Cyfryzacja biznesu: moda, trend czy konieczność?
Przedefiniowanie zasad działania całej organizacji, a nie tylko skupienie się na redukcji kosztów operacyjnych, to klucz do skutecznego wprowadzenia cyfrowej transformacji
Cyfrowa transformacja to od lat główna idea biznesu, w myśl której przedsiębiorcy dążą do optymalizacji kluczowych obszarów. Za tym hasłem stoi przede wszystkim chęć redukcji kosztów operacyjnych zgodnie z prostym równaniem: ile dany proces kosztował dotychczas versus ile czasu i pieniędzy wymaga po zmianach.
Od e-ustawy do zmiany działania biznesu
Prędkość zachodzących obecnie zmian w biznesie przekracza znacząco wszystko, czego doświadczyliśmy dotychczas. Nowe regulacje prawne, a w szczególności:
– rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej,
– nowelizacja kodeksu postępowania cywilnego, która umożliwia zajęcia rachunków bankowych drogą elektroniczną,
– przepisy umożliwiające prowadzenie dokumentacji personalnej w wersji elektronicznej czy też rządowy projekt eDoręczenia (planowana realizacja w obecnym roku), aby elektronicznie dostarczać pocztę poleconą, przyspieszają wprowadzanie w życie transformacji cyfrowej.
Powyższe zmiany w połączeniu z dostepnymi na rynku technologiami od intelignetnych sieci, przez rozwiązania „chmurowe”, platformy zarządzania treścią, „big data”, blokchain, robotykę aż po sztuczną inteligencję (AI) całkowicie zmieniają sposób działania firm, budowania produktów i usług oraz obsługi klienta. Cyfrowa transformacja jest zasadniczą zmianą sposobu działania, choć dla wielu firm wydaje się wręcz niemożliwa do zrealizowania, jest z pewnością nieunikniona.
Trudności i niepowodzenia
Świadomość kierunku zmian jest duża i istnieje powszechny consensus w kwestii konieczności transformacji. Jednakże, jak wskazują badania, ponad 80% projektów w obszarze transformacji cyfrowej kończy się niepowodzeniem. Dlaczego tak się dzieje?
Przede wszystkim dla wielu organizacji transformacja cyfrowa stanowi zagrożenie uzyskanego staus-quo. Zwłaszcza duże organizacje są niechętne do wyjścia z własnej strefy komfortu. Dlatego brakuje im konsekwencji i determinacji w działaniu. Jest to zabójcze dla tak szeroko zakrojonych i perspektywnicznych projektów jak transformacja cyfrowa. W efekcie takiego podejścia mamy postępowania ofertowe i przetargi, które trwają kilka lat i nie przechodzą do fazy realizacji. Z czasem tracąc na znaczeniu, aż do momentu, w którym nikt nie pamięta, jakie były kluczowe założenia i czemu projekt miał służyć. Odchodzą cicho w niepamięć bez ogłaszania spektakularnej porażki.
Jak skutecznie wprowadzać cyfryzację?
Aby znaleźć się w grupie firm, które z sukcesem wdrażają cyfrową transformację, niezbędna jest przede wszystkim świadomość, że transformacja to projekt a nie proces. Zakup nawet najbardziej innowacyjnych rozwiązań nie przyniesie żadnych korzyści zwłaszcza w sytuacji, gdy próbuje się procesy analogowe odwzorować w świecie cyfrowym.
Punktem wyjścia metodyki Xerox jest pytanie: jak będzie wyglądał biznes klienta w perspektywie trzech a nawet pięciu lat? Jakimi narzędziami będą dysponowali klienci i jakie będą ich oczekiwania? Tak sformułowana wizja przyszłości stanowi bazę do szczegółowej analizy stanu obecnego. To pozwala zaplanować sekwencję zmian, która będzie zrozumiała nie tylko dla decydentów, ale dla wszystkich pracowników. Klarowny obraz przyszłości jest kluczowym czynnikiem motywacyjnym dla wdrożenia zmian na każdym szczeblu firmy.
Xerox jako dostawca innowacyjnej technologii w obszarze zarządzania danymi, dokumentami i procesami biznesowymi kładzie szczególny nacisk na warstwę konsultingową projektów transformacji cyfrowej. Technologia jest ważna, ale to tylko narzędzia, które wykorzystane w niewłaściwy sposób nie przyniosą spodziewanych efektów. Z drugiej strony doradztwo w budowaniu wizji przyszłości, nie gwarantuje sukcesu, jednak zwiększa prawdopodobieństwo jego osiągnięcia.
Jedno jest pewne: nie wygra ten, kto nie spróbuje.
Autor:
Xerox
Last Updated on 26 lutego, 2021 by Karolina Ampulska