasobach osoby odpowiedzialnej za wdrażanie cyfrowej transformacji. A główne założenia digitalizacji to wcale nie zwiększenie przychodów a raczej optymalizacja kosztów czy poprawa efektywności procesów i przyspieszenie podejmowania decyzji.

Oczywiście zakładam, że dane z raportu badania w roku 2020, przyniosą znaczną zmianę w tym podejściu, aczkolwiek rewolucji się nie spodziewam bo w roku 2020 organizacje w dużej mierze skupione były na zaadoptowaniu się do nowej sytuacji i wdrożeniu awaryjnych strategii optymalizujących koszty w celu wykonania przyjętych celów. 

Droga do transformacji cyfrowej w nieruchomościach nie jest więc usłana różami. Dlaczego? Według badań EY z 2020 roku wśród właścicieli nieruchomości 53% respondentów twierdzi, że brakuje im odpowiednich osób z kompetencjami w zakresie nowych technologii. Poza tym ciągle w obszarze nieruchomości funkcjonuje zasada, że “jeżeli coś się nie popsuło to nie należy tego zmieniać”. 58% twierdzi, że trudno jest zintegrować nowe systemy z istniejącą infrastrukturą w organizacji. A aż 39% respondentów badania EY jest przed wdrożeniem jakiegokolwiek rozwiązania technologicznego! Trudno się więc dziwić, że obszar ten to w dalszym ciągu raczej zamknięta księga niż znany na pamięć przewodnik. Ciągle jesteśmy na etapie udowadniania, że nowoczesne rozwiązania muszą stać się częścią strategii, poprawy efektywności kosztowej i wydajności organizacji.

CYFROWA TRANSFORMACJA W NIERUCHOMOŚCIACH – DLACZEGO JEST NIEZBĘDNA?

Dzisiaj to właściwie pytanie retoryczne. Organizacje, które nie dostosują się do zmieniającej się rzeczywistości po prostu znikną i tym razem zajmie to dużo krócej niż Nokii czy Kodakowi. Według badań McKinsey potwierdził, że średni okres działalności firmy z listy Standard & Poor 500 wynosił 61 lat w roku 1958. Dzisiaj to mniej niż 18 lat.  McKinsey szacuje, że w 2027, 75% firm dzisiaj znajdujących się na S&P 500 po prostu zniknie. Bez cyfrowej transformacji na pewno wiele przedsiębiorstw nie przetrwa. A z całą pewnością nie w niezmienionej formule. 

Dzisiaj liczy się szybkość reakcji, elastyczność, zwinność w działaniu i podejmowaniu decyzji oraz personalizacja rozwiązań do oczekiwań klienta. Wszystkie rozwiązania muszą być zaprojektowane dla nowej, cyfrowej podróży (customer journey) klienta. Organizacja musi na nowo zrozumieć oczekiwania odbiorców swoich usług i produktów.  I nie ma tutaj jednolitego podejścia. Każda firma jest inna, ma inne wyzwania, inne możliwości i różne procedury. 

Trzeba dążyć do uproszczenia, ujednolicenia i wzmocnienia procesów i transakcji w świecie nieruchomości za pomocą wykorzystania technologii zarówno w zakresie software jak i hardware. Dzisiaj nieruchomości muszą być SMART czyli sprytne i dostosowane do potrzeb klienta. Muszą być WELL czyli “zdrowe” i “wygodne”. A technologia powinna być  w tym wszystkim katalizatorem do optymalnego wykorzystania nieruchomości.

Technologia w nieruchomościach zaczyna dziś przybierać “ludzkie” oblicze i w miejsce trudnych słów takich jak: bigdata, AI, VR, blockchain, robotyzacja, chatbot pojawiają się konkretne rozwiązania, narzędzia, platformy i aplikacje, które zmieniają naszą codzienność i odrywają tę, od zawsze nieruchomą nieruchomość, przenosząc ją w zdalną chmurę.  Ludzie muszą zbudować nowe cyfrowe strategie poprzez analizę trendów i nowych technologii, które nie zaadoptowane będa miały niszczący wpływ na dalszy rozwój organizacji. Trzeba znaleźć nową ścieżkę rozwoju cyfrowego na bazie zrozumienia i analizy nowej cyfrowej podróży klienta.

KROK 1 – SMART REAL ESTATE : BIG DATA & DATA ANALYTICS – Zbieraj i przeanalizuj dane. 

