Na koniec dnia liczą się regulacje prawne. Innowacje pracownicze w Twojej firmie

Pojęcie innowacji pracowniczych bywa różnie rozumiane. Zasadniczo chodzi o to, aby pracownicy mogli zgłaszać własne pomysły dotyczące zarówno nowatorskich rozwiązań produktowych, jak i usprawnień procesowych, od stosunkowo prostych biznesowych ulepszeń po wynalazki czy nawet pomysły na zmianę profilu działalności firmy odpowiadające aktualnym potrzebom rynkowym.

Przedsiębiorstwa posiadające chronione dobra niematerialne są zwykle większe (mierzone liczbą pracowników), mają średnio o 20% wyższe przychody na pracownika i płacą średnio o 19% wyższe wynagrodzenia w porównaniu z przedsiębiorstwami, które nie mają chronionych aktywów własności intelektualnej, wykazało badanie przeprowadzone przez Urząd Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO) we współpracy z Europejskim Urzędem Patentowym (EPO). To samo badanie wskazuje również, że efekt ten jest najsilniej związany z posiadaniem patentów (53%)[1].

Większość dobrze rozwiniętych firm stara się pozyskiwać  innowacje pracownicze. Takie programy firmowe są  w różnych fazach rozwoju, jednak stanowią kanał komunikacji pomysłów pracowników, pozwalając wynagradzać te o największym potencjale wdrożeniowym. Te najbardziej zaawansowane przybierają formę np. platform do zbierania pomysłów (tzw. open box), akceleratorów wewnętrznych, laboratoriów innowacji (np. cykle warsztatów, po których pracownicy z najlepszymi pomysłami są oddelegowani na dłuższy czas do pracy nad swoimi projektami).

Wymogi nabycia praw przez pracodawcę

Do tej pory innowacje pracownicze służyły budowaniu przewagi konkurencyjnej. Teraz coraz częściej mogą wręcz determinować  przetrwanie firmy i sprawne działanie oraz optymalizację procesów wewnętrznych. Dlatego ważne jest odpowiednie zabezpieczenie prawne najcenniejszych rozwiązań, które można ochronić między innymi poprzez uzyskanie praw autorskich czy praw własności przemysłowej. O uzyskanie prawa wyłącznego (np. patentu) ubiegać może się tylko podmiot, któremu służy takie prawo (np. prawo do patentu). Do eksploatacji rozwiązania i czerpania z niego korzyści, także należy posiadać tytuł prawny (np. prawo własności czy licencję).

Prawo do uzyskania patentu na wynalazek albo prawa ochronnego na wzór użytkowy, jak również prawa z rejestracji wzoru przemysłowego przysługuje twórcy. Jednak, w wyniku wykonywania przez twórcę obowiązków wynikających ze stosunku pracy albo z realizacji innej umowy, prawo to przysługuje pracodawcy lub zamawiającemu (tzw. wynalazek pracowniczy). Podobnie, jeżeli pracownik stworzył utwór w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy (tzw. utwór pracowniczy), jego pracodawca nabywa z chwilą przyjęcia utworu autorskie prawa majątkowe w granicach wynikających z celu umowy i zgodnego zamiaru stron, o ile umowa o pracę lub zlecenia nie stanowi inaczej.

Nie każda aktywność twórcza pracownika będzie przedmiotem praw nabywanych z mocy prawa przez pracodawcę. Konieczne jest wykazanie związku funkcjonalnego polegającego na uznaniu, że rezultat działalności twórczej pracownika powstał w wyniku wykonywania obowiązków pracowniczych. Wykonywanie obowiązków pracowniczych odbywa się na koszt pracodawcy, w ramach jego struktury organizacyjnej, z wykorzystaniem jego zaplecza technicznego i zasobów ludzkich. Jednak wykorzystanie wiedzy, doświadczenia i umiejętności nabytych w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych nie oznacza, że projekt pracownika jest wynikiem wykonywania obowiązków ze stosunku pracy. 

Dokonanie wynalazku samo w sobie nie musi stanowić obowiązku pracowniczego – nie musi być wprost sformułowane w treści umowy. Wystarczy, aby z umowy wynikał obowiązek określonej aktywności twórczej (m.in. był ustalony rodzaj pracy, plan prac, wydane polecenie służbowe). Samo dokonanie wynalazku przez pracownika w godzinach pracy, ale bez związku z jego obowiązkami (niejako w związku z nadmiarem wolnego czasu, bądź jako efekt dążenia do uzyskiwania w pracy jak najlepszych wyników) nie powoduje powstania prawa na rzecz jego pracodawcy. Podobnie, miejsce pracy jako miejsce uzyskania twórczego efektu nie determinuje przejścia praw do niego na pracodawcę.

