Outsourcing logistyki wewnętrznej – sposób na elastyczność?

Wahania produktywności i potrzeba redukcji kosztów w okresie kryzysu gospodarczego

Kryzys gospodarczy wywołany epidemią koronawirusa SARS-COV-2 w istotnym stopniu wpłynął na poziom produkcji i sprzedaży w polskich przedsiębiorstwach przemysłowych. Według danych GUS, w kwietniu 2020 roku, wartość produkcji sprzedanej w sektorze przetwórstwa przemysłowego była aż o 27% niższa niż w marcu, i o 29% niższa niż rok wcześniej. Chociaż w kolejnych miesiącach nastąpiło wyraźne odbicie (wartość produkcji sprzedanej w sierpniu 2020 była już niemal taka sama jak w sierpniu 2019), to pomimo tak znacznych wahań, przez wszystkie miesiące 2020 roku łączne zatrudnienie w polskim przemyśle pozostawało na względnie stałym poziomie ok. 2,3 do 2,4 mln. zatrudnionych. To z kolei oznacza, że w miesiącach „kryzysowych” produktywność polskiego przemysłu (mierzona jako wartość produkcji sprzedanej na 1 zatrudnionego) znacznie spadła. Oczywiście, przynajmniej częściowo, stałe zatrudnienie w tym okresie mogło być efektem rządowych programów tarczy antykryzysowej, chroniących miejsca pracy. Można zadać jednak sobie pytanie czy tak znaczne wahania produktywności nie świadczą również o strukturalnych problemach z niską elastycznością zatrudnienia i kosztów?

Według badań prowadzonych m.in. przez firmę Deloitte i opublikowanych w raporcie „Global Outsourcing Survey”, potrzeba redukcji kosztów operacyjnych jest najczęściej wymienianą przez ankietowanych przyczyną, dla których przedsiębiorstwa decydują się na oddanie na zewnątrz wybranych procesów. Dotyczy to nie tylko logistyki, ale również szeregu innych usług i aktywności. Kolejne główne powody wymieniane przez firmy biorące udział w badaniu to potrzeba koncentracji na kompetencjach, które dane przedsiębiorstwo uznaje za kluczowe dla swojej działalności (na przykład produkcję, sprzedaż lub marketing), a także brak dostępnych własnych zasobów. Szczególnie w przypadku logistyki wewnętrznej, powierzenie odpowiedzialności za zarządzanie tym obszarem zewnętrznym specjalistom umożliwia osiągnięcie wszystkich powyżej wymienionych korzyści.

Elastyczność kosztów w modelu outsourcingu logistyki wewnętrznej

W wielu przedsiębiorstwach, logistyka postrzegana jest jako funkcja, która jest niezbędna do realizacji pozostałych procesów, jednak sama w sobie nie stanowi kluczowej kompetencji danej firmy, umożliwiającej wyróżnienie się na rynku i uzyskanie przewagi konkurencyjnej. Firmy produkcyjne często nie dysponują również własnymi zasobami niezbędnymi nie tylko do tego, aby na bieżąco realizować zadania związane chociażby z magazynowaniem komponentów produkcyjnych i wyrobów gotowych, ale również do ciągłego doskonalenia tych procesów, wdrażania innowacji i najlepszych praktyk, a także do wykorzystywania wiedzy dotyczącej rozwiązań stosowanych w innych przedsiębiorstwach o podobnym profilu.

Kluczowym powodem, dla którego outsourcing logistyki wewnętrznej w zakładach produkcyjnych może być realnym sposobem na obniżenie kosztów operacyjnych, jest wspomniana wyżej elastyczność osiągana poprzez zamianę stałych kosztów osobowych na zmienne koszty zewnętrznej usługi. Najczęściej stosowanym bowiem w umowach outsourcingu logistyki wewnętrznej modelem rozliczeń finansowych zrealizowanej usługi jest tzw. system „closed-book”, oparty na ustalonych kontraktowo stawkach za daną czynność (na przykład przyjęcie palety, wydanie sztuki produktu itp.). Dzięki temu, firmy decydujące się na outsourcing logistyki wewnętrznej zyskują znaczną elastyczność kosztów, automatycznie ulegających zmniejszeniu w sytuacji, w których, zwłaszcza w sytuacjach nieprzewidzianych, wolumen wyprodukowanych lub wysłanych z zakładu produkcyjnego produktów danego przedsiębiorstwa ulega obniżeniu.

Redukcja kosztów operacyjnych, koncentracja na kluczowych obszarach działalności oraz dostęp do wyspecjalizowanych pracowników to jednak nie jedyne powody, dla których warto rozważyć powierzenie odpowiedzialności za logistykę wewnętrzną ekspertom, dla których stanowi ona „core business”. Outsourcing logistyki wewnętrznej różni się na przykład od usług oferowanych przez agencje pracy tymczasowej tym, że partner outsourcingowy, w przeciwieństwie do agencji, nie ma za zadanie wyłącznie „dostarczenie” do zakładu produkcyjnego lub magazynu określonej liczby pracowników, ale jednocześnie bierze odpowiedzialność za efektywność i jakość procesów logistycznych, którymi zarządza. Ponieważ wyspecjalizowane w podobnych usługach firmy dysponują zazwyczaj wieloletnim doświadczeniem i kompetencjami osób odpowiedzialnych za zarządzanie kompleksowymi operacjami logistycznymi, ich klienci nie zyskują wyłącznie dodatkowych zasobów, ale również uzyskują dostęp do najlepszych praktyk uznanych ekspertów w logistyce. W połączeniu z procesami ciągłego doskonalenia i nieustannej identyfikacji inicjatyw optymalizacyjnych prowadzi to z czasem również do większej wydajności procesów, a w konsekwencji – do jeszcze większej redukcji kosztów. Dlatego, wybierając partnera w zakresie outsourcingu logistyki wewnętrznej warto nawiązać współpracę z firmą, która w ramach obsługi logistycznej danego klienta oferuje również tzw. model „gain-share”. Jego podstawą jest uzgodniony mechanizm podziału zysków z optymalizacji kosztów, dzięki czemu zarówno klient, jak i partner logistyczny są odpowiednio zmotywowani do ciągłego poszukiwania nowych usprawnień i sposobów optymalizacji procesów. Jest to bardzo korzystny model współpracy, zwłaszcza w porównaniu do tradycyjnego outsourcingu logistycznego, w którym zazwyczaj obowiązują ustalone w toku negocjacji stałe ceny, niezależne od wzrostu efektywności i wydajności procesów.