Nieruchomości i usługi z nimi związane są przepełnione informacjami na temat budynków, ich projektów, urządzeń i systemów, budowy, użytkowania, zarządzania, najemców, właścicieli, agentów. Dane te gromadzone są w najróżniejszy sposób na różnych nośnikach, w aplikacjach, systemach, programach, CRMach itp. Zmiennych jest tak dużo i ciągle generowane są nowe, że tzw. analiza “na piechotę” nie miałaby najmniejszych szans a w najlepszym przypadku w momencie zakończenia byłaby najprawdopodobniej już nieaktualna. Porównując dane zdarzeń historycznych, analizę zachowań behawioralnych i społecznych oraz bieżące dane przewidujemy trendy, zachowania klientów, potrzeby najemców, zachowania inwestorów i ich wpływ na wartość i cenę nieruchomości w określonym momencie w czasie (predictive analytics). To klucz do rozwoju, poprawy efektywności działania i zwiększenia zysków przedsiębiorstwa. 

I tak na przykład zrozumienie zachowań najemców w czasie może nam wskazać najbardziej prawdopodobnego zainteresowanego najmem lub zakupem. Analiza danych o wielkości, dostępności, cenie czy lokalizacji na potrzeby stworzenia heat map (mapy ciepła) pozwoli na wybór najlepszej nieruchomości dla naszego klienta.

KROK 2 – SMART REAL ESTATE 2 ETAP: Sztuczna inteligencja (AI) i uczenie maszynowe (machine learning)

Wiemy już, że dane i to w jaki sposób możemy je wykorzystać poprzez analizę, w świecie nieruchomości są podstawą do zdobycia przewagi konkurencyjnej. Jednak ogrom tych informacji pojawiających się w czasie rzeczywistym wymagałby ogromnej ilości czasu i zasobów stąd więc pojawiają się narzędzia technologiczne do takiej analizy. Wśród nich technologia sztucznej inteligencji i maszynowego uczenia – nie tylko błyskawicznie zbiorą ale przeanalizują i zinterpretują dostępne wymagane dane. To narzędzia, dzięki którym informacja przeniesie nas dosłownie w inny wymiar. Zyskujemy wgląd w dane dotyczące danego obszaru rynku, konkretnych nieruchomości, informacje dotyczące zwrotów z inwestycji, wreszcie dobierając, wskazując odpowiednią powierzchnię lub budynek do potrzeb klienta. Czas by agenci nieruchomości również przeszli na wyższy wymiar współpracy z technologią, która pomoże im zwiększyć efektywność i wydajność a także zapewnić wyższą satysfakcję klienta.

Sztuczna inteligencja pomaga maszynom oceniać, wyciągać wnioski, rozwiązywać problemy czy podejmować decyzje według rozpoznanego wzorca. Dzięki temu powtarzalne lub czasochłonne zadania można łatwo zautomatyzować. A komunikację powierzyć chatbotom, które są aktywne 24/7 pomagając klientom i odpowiadając na ich zapytania.

Algorytmy sztucznej inteligencji dzisiaj czerpiąc zarówno z wewnętrznych źródeł systemów jak i zewnętrznych znajdują zastosowanie np w zarządzaniu energią ostrzegając przed pikami zużycia analizując dane pogodowe i tym samym umożliwiając wczesną reakcję ustawień BMS umożliwiając obniżenie kosztów utrzymania obiektu.

KROK 3 – REAL ESTATE – TECHNOLOGIA FINANSOWA: BLOCKCHAIN

Blockchain wprawdzie na pierwsze skojarzenie przywodzi na kryptowaluty a przecież wykorzystanie tej technologii to znacznie więcej. Blockchain zarówno przechowuje zaszyfrowane dane jak też jest otwartym cyfrowym rejestrem transakcji i umów, które jak pojawią się w tym rejestrze nie mogą zostać zmienione. Transparentność, bezpieczeństwo, elektroniczne dokumenty a w końcu wyeliminowanie pośredników takich jak np. bank. Brzmi nieźle prawda? Dużo szybciej, automatycznie i dostępnie. Nie ma tu miejsca na oszustwa finansowe czy cyberataki bo rejestr transakcji nie ma jednego właściciela. Blockchain dopiero się rozpędza znajdując zastosowanie w wielu branżach, to rozwiązanie które stanie się coraz bardziej powszechne głównie ze względu na zapewnienie bezpieczeństwa transakcji i ich szybkość co w dzisiejszym świecie stanowi o konkurencyjności.

