Dobre biuro w Centrum Warszawy? Dziś trzeba się po nie ustawić w kolejce
Ekspert: Magdalena Zagrodnik – Co-owner i Board Member w Walter Herz. Zarządza strategią rozwoju organizacji, łącząc perspektywę ludzi z celami biznesowymi. W Walter Herz buduje kulturę pracy opartą na empatii, jakości relacji i zrozumieniu potrzeb klientów.
Najemcy często nie zdają sobie sprawy, jak bardzo rynek powierzchni biurowych zmienił się w ostatnich latach. Firmy wracają do biur, popyt rośnie, podaż maleje, a najlepsze powierzchnie znikają. Jeszcze kilka lat temu to właściciel budynku zabiegał o najemcę, oferując wykończenie pod klucz czy miesiące wakacji czynszowych. Dziś po najlepsze powierzchnie w Centrum Warszawy ustawia się długa kolejka. Rynek najemcy się skończył. Firmy, które podchodzą do negocjacji z założeniami sprzed pięciu lat, są na przegranej pozycji.
Fakty o rynku, których nie można zignorować
Na koniec 2025 roku współczynnik pustostanów w centralnych lokalizacjach Warszawy spadł do 6,1%. W Centrum – tam, gdzie chce być obecna większość firm dbających o wizerunek i dostęp do talentów – poziom ten obniżył się o niemal 4 punkty procentowe w ciągu roku. Czynsze w najlepszych budynkach przekraczają 28 euro za metr kwadratowy miesięcznie, a w obiektach klasy prime na prestiżowych piętrach – nawet 30 euro. Pierwszy kwartał 2025 roku był najsłabszym pod względem nowej podaży od ponad dwóch dekad. To sygnał, który nie pozostawia miejsca na interpretację: popyt rośnie, podaż maleje, a dobre biura znikają.
Dobry proces decyzyjny zaczyna się 18 miesięcy przed końcem najmu
Większość firm zaczyna myśleć o biurze, gdy zostało im sześć do dziewięciu miesięcy do końca umowy. W tym momencie nie ma już czasu na strategię. Pozostaje czas wyłącznie na reakcję. W nieruchomościach komercyjnych działanie pod presją czasu oznacza utratę kontroli nad kosztami, wyborem i pozycją negocjacyjną.
Właściwie przeprowadzony proces decyzyjny powinien rozpocząć się od 18 do 24 miesięcy przed zakończeniem bieżącej umowy najmu. Obejmuje rzetelną analizę rynku i przedstawienie przez doradców dostępnych opcji, zarówno w istniejących budynkach, jak i projektach w przygotowaniu, uwzględniającą nie tylko aktualną dostępność, ale również realne szanse na zabezpieczenie powierzchni w określonym horyzoncie czasowym. Analiza ofert nie powinna ograniczać się do porównania stawek czynszu. Kluczowe jest spojrzenie na całkowity koszt najmu w całym okresie umowy, który dziś wynosi średnio siedem lat. Poza czynszem obejmuje on koszty eksploatacyjne, nakłady na fit-out, okresy bezczynszowe, potencjalne kontrybucje właściciela, czyli jego udział w kosztach przygotowania powierzchni, a także koszty zmian w trakcie trwania umowy. To właśnie tutaj doświadczenie doradcy pozwala zidentyfikować ukryte ryzyka i realne różnice między ofertami, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie.
Istotnym elementem procesu jest strategia negocjacyjna, a na jej wypracowanie potrzeba czasu. W warunkach ograniczonej podaży negocjacje wykraczają daleko poza sam czynsz. Obejmują zakres prac wykończeniowych, harmonogramy płatności, elastyczność powierzchni i możliwość przyszłych zmian metrażu. Doświadczony doradca nie tylko prowadzi negocjacje, ale odpowiednio pozycjonuje najemcę w oczach właściciela nieruchomości, zwiększając jego wiarygodność i szanse na uzyskanie lepszych warunków. Firmy, które nie działają z wyprzedzeniem, tracą kontrolę nad jedną z najkosztowniejszych decyzji operacyjnych, której skutki firma odczuwa przez wiele lat.
„Zostajemy w obecnym biurze” – decyzja, która wymaga analizy
Gdy relokacja wydaje się trudna ze względu na brak dostępnych opcji, naturalnym ruchem jest przedłużenie obecnej umowy najmu, często bez głębszej refleksji nad tym, czy obecna powierzchnia nadal odpowiada potrzebom organizacji. Ten tok myślenia jest wygodny, lecz pociąga za sobą szereg kosztownych konsekwencji.
