Komentarz ekspercki na temat e-Doręczeń – usługi zaufania do obligatoryjnego wdrożenia przed 1 stycznia 2024 r.

Paweł Michalski, Solutions Architect w Iron Mountain Polska

W lutym bieżącego roku rząd podjął decyzję o przesunięciu terminu wejścia w życie przepisów zobowiązujących firmy do wdrożenia usługi e-Doręczeń. Zresztą nie pierwszy raz. Według aktualnych informacji  elektroniczna komunikacja z urzędami ruszy nie później niż z początkiem stycznia 2024 r. Ponadto komunikat wskazujący konkretną datę implementacji odpowiednich systemów zostanie opublikowany w dzienniku ustaw z przynajmniej 90-dniowym wyprzedzeniem, a organizacje figurujące w KRS będą zmuszone dostosować się do zmian legislacyjnych w ciągu 30 dni.

Idea usprawnienia obiegu dokumentów pomiędzy przedsiębiorcami a urzędami jest z całą pewnością słuszna. Stanowi również element szeroko zakrojonych planów na cyfryzację w naszym kraju – w tym przypadku poprzez umożliwienie obsługi korespondencji z podmiotami sektora publicznego drogą elektroniczną, jednak z mocą prawną zarezerwowaną dotychczas dla listów poleconych z potwierdzeniem odbioru. Uzyskanie adresu do doręczeń elektronicznych (ADE), a tym samym brak konieczności wysyłania tradycyjnych listów, ich pakowania, nadawania czy nawet zakupu znaczków przełoży się na istotną redukcję kosztów bieżącej działalności, a także uwolnienie czasu pracowników odpowiedzialnych za obsługę firmowej kancelarii (digital mailroom). Korzyści będą dostrzegalne również przez mniejsze organizacje, gdzie wolumen korespondencji jest stosunkowo niewielki.

Na ten moment najważniejszym wyzwaniem, z którego najpewniej wynikają przesunięcia terminów nowych zobowiązań, jest krótki okres na przygotowania – zarówno dla operatorów usługi, jak i przedsiębiorstw. Czasu jest niewiele, a ekosystem musi być spójny i funkcjonujący należycie. W związku z tym biznes dziś przede wszystkim bacznie przygląda się wszelkim pojawiającym się w temacie e-Doręczeń informacjom i w pewnym sensie wstrzymuje się z konkretnymi działaniami. Jednak nie pozostaje całkowicie bierny – jako Iron Mountain dostrzegamy rosnącą liczbę zapytań o dostępne w tym obszarze rozwiązania technologiczne, potencjalne koszty, a także optymalne sposoby na techniczne i operacyjne wplecenie e-Doręczeń do dotychczasowego workflow.

W mojej ocenie warto wykorzystać ten okres niepewności m.in. na przemyślenie procesów kancelaryjnych (digital mailroom). Korporacje z pewnością mają to już za sobą, a wyzwaniem pozostaje znalezienie odpowiedniego partnera i pomysłu na techniczną implementację e-Doręczeń, ale w przypadku sektora MŚP istnieje jeszcze niewykorzystany w pełni potencjał obsługi korespondencji przychodzącej, czego integralnym elementem wkrótce zostanie zapowiadana usługa zaufania.

Nie mam wątpliwości, że nowe przepisy zrewolucjonizują funkcjonowanie wielu przedsiębiorstw. Co więcej, w mojej opinii długofalowo okażą się również znaczącym kołem zamachowym dla cyfrowej transformacji, a także zaowocują wzrostem dojrzałości technologicznej firm w Polsce. Wsparcie regulatora ma w tym zakresie ogromne znaczenie, a na pewnego rodzaju presji legislacyjnej w dłuższej perspektywie skorzysta polska gospodarka. Bez wątpienia zmieni się również rynek usług zarządzania dokumentacją. Rosnący popyt będzie warunkować konieczność kolejnych inwestycji, rozwoju zaplecza technologicznego czy też optymalizacji modeli współpracy dostawców z firmami. Dotychczasowi klienci korzystających z tzw. digital mailroom skierują swój wzrok na usługodawców, którzy jednocześnie będą wspierać swoich partnerów w implementacji e-Doręczeń, doceniając kompleksowość oferty kancelaryjnej (digital mailroom). Należy również spodziewać się, że strumień papierowych dokumentów zostanie przekierowany do digitalu, co w naturalny sposób wpłynie na zainteresowanie pozostałymi elementami cyfrowej transformacji, repozytoriami dla plików cyfrowych czy też wieloma innymi aspektami. Choć potrzebny jest na to czas, kolektywny dialog wszystkich zainteresowanych stron powinien przynieść wyłącznie pozytywne efekty zapowiadanych zmian.

Iron Mountain Polska to lider rynku zarządzania informacją, archiwizacji i digitalizacji dokumentów. Zapewnia kompleksową obsługę firm w zakresie: consultingu procesów po stronie Klienta, cyklu życia dokumentów w organizacji oraz ich digitalizacji. Jest także dostawcą systemów do zarządzania procesami oraz informacją w efektywny i bezpieczny sposób. Prowadzi działania z zakresu bezpiecznego przechowywania, składowania, archiwizacji oraz niszczenia dokumentacji tradycyjnej, cyfrowej jak i zużytego sprzętu IT. Firma oferuje dedykowane rozwiązania sektorowe, m.in.: dla branży finansowej i ubezpieczeniowej, służby zdrowia, kancelarii prawnych, a także instytucji publicznych oraz firm geodezyjnych i kartograficznych.

Iron Mountain Polska to 25 lat doświadczenia, ponad 1800 klientów, a także 9 milionów przechowywanych pudeł z dokumentami i prawie 100 milionów skanowanych stron rocznie.

Iron Mountain Polska jest częścią Iron Mountain Inc. – globalnego lidera w branży zarządzania informacją, założonego w 1951 roku w Livingstone w USA. Firma działa w kilkudziesięciu krajach na 5 kontynentach i notowana jest na Nowojorskiej Giełdzie Papierów Wartościowych (IRM).

Więcej informacji na temat Iron Mountain można znaleźć na stronie www.ironmountain.pl