Dostęp do kompetencji partnera logistycznego i ciągła optymalizacja procesów

Możliwość ciągłego doskonalenia operacji i redukcji kosztów wymaga jednak wysokiego stopnia kompetencji i doświadczenia partnera logistycznego, któremu klient decyduje się powierzyć w zarządzanie wybraną część procesów. W procesie selekcji partnera logistycznego, warto zwrócić uwagę na stosowane w danej firmie narzędzia służące do prowadzenia systematycznych analiz, które następnie stanowią podstawę do wdrażania usprawnień zwiększających efektywność i wydajność procesów logistycznych. Istotnym kryterium decydującym o nawiązaniu współpracy z danym partnerem powinna być również jego znajomość specyfiki danej branży i jej unikalnych wymagań, potwierdzona współpracą z innymi przedsiębiorstwami z danego sektora.

Ciągłe doskonalenie procesów, jak sama nazwa wskazuje, musi odbywać się w sposób ciągły. To oznacza również konieczność stałego dopływu nowych, świeżych pomysłów, inicjatyw i propozycji zmian. Jak pokazuje niemal 30-letnie doświadczenie firmy HUB Logistics w Finlandii i w Polsce, źródłem najlepszych usprawnień tego rodzaju są zazwyczaj pracownicy liniowi, którzy, będąc na co dzień najbliżej realizowanych przez siebie procesów, są w stanie najlepiej odpowiedzieć na pytanie, jakie czynności można realizować efektywniej, szybciej i prościej. Zadaniem menedżerów jest jednak odpowiednio zarządzić procesem identyfikowania i selekcji zgłaszanych przez pracowników inicjatyw, a następnie wdrażania tych, które mają największy potencjał rzeczywistych usprawnień. W HUB Logistics każdy pracownik ma możliwość usprawnienia swoich warunków i środowiska pracy poprzez zgłaszanie pomysłów i propozycji zmian oraz uczestniczenia w programie ciągłego doskonalenia. Propozycje usprawnień są rejestrowane we wspólnej i ogólnodostępnej bazie danych w systemie Sharepoint, każdy pomysł optymalizacyjny podlega ocenie, a następnie jest wdrażany lub odrzucany z pisemnym uzasadnieniem. System promowania i nagradzenia autorów najlepszych pomysłów sprawia, że wszyscy pracownicy mają szanse być innowatorami.

Audyt QuickCheck, czyli od czego warto zacząć przygotowania do procesu outsourcingu logistyki wewnętrznej w zakładzie produkcyjnym lub przedsiębiorstwie handlowym?

Najlepiej od oceny potencjału korzyści i kosztów związanych z outsourcingiem. W tradycyjnym procesie zakupowym, podobną ocenę można uzyskać poprzez identyfikację potencjalnych dostawców i zebranie ofert. Doświadczenie uczy jednak, że to podejście nie umożliwia osiągnięcia pełnego obrazu możliwości, jakie daje outsourcing. Dlatego, rekomendowanym przez HUB Logistics (i unikalnym na polskim rynku) podejściem jest ocena potencjału outsourcingu poprzez tzw. ekspercki audyt procesów logistycznych z wykorzystaniem autorskiej metodologii QuickCheck. Została ona wypracowana w trakcie 15 lat działalności na polskim rynku marki konsultingu logistycznego Logisys, należącej obecnie do HUB Logistics.

Celem audytu QuickCheck jest diagnoza obecnej sytuacji na bazie przeglądu organizacji bez kosztownych i czasochłonnych szczegółowych analiz, pomiarów i obserwacji – wyznacznikiem jest doświadczenie i wiedza konsultanta realizującego. Audyt QuickCheck pozwala zbudować obraz kluczowych zależności w ramach obszaru logistyki wewnętrznej oraz zidentyfikować priorytetowe obszary i działania. Wyniki audytu stanowią punkt wyjścia do dalszych działań menedżerskich, na przykład dalszego pogłębionego, szczegółowego audytu wybranego obszaru (np. logistyki magazynu, produkcji itp.), a także oceny opłacalności outsourcingu logistyki wewnętrznej. W zależności od wyników audytu, projekt QuickCheck może być następnie punktem wyjścia  do dalszych rozmów na temat outsourcingu logistyki wewnętrznej. Jeżeli z określonych względów dany klient podejmie decyzję o tym, aby procesy logistyczne w swoim przedsiębiorstwie nadal realizować samodzielnie – QuickCheck staje się niezależną usługą doradztwa logistycznego. Jego  celem jest wtedy dostarczenie klientowi szeregu praktycznych rekomendacji i zaleceń, możliwych do wdrożenia w ramach własnych zasobów lub z dalszym wsparciem doświadczonych konsultantów i ekspertów.

Autor:

Przemysław Piętak, Dyrektor Zarządzający HUB Logistics w Polsce.

Last Updated on 20 listopada, 2020 by Karolina Ampulska