Przedłużenie najmu to nie formalność, a nowe otwarcie z tymi samymi pytaniami, które pojawiają się przy relokacji: Czy powierzchnia nadal odpowiada modelowi pracy? Czy spełnia kryteria techniczne? Czy układ przestrzeni sprzyja współpracy, czy ją utrudnia? Czy metraż jest dostosowany do faktycznej i planowanej liczby pracowników? Czy budynek spełnia standardy ESG, na które coraz uważniej patrzą pracownicy, klienci i inwestorzy?
To ostatnie pytanie nabiera dziś szczególnego znaczenia. Dla wielu organizacji dane dotyczące zużycia energii, śladu węglowego czy jakości środowiska wewnętrznego to już nie kwestie wizerunkowe, lecz realne wymagania raportowe i operacyjne. Budynek, który nie spełnia tych standardów, może stanowić ryzyko nie tylko wizerunkowe, ale i kontraktowe.
Firma, która przedłuża umowę bez tej analizy, zostaje na kolejne siedem lat w środowisku pracy niedopasowanym do obecnych potrzeb organizacji, które nie wspiera pracowników w ich aktualnym modelu pracy. Potwierdzają to dane: w 2025 roku ponad połowę wszystkich transakcji na rynku biurowym stanowiły renegocjacje.
Strategia najmu jako narzędzie zarządcze
Biuro stworzone w oparciu o przemyślaną strategię najmu nie jest kosztem. Jest inwestycją z mierzalnym zwrotem. Profesjonalne doradztwo przestaje być opcją, a staje się narzędziem zarządczym. Kluczową wartością, jaką wnoszą doradcy, jest zdolność do przełożenia dynamicznej sytuacji rynkowej na konkretne liczby, scenariusze i rekomendacje. Zarządy oczekują dziś nie opinii, lecz twardych danych: porównania dostępnych ofert, analizy kosztów całkowitych najmu, benchmarków rynkowych i prognoz dotyczących dostępności powierzchni.
Warto przy tym zaznaczyć, że rola doradcy ewoluuje. Coraz większe znaczenie ma wiedza o przyszłej rotacji powierzchni: które firmy planują zmniejszenie zajmowanego metrażu i kiedy ich biura mogą wrócić na rynek. W środowisku ograniczonej podaży taka informacja bywa cenniejsza niż standardowa analiza ofert. Budowanie strategii najmu wymaga zaangażowania wielu stron: zarządu, administracji, HR, finansów, IT i zewnętrznych doradców. Punktem wyjścia jest zawsze zrozumienie strategii biznesowej organizacji: jej planów rozwoju, modelu pracy i struktury zatrudnienia. Bez tego nawet najlepsza oferta rynkowa może okazać się niedopasowana w dłuższej perspektywie.
Dobrze zaprojektowane biuro wpływa na znacznie więcej niż koszty najmu. Wspiera retencję, rekrutację i codzienną efektywność pracy. Ma znaczenie dla tego, jak kandydaci oceniają potencjalnego pracodawcę i czy pracownicy postrzegają biuro jako miejsce, do którego warto wracać. Design, funkcjonalność i lokalizacja nadal są ważnymi czynnikami wpływającymi na gotowość do pracy stacjonarnej. Przemyślana przestrzeń wzmacnia także współpracę zespołów, ułatwia komunikację i przekłada się na sprawniejsze działanie organizacji. Firmy, które liczą wyłącznie metraż i czynsz, ponoszą ukryte koszty niewidoczne w żadnej linii budżetu.
Rynek biurowy w ostatnich latach zmienił się mocniej niż kiedykolwiek wcześniej. Jedno pozostaje niezmienne: decyzje podejmowane w pośpiechu, bez danych i bez strategicznego myślenia, kosztują zdecydowanie więcej niż te przemyślane. Pytanie nie brzmi: czy Twoją organizację stać na dobre biuro? Brzmi: czy stać ją na to, żeby przez kolejne siedem lat płacić za powierzchnię niedopasowaną do potrzeb?
Walter Herz – wiodąca agencja doradztwa w sektorze nieruchomości komercyjnych w Polsce, z ponad 14-letnim doświadczeniem na rynku. Od 2012 roku wspiera inwestorów, właścicieli nieruchomości oraz najemców w realizacji strategicznych celów biznesowych.
Przeczytaj także: ESG po korekcie regulacyjnej: zmiana, która oddziela firmy reaktywne od proaktywnych
Last Updated on 15 czerwca, 2026 by Karolina Bandulet