Prawo autorskie czy własności przemysłowej?

Kryteria wskazane na gruncie prawa autorskiego nie będą w pełni aktualne w świetle prawa własności przemysłowej. Twórczość autorska jest obejmuje wyłącznie sposób wyrażenia (nie chroni idei), podczas gdy twórczość wynalazcza polega na stworzeniu innowacyjnego rozwiązania technicznego. Dlatego, zgodnie z prawem własności przemysłowej za twórcę można uznać osobę, która jest źródłem pomysłu na innowację (koncepcji technicznej, nie tylko inspiracji do dokonania wynalazku). Samo wskazanie kierunku działań nie jest wystarczające. Tak samo twórcą nie jest zamawiający lub udzielający pomocy do dokonania rozwiązania, dostarczający materiałów niezbędnych do wykonania ani dokonujący nieznaczących poprawek. Przy ustalaniu praw autorskich pracownik, który utrwali i przedstawi dane rozwiązanie może poczytywać się za twórcę, podczas gdy w znacznej mierze mógł się oprzeć na idei wymyślonej przez kolegę.

Jeszcze innym aspektem jest to, że  przedsiębiorca może nieświadomie udzielać pomocy przy twórczej pracy podwładnego, korzystającego z jego sprzętu i pomieszczeń, wykonującego czynności nie mające związku z obowiązkami pracowniczymi. Pracodawca nie nabędzie wtedy praw do rozwiązania z mocy ustawy, jednak spornym pozostanie uprawnienie do korzystania z takiej „innowacji pracowniczej” w zakresie działalności przedsiębiorcy.

Powyższe, nie dotyczy wynalazków dokonanych przez pracownika przed rozpoczęciem lub po zakończeniu stosunku pracy. W sytuacji, w której pracownik rozpoczął pracę nad wynalazkiem przed nawiązaniem stosunku pracy, a ukończył w trakcie, istotne będzie ustalenie, kiedy wynalazek nabrał cech, które pozwalają np. ubiegać się o ochronę w urzędzie patentowym. Czasami dla bezpieczeństwa, lepiej rozważyć następcze nabycie prawa, aby wykluczyć wątpliwości.

Ponadto zasada nabywania praw przez pracodawcę nie jest bezwzględnie wiążąca i strony na drodze umownej mogą tą kwestię uregulować odmiennie. W takim przypadku to pracownik – twórca, nabywa prawa własności intelektualnej. Strony nie mogą umówić się, że uprawnionym będzie osoba trzecia. Nieważna także będzie umowa przewidująca po prostu przejście na pracodawcę prawa do wszelkich efektów pracy podwładnego, gdyż muszą one być powiązane z zakresem obowiązków danego pracownika i być skonkretyzowane.

Zwiększ bezpieczeństwo prawne w firmie

W przedsiębiorstwach, w których działają lub dopiero kiełkują programy innowacji pracowniczych, należy zadbać o maksymalne przestrzeganie ustalonych procedur i regulaminów innowacyjności. Pozwoli to na dokonanie właściwej oceny danego rozwiązania, a ustaleniu przez kogo i jaki wynalazek oraz kiedy został przekazany pracodawcy. To zwiększy bezpieczeństwo prawne (np. weryfikację konieczności przeniesienia praw w drodze odrębnej umowy).

Przedsiębiorcy powinni uważnie przyglądać się innowacyjnym rozwiązaniom proponowanym przez pracowników i zleceniobiorców, w szczególności tym mających znaczny potencjał do wdrożenia, aby właściwie nabyć prawa do owych rozwiązań i móc je efektywnie chronić. Należy pamiętać, że o ile w świetle prawa autorskiego wymagane jest przede wszystkim ustalenie utworu, to zapewnienie skutecznej ochrony poprzez nabycie praw własności przemysłowej wiąże się z ograniczeniami ustawowymi, takimi jak chociażby przesłanka nowości wynalazku czy wzoru przemysłowego. Dlatego ujawnienie rozwiązania przed jego zabezpieczeniem może mieć poważne i długofalowe negatywne konsekwencje dla firmy. W zmieniającej się rzeczywistości, firmy powinny także zabezpieczyć, iż pomimo odejścia pracownika wartościowe rozwiązania i wszelkie informacje do ich stosowania pozostają w przedsiębiorstwie.

[1] Źródło: https://euipo.europa.eu/ohimportal/en/web/guest/-/news/the-very-visible-value-of-intangible-assets-why-ip-valuation-matters-1

MAŁGORZATA FURMAŃSKA
Radca prawny, JWP Rzecznicy Patentowi,
Attorney-at-law, JWP Patent & Trademark Attorneys

Last Updated on 29 marca, 2023 by Valeriia Honcharuk