Czy biura mają przyszłość?

Rola tradycyjnych biur ulega zmianie wraz z upływem czasu – nikt nie miał w tej kwestii wątpliwości jeszcze przed wybuchem epidemii. Gwałtowny rozwój stref coworkingowych, rosnąca popularność modelu pracy projektowej i zdalnej oraz nowe technologie komunikacyjne zainicjowały proces ewolucji. Efekt związany z COVID-19 nadał tej zmianie nowe tempo. Skoro epidemia już teraz wprowadziła znaczące zmiany w wielu dziedzinach gospodarki, pojawia się pytanie: czy biura w ogóle mają sens?

Biura, jakie znamy

Zdecydowana większość organizacji funkcjonowała dotąd w jednym z dwóch modeli aranżacji biura – gabinetowym lub open space. Każdy z nich ma mocne i słabe strony. Układ gabinetowy zapewnia więcej prywatności, pracownicy nie są narażeni na hałas, stosunkowo łatwo też rozplanować przestrzeń pod kątem potrzeb poszczególnych zespołów. Podstawowym minusem jest niska efektywność – w tym układzie na jednego pracownika potrzeba nawet dwukrotnie więcej przestrzeni niż w modelu otwartym. To oznacza wyższe koszty najmu, aranżacji i instalacji (m.in. klimatyzacji i wentylacji). Utrudniona jest również komunikacja między zespołami.

Open space w znacznie bardziej wydajny sposób wykorzystuje przestrzeń, co obniża zapotrzebowanie na powierzchnię i optymalizuje koszty jej wykończenia. Wszyscy (zazwyczaj łącznie z managerami) pracują w jednej przestrzeni, co sprzyja szybkiej wymianie informacji i integruje pracowników. Problemem jest ograniczona prywatność i hałas. Wyzwaniem jest również ochrona danych klientów, zwłaszcza w kontekście wymogów związanych z RODO.

Model hybrydowy – przestrzeń projektowa

Pracodawcy z biegiem czasu zaczęli dostrzegać, że żaden z tych wariantów nie jest w pełni satysfakcjonujący. W ostatnich latach znacząco zmienił się też model funkcjonowania firm. W realiach nieustannie zwiększającego się tempa pracy organizacje przeszły na model projektowy, który sprzyja szybkim reakcjom na zmiany zachodzące w otoczeniu biznesowym. Aranżacja biura, która umożliwia wydajną pracę w takim modelu, stała się priorytetem.

–Optymalnym rozwiązaniem jest przestrzeń projektowa – hybryda, która łączy zalety układu gabinetowego i open space. Powierzchnia zaaranżowana jest w elastyczny sposób, z wykorzystaniem elementów modułowych. To z jednej strony oznacza optymalizację wykorzystania powierzchni, z drugiej – możliwość jej szybkiej rearanżacji w razie potrzeby. Moduły różnią się wielkością, ale są powtarzalne i kompatybilne ze sobą, a stanowiska pracy – ustandaryzowane. Można z ich pomocą łatwo stworzyć funkcjonalną przestrzeń pracy dostosowaną do potrzeb poszczególnych zespołów – tłumaczy Maciej Ozdoba, Associate Director w Nuvalu Polska.

W biurach hybrydowych budki telefoniczne umożliwiają prowadzenie poufnych rozmów, a rozsiane po biurze przestrzenie relaksu czy swobodnej pracy można w razie potrzeby szybko zabudować nowymi stanowiskami. Całość tworzy układ półotwarty, w którym funkcjonuje podział na zespoły, jednak istnieje również cały szereg ogólnie dostępnych udogodnień i powierzchni wspólnych, ułatwiających integrację. Dobre warunki pracy zapewnia instalacja paneli akustycznych oraz dobrej jakości oświetlenia, dostosowanego do lokalizacji i funkcji danego stanowiska pracy.

–Konieczne zmiany w organizacji pracy związane z epidemią COVID-19 udowodniły, że przestrzeń projektowa ze względu na swoją elastyczność jest najlepiej dostosowana do takich wyzwań. Modułowa powierzchnia i standaryzacja stanowisk umożliwia podział zespołów w sposób, który zapewnia im warunki pracy zgodne z zasadami zachowania dystansu społecznego i bezpieczeństwa. Firmy, które pracują w biurach hybrydowych najszybciej powrócą do stacjonarnego trybu pracy – dodaje Maciej Ozdoba.

Wykorzystać wszystkie zasoby

Po co nam biura, skoro możemy pracować na odległość? To nie takie proste. Nie udostępniono jeszcze wyników badań określających realną wydajność pracowników zdalnych podczas lockdownu, jest jednak prawdopodobne, że będzie ona istotnie niższa.

–Praca w domu to wiele czynników rozpraszających, ale też znacząco niższa ergonomia i ograniczona możliwość budowania relacji, wymiany myśli czy spostrzeżeń w ramach zespołu. Model zdalny nie zastąpi więc biura, raczej będzie jego praktycznym uzupełnieniem. Można spodziewać się wzrostu popularności koncepcji hot desks, czyli ogólnodostępnych stanowisk pracy; nie zastąpią one jednak tradycyjnego układu, w którym większość pracowników co do zasady dysponuje swoimi stanowiskami. Taki model jest bardziej efektywny, również w biurach elastycznych. Firmy coraz częściej będą korzystać z powierzchni flex, czyli stref coworkingowych oraz biur serwisowanych. Rozwiązanie to jest szczególnie atrakcyjne w przypadku organizacji, które obawiają się długoterminowych zobowiązań oraz tych, które często zmieniają liczebność zespołu w zależności od realizowanych projektów – mówi ekspert Nuvalu.

Nowoczesna koncepcja biura powinna wykorzystywać wszystkie dostępne zasoby. Fundamentem funkcjonowania firmy powinna być nowoczesna przestrzeń projektowa, wsparta przez różne formy organizacji pracy zdalnej i ofertę operatorów stref coworkingowych. Połączenie tych elementów prowadzi do maksymalizacji efektywności kosztowej i umożliwia dostosowanie przyjętych rozwiązań do specyficznych potrzeb organizacji.

Przekonać pracowników i dobrze przygotować proces

Planowanie przyszłego biura to proces, który trwa od kilku miesięcy do kilku lat. Ma kluczowy wpływ na kondycję firmy, dlatego warto dobrze się do niego przygotować – wybrać doradcę, przeprowadzić wraz z nim szczegółową analizę potrzeb, opracować plan działania i harmonogram, po czym wprowadzić go w życie. Kluczowym elementem tej układanki są pracownicy – trzeba ich przekonać do zasadności proponowanych zmian, by wraz z nimi grać do jednej bramki. Często w takich okolicznościach pojawia się naturalny opór i niechęć, dlatego szczególnie ważna jest odpowiednia komunikacja. A stawka jest wysoka – firmy, które zainwestują w nowoczesne biuro przyszłości, zyskają ważne narzędzie pozyskiwania i utrzymywania najlepszych talentów na rynku pracy.

Autor:

Maciej Ozdoba, Associate Director Nuvalu Polska

Last Updated on 4 lutego, 2021 by Łukasz