KROK 4 – ZDALNY DOSTĘP – PRZEJŚCIE DO CHMURY

Rok 2020 przyniósł wymóg tego, co wcześniej bywało jedynie benefitem i to nie dla wszystkich, czyli pracy zdalnej. A skoro trzeba pracować w rozproszeniu i poza biurem zasoby organizacji muszą być dostępne skądkolwiek i kiedykolwiek. Transformacja cyfrowa organizacji to także wielowymiarowe przejście na pracę w systemach, aplikacjach, portalach i komunikatorach opartych o bazy danych umieszczone w chmurze. Z szybkim i łatwym dostępem. Wydaje się dzisiaj oczywistą oczywistością chociaż pewnie w wielu organizacjach zarówno mikro i średnich jak i tych dużych ciągle jeszcze znajdziemy wiele informacji umieszczanych na twardych dyskach laptopów lub komputerów stacjonarnych, nie udostępnionych do korzystania przez osoby współpracujące.

Dzisiaj w chmurze powinny znaleźć się systemy do zarządzania sprzedażą, marketingiem, zarządzaniem współpraca z klientami czy wspólne dyski organizacji. A poza tym cała technologiczna baza narzędzi do współpracy z klientami czy to w formie aplikacji webowych, mobilnych czy systemów do zarządzania nieruchomościami, gdzie wystarczy się zalogować, żeby być na bieżąco z wszystkimi informacjami, bez wykonywania telefonów, pisania maili i czekania na odpowiedź – wszystkie dane i dokumenty odnośnie danego projektu dostępne od ręki. A dodatkowo lepsze zabezpieczenie przed atakami hakerskimi i zapewnienie ciągłości biznesu. 

KROK 5 – ZMIANA KULTURY ORGANIZACJI

Cyfrowa transformacja dzisiaj to podstawa do przetrwania organizacji. Zarządzanie danymi, ich analiza, robotyzacja procesów, sztuczna inteligencja. Transformacja to zdecydowanie coś więcej niż wdrożenie aplikacji, korzystanie z platformy czy elektroniczny obieg dokumentów. To ponowne wymyślenie albo raczej ciągłe  wymyślanie na nowo modelu biznesowego zarówno w obszarze podstawowego biznesu jak i poprzez tworzenie nowych gałęzi rozwoju i źródeł przychodu. I oczywiście konieczność znalezienia balansu pomiędzy nimi. Transformacja to ciągła zmiana. Wdrażana w wyniku analizy oczekiwań klientów a nie jedynie poprzez optymalizację procesów wewnętrznych. Wymagająca zaangażowania całego ekosystemu organizacji a wręcz niejednokrotnie zmiany jej kultury. Nie wystarczy zwiększenie efektywności działu IT, to jedynie początek. Innowacja technologiczna może powstawać poprzez wydzielenie zespołów w pełni ukierunkowanych na poszukiwanie i wdrażanie nowoczesnych technologii i nowych modeli biznesowych lub poprzez współpracę, lub też joint venture czy akwizycję, z podmiotami zewnętrznymi z rynku. Stworzenie komfortowego wewnętrznego ekosystemu w organizacji otwartej na poszukiwanie rozwiązań i partnerów z rynku. Więcej, otwartego na współpracę również z podmiotami konkurencyjnymi co może pozwolić na zwiększenie zasięgu rynku czy wykorzystanie dostępnych narzędzi lub produktów. Cała kultura organizacji musi zostać podporządkowana transformacji poprzez edukację, dobre zarządzanie i dobrą komunikację. Trzeba zacząć pracować w modelu zwinnym, odchodząc od sztywnych podziałów, procedur i uzgodnionych planów, akceptując zmianę jako element budowania, bazując na komunikacji i elastyczności dla szybkiego dostarczenia rozwiązania i  tworząc otoczenie przyjazne dla osób myślących innowacyjnie. 

Takie podejście, nastawione na interaktywną komunikację klientami ma na celu stworzenie spersonalizowanego doświadczenia klienta wzmagającego wzajemną współpracę i produktywność organizacji.

Autor:

Seweryna Afanasjew, MRICS
RICS World Europe Board Member

Last Updated on 31 marca, 2021 by Karolina Ampulska