Sygnaliści na poważnie

17 grudnia 2021 upływa termin na wdrożenie przez państwa członkowskie Unii Europejskiej regulacji przyjętych w Dyrektywie w sprawie osób zgłaszających naruszenia prawa Unii znanej szerzej jako Dyrektywa whistleblowingowa.

Dyrektywa i co dalej?

Nowe regulacje obejmą podmioty publiczne i przedsiębiorców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Dyrektywa wprowadza liczne obowiązki, których niewykonanie będzie zagrożone surowymi karami. Przede wszystkim będzie to obowiązek przyjęcia procedur zgłaszania nieprawidłowości ze szczególnym uwzględnieniem działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem oraz wprowadzenia wewnętrznych kanałów zgłoszeń umożliwiających zachowanie anonimowości przez sygnalistę.

Co istotne, państwa członkowskie mogą zobowiązać również mniejsze przedsiębiorstwa do ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości. Jaką decyzję podejmie polski ustawodawca?

Polska wciąż bez konkretów

W Polsce nie podjęto dotychczas prawie żadnych działań w celu zaimplementowania Dyrektywy. Wyznaczono jedynie Ministra właściwego do opracowania projektu ustawy. Co ciekawe, prace nad wdrożeniem dyrektywy poprowadzi Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii.

Trudno powiedzieć, czy polski ustawodawca przeniesie regulacje Dyrektywy do polskiej ustawy bez istotnych zmian, czy też zdecyduje się na bardziej rygorystyczne rozwiązania (tak jak to miało miejsce m.in. w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu czy w projekcie ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych).

Niezależnie od tego, jakie będzie podejście do nowych przepisów, już teraz wiadomo, że przedsiębiorcy napotkają na swojej drodze szereg problemów. W podmiotach, w których funkcjonują już systemy lub procedury zgłaszania nieprawidłowości, konieczne będzie dostosowanie ich do nowych regulacji. Ci zaś, którzy będą musieli wdrożyć regulacje od zera zmierzą się z problemami zarówno socjologicznymi, jak i technicznymi oraz technologicznymi.

Kanały zgłaszania nieprawidłowości

Zgodnie z Dyrektywą, kluczowe dla przedsiębiorców będzie wprowadzenie wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości, które umożliwią sygnalistom całkowite zachowanie anonimowości.

Z naszego doświadczenia wynika, że aktualnie większość przedsiębiorców, u których funkcjonuje procedura whistleblowingowa umożliwia pracownikom oraz innym osobom zgłaszanie nieprawidłowości za pomocą dedykowanych adresów e-mail, listownie czy poprzez wrzucenie informacji do skrzynki umieszczonej na terenie zakładu pracy. Takie rozwiązania na ten moment są wystarczające, jednak nie zawsze umożliwiają sygnaliście pozostanie anonimowym.

W związku z tym, że w Polsce słowo sygnalista to wciąż synonim słowa donosiciel (co na szczęście, bardzo powoli, ale zaczyna się zmieniać), często słyszymy, że pracownicy nie chcą korzystać z wymienionych kanałów zgłoszeń, ponieważ towarzyszy im przeświadczenie, że możliwość zachowania anonimowości jest pozorna (zawsze można zweryfikować, kto przesłał maila, znaleźć pracownika, który kojarzy pismo zgłaszającego czy też sprawdzić nagrania z monitoringu z okolic skrzynki).

Co może rozwiać wątpliwości sygnalisty i przekonać go, że nie zostanie zidentyfikowany? Na rynku coraz częściej pojawiają się chmurowe narzędzia IT umożliwiające całkowite zachowanie anonimowości. Są one wyposażone w funkcję szyfrowania danych sygnalisty po stronie zewnętrznego serwera, a dostęp do programu po stronie pracodawcy ma bardzo ograniczony krąg odbiorców.

Jednym z takich programów jest Whistlink – narzędzie stworzone przez Olesiński i Wspólnicy we współpracy z dostawcą usług IT Deviniti.

Whistlink w służbie compliance

Whistlink to proste w obsłudze narzędzie, które umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości oraz przeprowadzanie i dokumentowanie postępowań wyjaśniających.

Sygnalista poprzez Whistlinka ma możliwość dokonania zgłoszenia na kilka sposobów – w tym również całkowicie anonimowo, nie podając żadnych swoich danych. Dzięki temu zgłaszający ma pewność, że przedsiębiorca korzystający z tego narzędzia nie pozna jego tożsamości, ale nawet w takiej sytuacji program umożliwi dialog z anonimowym sygnalistą.

Istotną funkcją Whistlinka jest akcentowana w Dyrektywie możliwość prowadzenia postępowań wyjaśniających. Osoba odpowiedzialna za odbieranie zgłoszeń od sygnalistów może przyporządkowywać zgłoszenia do konkretnych kategorii (w zależności od tego, jakich nieprawidłowości dotyczą) oraz kontaktować się z osobą zgłaszającą nieprawidłowość w celu dopytania o okoliczności sprawy (sygnalista odpowiadając na zadane pytania wciąż może pozostać anonimowy!), zlecania zadań  określonym osobom oraz gromadzenia i zapisywania informacji uzyskanych w związku z toczącym się postępowaniem wyjaśniającym.

Whistlink umożliwia również informowanie sygnalisty o wszczęciu postępowania wyjaśniającego, podejmowanych działaniach oraz o wynikach postępowania. Dzięki tej funkcji sygnalista wie, że jego zgłoszenie zostało przeanalizowane i zapoczątkowało podjęcie odpowiednich działań.

W niestandardowych przypadkach (np. gdy zgłoszenie dotyczy osoby odbierającej zgłoszenia), osoba korzystająca z Whistlinka może za pośrednictwem systemu skierować zgłoszenie do osoby nadzorującej np. członków Zarządu czy Rady Nadzorczej, co dodatkowo potwierdza, że zgłoszenie nie zostanie pominięte.

Whistlink umożliwia również sporządzanie raportów dotyczących dokonanych zgłoszeń, co może być istotne m.in. dla spółek giełdowych, którym Giełda Papierów Wartościowych oraz Komisja Nadzoru Finansowego na konferencjach czy szkoleniach rekomenduje udział Rady Nadzorczej w procesie zarządzania nieprawidłowościami. Raporty generowane przez Whistlink mogą być przekazywane Radzie Nadzorczej i stanowić rekomendowany element sprawozdawczości.

Zgłoszenia i machine learning

Twórcy programu Whistlink postawili sobie za cel uzupełnienie istniejącego narzędzia o liczne rozwiązania oparte o uczenie maszynowe (machine learning). W przyszłości wdrożone zostaną funkcje pozwalające na maksymalnie zautomatyzowaną obsługę zgłoszenia, która będzie dokonywana dzięki „nauczeniu” programu standardu zgłoszeń. Co więcej, Deviniti pracuje nad udoskonaleniem raportowania, które docelowo ma dostarczyć gotowe, w pełni personalizowane podsumowania. Rozwijana jest również funkcjonalność analizy aktywności sygnalisty przed przesłaniem zgłoszenia: w tym czas spędzony w formularzu, edycja przygotowanego zgłoszenia itd. z pełnym poszanowaniem prawa do zachowania anonimowości.

Autor:

Justyna Papież
Olesiński & Wspólnicy
Senior Associate
Dział prawny
justyna.papiez@olesinski.com
 

Tomasz Wróblewski
Olesiński & Wspólnicy
Senior manager
Adwokat
tomasz.wroblewski@olesinski.com

Last Updated on 18 lutego, 2021 by Karolina Ampulska