Jakub Tabędzki, CEO Clorce Poland: Handlowcy bardzo lubią swoją pracę i nie lubią jak się im w tej pracy przeszkadza

Od tych słów Kuba Tabędzki zaczyna dyskusję na temat tego co drażni handlowców lub co utrudnia im pracę.

Zarządzając działami handlowymi, jakie trudności najczęściej można napotkać, co wpływa na efektywność pracy zespołu?

Z moich doświadczeń w zarządzaniu zespołem i pracy z handlowcami mogę powiedzieć, że głównym problemem jest utrudnienie komunikacji pomiędzy działem handlowym i innymi działami w firmie: z logistyką z magazynem, z zamówieniami, z księgowością. Jedna z najgorszych rzeczy jaka może się wydarzyć z punktu widzenia pracownika to konieczność sięgania do wielu systemów, na których pracują poszczególne działy i zarazem konieczność połączenia tych, niejednokrotnie dezaktualizujących się w ciągu dnia informacji w całość.  Przez to pracownik zmuszony jest kierować wielki nakład pracy na działania backoffice, nie zaś na same działania handlowe.
Brak ujednoliconego systemu sprzedaży i komunikacji w dziale powoduje spadek poziomu sprzedaży oraz spadek jakości usług i często może prowadzić także do wypalenia zawodowego pracownika.

W jaki sposób zatem skutecznie zoptymalizowane działania handlowe backoffice oszczędzają czas, który statystyczny handlowiec przeznacza na uzupełnianie CRM i jak duże oszczędności może to generować zarówno pod względem finansowym jak i czasowym?

System, będący spójnym systemem do komunikacji dla całej firmy, pracującej na danych online weryfikowanych w czasie rzeczywistym, pozwala uporządkować pracę działu handlowego.
Podstawową kwestią która powinna leżeć u podwalin procesu decyzyjnego o obieranym kierunku i zakupie systemu to możliwość zintegrowania pracy na różnych poziomach i w różnych działach aby uniknąć powtarzania tego samego procesu przed pracownika, o którym wspominaliśmy już wcześniej.
Pozwolę sobie na przytoczenie jednego z wdrożeń przeprowadzanych przez naszą firmę: dział sprzedaży generuje fakturę, którą wprowadza do systemu księgowego. Po zamknięciu systemu księgowego, pracownik otwiera stronę bądź aplikację firmy kurierskiej i zmuszony jest wprowadzać te same dane po raz kolejny. Ponownie, te same czynności powtarza generując dokumentacje dla klienta. 
Tutaj właśnie rodzi się konieczność optymalizacji procesów backoffice w firmie.
Niestety nadal wiele firm pomimo rosnącego stopnia digitalizacji, nacisków kładzionych na wprowadzanie innowacyjnych metod produkcyjnych, zapomina właśnie o optymalizacji procesów handlowych.
Te zaoszczędzone w wyniku optymalizacji godziny pracy, przekładają się w sposób oczywisty na zysk.

Skąd zatem takie błędy w procesie wdrożeniowym, zwłaszcza w przypadku firm będących liderami na rynku?

Cóż, odpowiedź jest dość banalna, najczęściej w firmach w trakcie takich wdrożeń, szeregowych pracowników, handlowców nie pyta się o ich odczucia a jedynie nakazuje stosowanie systemu, który z punktu widzenia osoby zarządzającej jest najlepszym rozwiązaniem.  Z punktu widzenia handlowca, sprawa przedstawia się niejednokrotnie zupełnie inaczej.
Współpracując z jednym z dealerów marki premium, dla którego projektowaliśmy system wyglądało to tak, że cały proces przygotowania odbywał się „ręcznie”, cała dokumentacja dotycząca sprzedaży auta odbywała się w wersji papierowej, natomiast pod koniec tygodnia, pracownik wprowadzał te dane do systemu, niejako raportując wstecznie.
Pomijając już to że pracownik te samą czynność wykonuje dwa razy, cały system również z punktu widzenia klienta jest problematyczny.  Bardzo często niestety zdarzają się wdrożenia w których narzędzia nie ułatwiają pracy, tylko stanowią wyłącznie dodatkowe narzędzie do raportowania.  Pracując z działami handlowymi często słyszymy sakramentalne wręcz zdanie wypowiadane przez handlowców „to mam sprzedawać czy wypełniać CRM?”  Odpowiedź powinna brzmieć tak: „Masz sprzedawać bo to wypełnia CRM.”
W prawidłowo funkcjonującym wdrożeniu taki system powinien być narzędziem w procesie, w którym handlowiec na codziennie pracuje, ułatwiając segregację danych.

Pracując z jedną z największych firm dystrybucyjnych w PL w ciągu ostatniego roku otrzymaliśmy informacje od pracowników, że każdego dnia spędzają ponad 2 godziny na raportowaniu, przeliczając zatem ten czas na czas pracy jasno widać jak bardzo rzutuje to na finanse firmy.
Przykładowo przy 10 godzinach tygodniowo poświęconych na raportowanie i przy i 10 pracownikach, koszt nieprawidłowo przeprowadzonego wdrożenia, opartego o źle dobrane narzędzia to koszt około 10000 zł miesięcznie. Jest to praktycznie cały „etat”.
W skali roku w średniej wielkości firmach, straty wynikające z błędnie przeprowadzonych wdrożeń sięgają do 300 tys. zł.     

Są przypadki ze firmy wydając po kilkadziesiąt tysięcy na reklamę i nie mając prawidłowego wdrożenia systemu sprzedażowego nie uzyskują żadnego zwrotu z tego działania.
Dlatego, zawsze podkreślam, że obrany system i jego wdrożenie, aby było skuteczne nie powinno być systemem do raportowania ale powinno być nierozerwalną częścią codziennej pracy danego handlowca.

Na koniec chcę podkreślić, że zawsze gorąco zachęcam każdego przedsiębiorcę do audytu procesów sprzedażowych w swojej firmie i poszukania na rynku rozwiązań, które wspomogą optymalizację Waszych działań handlowych.

    Jakub Tabędzki CEO Clorce Polska (Salesforce Partner), EV oraz electromobility expert practitioner, założyciel platformy Teslą P0D PRĄD oraz www.teslawynajem.pl/

Pasjonat technologii oraz inżynierii, współtwórca systemu www.wsparciedlaszpitala.pl, który nie tylko zrzesza ponad 700 placówek medycznych, ale także jako rozwiązanie IT zafascynował światowego giganta branży w Dolinie Krzemowej.  CEO jednego z najprężniej rozwijających się software house wdrażającego rozwiązania wspierające zarządzaniem procesem sprzedaży oraz pracą backoffice.